Este Ieftin și Ușor. Software-ul pentru foile de calcul Microsoft Excel este probabil deja instalat pe computerul utilizatorului de afaceri. Și mulți utilizatori de astăzi au fost expuși la software-ul Microsoft Office încă din liceu sau chiar mai devreme. Este posibil ca acest răspuns rapid la motivul pentru care Excel este instrumentul principal de analiză să nu fie răspunsul corect. Răspunsul real te poate surprinde.

Pentru a aprofunda răspunsul la întrebare, să ne uităm mai întâi la ce înțelegem prin instrument de analiză.

Platforme de Analytics și Business Intelligence

Analistul lider în industrie, Gartner, definește platformele de Analytics și Business Intelligence ca instrumente care permit utilizatorilor mai puțin tehnici să „modezeze, analizeze, exploreze, partajeze și gestioneze date și să colaboreze și să partajeze constatări, activate de IT și augmentate de inteligența artificială (AI). Platformele ABI pot include opțional capacitatea de a crea, modifica sau îmbogăți un model semantic, inclusiv reguli de afaceri.” Odată cu creșterea recentă a inteligenței artificiale, Gartner recunoaște că analiza augmentată schimbă publicul țintă către consumatori și factorii de decizie de la analistul tradițional.

Pentru ca Excel să fie considerat un instrument de analiză, ar trebui să aibă aceleași capacități.

Deci, în timp ce Excel are multe dintre aceleași capacități ca platformele ABI de top, îi lipsesc unele funcții cheie. Probabil din această cauză, Gartner nu include Excel în lista jucătorilor importanți din instrumentele Analytics și BI. În plus, se află și într-un spațiu diferit și este poziționat diferit de Microsoft în propria sa gamă. Power BI se află în gama Gartner și are caracteristicile lipsă de Excel, și anume capacitatea de a partaja, de a colabora și de a fi gestionat de IT.

Valoarea cheie a Excel este căderea acestuia

Interesant este că valoarea reală a instrumentelor ABI și de ce Excel este atât de omniprezent este aceeași: nu este gestionat de IT. Utilizatorilor le place libertatea de a explora datele și de a le aduce pe desktop-urile lor fără interferența Departamentului IT. Excel excelează la asta. Între timp, este responsabilitatea și misiunea echipei IT să pună ordine în haos și să aplice guvernanță, securitate și întreținere generală tuturor software-urilor aflate sub supravegherea lor. Excel nu reușește acest lucru.

Aceasta este dilema. Este imperativ ca organizația să mențină controlul asupra guvernării software-ului pe care îl folosesc angajații săi și asupra datelor pe care le accesează. Am scris despre provocarea sistemele sălbatice înainte. Excel este sistemul IT proto-feral fără guvernanță sau control corporativ. Importanța unei singure versiuni bine gestionate a adevărului ar trebui să fie evidentă. Cu fermele de foi de calcul, fiecare își creează propriile reguli și standarde de afaceri. Nici măcar nu poate fi numit standard dacă este unic. Nu există o singură versiune a adevărului.

Fără o singură versiune convenită a adevărului, este dificil să luați decizii. În plus, deschide organizația la răspundere și face mai dificilă apărarea unui potențial audit.

Raportul preț-valoare din Excel

M-am gândit inițial că unul dintre motivele pentru care Excel a fost adesea numit instrumentul de analiză numărul unu a fost pentru că era atât de ieftin. Cred că pot spune că literalmente fiecare companie la care am lucrat mi-a oferit o licență pentru Microsoft Office, care include Excel. Deci, pentru mine, a fost adesea gratuit. Chiar și atunci când compania nu a furnizat o licență corporativă, am optat să-mi achiziționez propria mea licență Microsoft 365. Nu este gratuit, dar prețul trebuia să fie un factor care contribuie.

Ipoteza mea de pornire a fost că Excel trebuie să fie semnificativ mai puțin costisitor decât celelalte platforme ABI. Am săpat în el și am descoperit că nu era atât de ieftin pe cât credeam. Unele dintre platformele ABI pe care le evaluează Gartner pot fi de fapt mai puțin costisitoare pe loc pentru organizațiile mari. Am selectat câteva dintre software-uri și am cerut ChatGPT să mă ajute să le compar și să le clasific în termeni de cost pentru organizații de diferite dimensiuni.

Ceea ce am descoperit a fost că Excel nu era cea mai puțin costisitoare opțiune pentru orice organizație de dimensiuni. Vine cu un cost. În mod evident, este dificil să obțineți prețuri exacte și adesea sunt oferite reduceri substanțiale pentru a migra către un anumit furnizor. Cred, totuși, că clasamentele relative vor fi consistente. Ceea ce observăm este că Microsoft Office Suite din care Excel este o componentă nu este cea mai ieftină opțiune. Surprinde.

În Excel îi lipsesc componente cheie ale unui ABI de clasă enterprise și există alternative mai rentabile în lumea instrumentelor analitice. Lovitură mare pentru raportul preț-valoare Excel.

Colaborare

Colaborarea folosind software pentru analiza datelor și Business Intelligence în cadrul organizațiilor mari oferă beneficii care pot îmbunătăți semnificativ procesele de luare a deciziilor, eficiența operațională și planificarea strategică. Colaborarea recunoaște că niciun contributor individual nu este o insulă, iar înțelepciunea mulțimilor poate oferi o perspectivă și decizii mai bune. Organizațiile apreciază atât de mult colaborarea încât sunt dispuse să plătească o primă față de instrumente precum Excel care nu oferă această funcție.

Instrumentele care promovează colaborarea între membrii echipei oferă:

• Luare a deciziilor îmbunătățită
• Eficiență crescută
• Calitatea și consistența datelor îmbunătățite
• Scalabilitate și flexibilitate
• Împărtășirea cunoștințelor și inovarea
• Economii
• Securitate și conformitate îmbunătățite
• Integritatea datelor
• Angajații împuterniciți

Valoarea utilizării software-ului pentru analiza datelor și BI care oferă colaborare în cadrul organizațiilor mari constă în sinergia capacităților îmbunătățite de luare a deciziilor, eficiențe operaționale și o cultură a inovației și a împuternicirii. Instrumentele care nu oferă colaborare promovează insule de informații și silozuri de date. Excel-ului nu are această caracteristică cheie.

Valoarea de afaceri a Excel este în scădere

Excel poate fi cel mai folosit instrument de date în cadrul organizațiilor, dar din toate motivele greșite. În plus, motivele pentru care credem că îl folosim - pentru că este ieftin și ușor - devin din ce în ce mai puțin adevărate, pe măsură ce instrumentele de analiză a întreprinderii și BI devin mai accesibile și integrează AI pentru a ajuta la sarcini mai complexe.