Și când mediocru este mai bine decât perfect
O modalitate de a eșua este să insistați asupra perfecțiunii. Perfecțiunea este imposibilă și inamicul binelui. Inventatorul radarului de avertizare timpurie a raidului aerian a propus un „cult al imperfectului”. Filosofia lui a fost „Străduiți-vă întotdeauna să oferi armatei cel mai bun al treilea, pentru că cel mai bun este imposibil și al doilea este întotdeauna prea târziu”. Vom lăsa cultul imperfectului pentru militari.
Ideea este că „dacă nu pierzi niciodată un avion, petreci prea mult timp la aeroport”. Cu alte cuvinte, dacă încerci să o faci perfect 100% din timp, pierzi ceva mai bun. Așa este cu KPI-urile. Indicatorii cheie de performanță sunt esențiali pentru succesul și managementul unei afaceri. Este o modalitate prin care vă puteți ghida afacerea cu decizii bazate pe date.
Dacă căutați pe Google expresia care creează indicatori cheie de performanță, veți obține 191,000,000 de rezultate. Începeți să citiți acele pagini web și vă va dura 363 de ani de citit zi și noapte pentru a termina. (Asta mi-a spus ChatGPT.) Acest lucru nici măcar nu ține cont de complexitatea paginii sau de înțelegerea ta. Nu ai timp pentru asta.
Domenii de afaceri
Alegeți un domeniu. Ați putea (și probabil ar trebui) să implementați KPI-uri în toate domeniile de afaceri ale companiei dvs.: finanțe, operațiuni, vânzări și marketing, serviciu clienți, resurse umane, lanț de aprovizionare, producție, IT și altele. Să ne concentrăm pe finanțe. Procesul este același pentru celelalte zone funcționale.
Tipuri de KPI
Alegeți un tip de KPI. Întârziat sau în avans care poate fi cantitativ sau calitativ[1].
- Indicatorii KPI întârziați măsoară performanța istorică. Ei ajută să răspundă la întrebarea, cum ne-am descurcat? Exemplele includ valorile calculate din bilanţul tradiţional şi din contul de profit şi pierdere. Câștigurile înainte de dobânzi, impozite și amortizare (EBITA), Rata curentă, Marja brută, Capital de lucru.
- Indicatorii KPI sunt predictivi și privesc spre viitor. Ei încearcă să răspundă la întrebarea, cum vom proceda? Cum va arăta afacerea noastră în viitor? Exemplele includ tendințele zilelor de încasare a conturilor, rata de creștere a vânzărilor, cifra de afaceri a stocurilor.
- KPI-urile calitative sunt măsurabile și sunt mai ușor de evaluat. Exemplele includ numărul actual de clienți activi, numărul de clienți noi din acest ciclu sau numărul de reclamații către Better Business Bureau.
- KPI-urile calitative sunt mai slabe. Ele pot fi mai subiective, dar totuși importante. Acestea includ satisfacția clienților, implicarea angajaților, percepția mărcii sau un „Index de egalitate corporativă”.
Partea grea
Apoi, veți avea nesfârșite întâlniri ale comitetului pentru a discuta despre care KPI-uri ar trebui să fie cheie și care valori ar trebui să fie doar indicatori de performanță. Comitetele părților interesate vor discuta asupra definiției exacte a parametrilor care au fost selectați. În acel moment vă amintiți că compania pe care ați cumpărat-o în Europa nu respectă aceleași principii contabile general acceptate (GAAP) ca și în SUA. Diferențele în recunoașterea veniturilor și clasificarea cheltuielilor vor duce la inconsecvențe în KPI, cum ar fi Marja de profit. Comparația dintre KPI-urile internaționale de productivitate suferă de probleme similare. Astfel argumentele și discuțiile nesfârșite.
Aceasta este partea grea – ajungerea la un acord cu privire la definirea KPI-urilor. The paşi în procesul KPI sunt de fapt simple.
Orice afacere bine gestionată va trece prin acest proces KPI pe măsură ce crește de la o operațiune de bază la una care nu mai poate zbura sub radar. Capitaliștii de risc vor insista asupra anumitor KPI-uri. Autoritățile guvernamentale de reglementare vor insista asupra altora.
Amintiți-vă motivul pentru care utilizați KPI-uri. Ele fac parte din analizele care vă ajută să vă conduceți afacerea și să luați decizii corecte și bine informate. Cu un sistem KPI bine implementat, veți ști unde vă aflați astăzi, cum arăta afacerea ieri și puteți prezice cum va arăta mâine. Dacă viitorul nu este roz, veți dori să faceți câteva schimbări – modificări ale proceselor, afacerii dvs. Dacă KPI-ul marjei de profit din primul trimestru al anului viitor este estimat să fie mai mic de la an la an, veți dori să căutați modalități de a crește veniturile sau de a reduce cheltuielile.
Acesta este ciclul procesului KPI: Măsurați – Evaluați – Schimbați. Anual, veți dori să vă evaluați obiectivele KPI. KPI-urile au determinat schimbarea. Organizarea s-a îmbunătățit. Ai depășit cu două puncte ținta Marjei de Profit Net! Să ajustăm în sus ținta de anul viitor și să vedem dacă ne putem descurca și mai bine anul viitor.
