É barato e fácil. O software de planilha Microsoft Excel provavelmente já está instalado no computador do usuário empresarial. E muitos usuários hoje foram expostos ao software Microsoft Office desde o ensino médio ou até antes. Esta resposta instintiva sobre por que o Excel é a ferramenta analítica líder pode não ser a resposta certa. A verdadeira resposta pode surpreendê-lo.

Para nos aprofundarmos na resposta à pergunta, vamos primeiro ver o que queremos dizer com ferramenta analítica.

Plataformas de análise e business intelligence

O analista líder do setor, Gartner, define Plataformas de Análise e Business Intelligence como ferramentas que permitem aos usuários menos técnicos “modelar, analisar, explorar, compartilhar e gerenciar dados, e colaborar e compartilhar descobertas, possibilitadas pela TI e aumentadas pela inteligência artificial (IA). As plataformas ABI podem incluir opcionalmente a capacidade de criar, modificar ou enriquecer um modelo semântico, incluindo regras de negócios.” Com o recente crescimento da IA, o Gartner reconhece que a análise aumentada está mudando o público-alvo do analista tradicional para consumidores e tomadores de decisão.

Para que o Excel seja considerado uma ferramenta analítica, ele deve compartilhar os mesmos recursos.

Portanto, embora o Excel tenha muitos dos mesmos recursos das principais plataformas ABI, faltam algumas funções importantes. Provavelmente por isso, o Gartner não inclui o Excel na lista dos principais players em ferramentas de Analytics e BI. Além disso, ele também fica em um espaço diferente e é posicionado de forma diferente pela Microsoft em sua própria linha. O Power BI está na linha do Gartner e possui os recursos que faltam no Excel, ou seja, a capacidade de compartilhar, colaborar e ser gerenciado pela TI.

O valor chave do Excel é sua queda

Curiosamente, o valor real das ferramentas ABI e a razão pela qual o Excel é tão onipresente é o mesmo: ele não é gerenciado pela TI. Os usuários gostam da liberdade de explorar dados e trazê-los para seus desktops sem a interferência do Departamento de TI. O Excel é excelente nisso. Enquanto isso, é responsabilidade e missão da equipe de TI trazer ordem ao caos e aplicar governança, segurança e manutenção geral a todos os softwares sob sua supervisão. O Excel falha nisso.

Este é o enigma. É imperativo que a organização mantenha o controle sobre a governança do software que seus funcionários utilizam e dos dados que eles acessam. Escrevemos sobre o desafio de sistemas selvagens antes. Excel é o sistema de TI protoferal, sem governança ou controle corporativo. A importância de uma versão única e bem gerida da verdade deveria ser óbvia. Com farms de planilhas, todos criam suas próprias regras e padrões de negócios. Não pode nem mesmo ser chamado de padrão se for único. Não existe uma versão única da verdade.

Sem uma única versão da verdade acordada, fica difícil tomar decisões. Além disso, expõe a organização à responsabilidade e torna mais difícil defender uma potencial auditoria.

Relação preço/valor do Excel

Inicialmente pensei que uma das razões pelas quais o Excel era frequentemente chamado de ferramenta analítica número um era porque era muito barato. Acho que posso dizer que literalmente todas as empresas em que trabalhei me forneceram uma licença do Microsoft Office, que inclui o Excel. Então, para mim, muitas vezes foi gratuito. Mesmo quando a empresa não forneceu uma licença corporativa, optei por adquirir minha própria licença do Microsoft 365. Não é gratuito, mas o preço deve ser um fator contribuinte.

Minha hipótese inicial era que o Excel deveria ser significativamente mais barato que as outras plataformas ABI. Pesquisei e descobri que não era tão barato quanto eu pensava. Algumas das plataformas ABI avaliadas pelo Gartner podem, na verdade, ser mais baratas por assento para grandes organizações. Selecionei alguns dos softwares e pedi ao ChatGPT para me ajudar a compará-los e classificá-los em termos de custo para organizações de diferentes tamanhos.

O que descobri foi que o Excel não era a opção menos dispendiosa para organizações de qualquer porte. Isso tem um custo. Obviamente, é difícil obter preços exatos e muitas vezes há descontos substanciais oferecidos para migrar para um fornecedor específico. Penso, no entanto, que as classificações relativas serão consistentes. O que notamos é que o Microsoft Office Suite do qual o Excel faz parte não é a opção mais barata. Surpresa.

O Excel não possui componentes-chave de uma ABI de classe empresarial e existem alternativas mais econômicas no mundo das ferramentas analíticas. Grande sucesso na relação preço/valor do Excel.

Colaboração

A colaboração usando software para análise de dados e Business Intelligence em grandes organizações oferece benefícios que podem melhorar significativamente os processos de tomada de decisão, a eficiência operacional e o planejamento estratégico. A colaboração reconhece que nenhum contribuidor individual é uma ilha e a sabedoria das multidões pode fornecer melhores insights e decisões. As organizações valorizam tanto a colaboração que estão dispostas a pagar mais por ferramentas como o Excel, que não oferecem esse recurso.

Ferramentas que promovem a colaboração entre os membros da equipe fornecem:

• Tomada de decisão aprimorada
• Maior Eficiência
• Melhor qualidade e consistência de dados
• Escalabilidade e flexibilidade
• Compartilhamento de conhecimento e inovação
• Economia de Custos
• Segurança e conformidade aprimoradas
• Integridade de dados
• Funcionários capacitados

O valor do uso de software para análise de dados e BI que proporciona colaboração dentro de grandes organizações reside na sinergia de capacidades aprimoradas de tomada de decisão, eficiências operacionais e uma cultura de inovação e capacitação. Ferramentas que não proporcionam colaboração promovem ilhas de informação e silos de dados. O Excel não possui esse recurso principal.

O valor comercial do Excel está diminuindo

O Excel pode ser a ferramenta de dados mais usada nas organizações, mas pelos motivos errados. Além disso, as razões pelas quais pensamos que a utilizamos — porque é barata e fácil — estão a tornar-se cada vez menos verdadeiras à medida que a análise empresarial e as ferramentas de BI se tornam mais acessíveis e integram a IA para ajudar em tarefas mais complexas.