Partea întunecată
Unele companii au intenționat să învingă sistemul. Unele companii startup, unele cu finanțare cu capital de risc, au fost împinse să genereze profituri din ce în ce mai mari, trimestrial. VC nu sunt în afacere pentru a pierde bani. Nu este ușor să continui succesul în schimbarea condițiilor de marketing și a concurenței atrăgătoare.
În loc de Măsurare – Evaluare – Schimbați procesul sau schimbați ținta, unele companii au schimbat KPI-ul.
Luați în considerare această analogie. Imaginați-vă o cursă maraton în care participanții s-au antrenat și s-au pregătit luni de zile pe baza unei distanțe specifice, 26.2 mile. Cu toate acestea, în mijlocul cursei, organizatorii decid brusc să modifice distanța la 15 mile fără notificare prealabilă. Această modificare neașteptată creează un dezavantaj pentru unii alergători care s-ar putea să fi ritmat singuri și și-au alocat energia și resursele pentru distanța inițială. Cu toate acestea, îi avantajează pe acei alergători care au ieșit prea repede pentru a termina distanța inițială. Denaturează performanța reală și face dificilă compararea corectă a rezultatelor. Această situație poate fi văzută ca o încercare de a manipula rezultatul și de a ascunde deficiențele anumitor participanți. Cei care ar fi eșuat în mod clar la distanța mai mare pentru că și-au cheltuit toată energia ar fi, în schimb, recompensați pentru că au fost cei mai rapizi care au terminat cursa cu noua definiție metrică.
În mod similar, în afaceri, companii precum Enron, Volkswagen, Wells Fargo și Theranos
au fost cunoscute că își manipulează KPI-urile, situațiile financiare sau chiar standardele din industrie pentru a crea iluzia succesului sau a ascunde performanța scăzută. Aceste acțiuni pot induce în eroare părțile interesate, investitorii și publicul, în mod similar cu modul în care modificarea regulilor unei competiții sportive poate înșela participanții și spectatorii.
Enron nu mai există astăzi, dar a fost cândva în vârful lanțului alimentar ca una dintre cele mai inovatoare companii din America. În 2001, Enron sa prăbușit din cauza practicilor contabile frauduloase. Unul dintre factorii care au contribuit a fost manipularea KPI-urilor pentru a prezenta o imagine financiară favorabilă. Enron a folosit tranzacții complexe în afara bilanțului și a ajustat KPI-urile pentru a umfla veniturile și a ascunde datoria, inducând în eroare investitorii și autoritățile de reglementare.
În 2015, Volkswagen s-a confruntat cu o afectare gravă a stocurilor atunci când a dezvăluit că a manipulat datele privind emisiile la testarea mașinilor diesel. VW și-a proiectat motoarele pentru a activa controalele emisiilor în timpul testării, dar să le dezactiveze în timpul conducerii obișnuite, modificând KPI-urile emisiilor. Dar nerespectând regulile, au reușit să avanseze ambele părți ale unei ecuații echilibrate – performanță și emisii reduse. Această manipulare deliberată a KPI-urilor a condus la consecințe juridice și financiare substanțiale pentru companie.
Wells Fargo și-a împins angajații să atingă obiective de vânzări agresive pentru noile carduri de credit. Ceva neașteptat a lovit fanii când s-a descoperit că, pentru a-și îndeplini KPI-urile, angajații au deschis milioane de conturi bancare și de card de credit neautorizate. Țintele de vânzări nerealiste și KPI-urile neadecvate i-au stimulat pe angajați să se angajeze în activități frauduloase, ceea ce a dus la o pierdere semnificativă de reputație și financiară pentru bancă.
Tot în știri recent, Theranos, o companie de tehnologie de asistență medicală, a susținut că a dezvoltat o tehnologie revoluționară de testare a sângelui. Ulterior a fost dezvăluit că afirmațiile companiei s-au bazat pe KPI-uri false și informații înșelătoare. În acest caz, investitorii sofisticați au ignorat steaguri roșii și au fost prinși de hype-ul promisiunii unui startup revoluționar. „Secretele comerciale” au inclus falsificarea rezultatelor în demonstrații. Theranos a manipulat KPI-urile legate de acuratețea și fiabilitatea testelor lor, ceea ce a dus în cele din urmă la căderea acestora și la repercusiuni legale.
Aceste exemple demonstrează modul în care manipularea sau denaturarea KPI-urilor poate duce la consecințe grave, inclusiv colaps financiar, daune reputației și acțiuni legale. Subliniază importanța selecției KPI etice, a transparenței și a raportării corecte în menținerea încrederii și a practicilor de afaceri sustenabile.
Morala povestii
KPI-urile sunt un activ valoros pentru a evalua starea de sănătate a unei organizații și pentru a ghida deciziile de afaceri. Folosite conform prevederilor, acestea pot avertiza atunci când sunt necesare acțiuni corective. Când, totuși, actorii răi schimbă regulile în mijlocul evenimentului, se întâmplă lucruri rele. Nu ar trebui să modificați distanța până la linia de sosire după ce cursa a început și nu ar trebui să modificați definițiile KPI-urilor care sunt concepute pentru a avertiza despre un dezastru iminent.
- https://www.techtarget.com/searchbusinessanalytics/definition/key-performance-indicators-KPIs ↑
