Что нужно сделать работодателям, чтобы приветствовать своих сотрудников в офисе

После почти двух лет работы из дома некоторые вещи уже не будут прежними.

В ответ на пандемию коронавируса многие предприятия закрыли двери своих офисов и попросили своих сотрудников работать из дома. Ради обеспечения безопасности работников работодатели, которые могли перейти на удаленную работу, сделали это. Это был большой переход. Это был не только культурный сдвиг, но и во многих случаях ИТ-отделам и операциям приходилось изо всех сил поддерживать распределенную сеть людей. Ожидалось, что каждый по-прежнему сможет получить доступ к одним и тем же ресурсам, даже если они физически больше не находятся в сети.

В некоторых отраслях не было возможности разрешить своим сотрудникам работать удаленно. Подумайте о развлечениях, гостеприимстве, ресторанах и розничной торговле. Какие отрасли лучше всего пережили пандемию? Крупная фармацевтика, производители масок, службы доставки на дом и винные магазины, конечно же. Но наш рассказ не об этом. Технологические компании процветали. Технологические компании, такие как Zoom, Microsoft Teams и Skype, были готовы поддержать другие отрасли в связи с новым спросом на виртуальные встречи. Другие, потерявшие работу или наслаждающиеся карантином, обратились к онлайн-играм. Независимо от того, работали ли люди удаленно или недавно были уволены, технологии, связанные с совместной работой и общением, были необходимы больше, чем когда-либо.

Все это позади. Теперь задача состоит в том, чтобы вернуть всех в офис. Некоторые рабочие говорят: «Черт возьми, я не пойду». Они сопротивляются возвращению в офис. Некоторые могут бросить. Однако большинство компаний требуют, чтобы их сотрудники возвращались в офис, по крайней мере, в гибридной модели — 3 или 4 дня в офисе, а остальные — из дома. Помимо личного состава и персонала, готова ли ваша коммерческая недвижимость, которая так долго пустовала, принять домой этих сотрудников?  

Безопасность

Некоторым из сотрудников, которых вы наняли для интервью в Zoom, вы отправили ноутбук, и они даже не видели ваш офис изнутри. Они с нетерпением ждут встречи со своими товарищами по команде лицом к лицу в первый раз. Но их ноутбук никогда не был в вашей физической сети.  

• Поддерживается ли операционная система компьютера с помощью обновлений и исправлений безопасности?  
• Есть ли на ноутбуках сотрудников соответствующее антивирусное программное обеспечение?
• Прошли ли сотрудники обучение кибербезопасности? Растет число фишинговых атак и программ-вымогателей. Домашние рабочие места могут быть менее безопасными, и сотрудник может невольно принести вредоносное ПО в офис. Уязвимости безопасности офисной сети могут быть скомпрометированы.
• Как ваши сетевые службы безопасности и службы каталогов будут обрабатывать MAC-адрес, которого они никогда раньше не видели?
• Физическая безопасность могла стать слабой. Если сотрудники ушли из команды или из компании, не забыли ли вы забрать их бейджи и/или отключить им доступ?

Связь

Многие из тех, кто возвращается в офис, оценят наличие надежного интернета и телефонной связи, которые им не нужно обслуживать и устранять неполадки самостоятельно.

• Вы проверили настольные телефоны и телефоны в конференц-залах? Велика вероятность, что, если они не использовались какое-то время, VOIP-телефоны могут потребовать перезагрузки. При любых перепадах электричества, изменениях в железе, глюках сети эти телефоны часто теряют свой IP и их нужно будет как минимум перезагружать, если не присваивать свежие IP адреса.
• Сотрудники, которые работали из дома, использовали свою любимую службу обмена мгновенными сообщениями, а также видеоконференции по необходимости. Они очень помогли повысить производительность. Будут ли эти сотрудники разочарованы, обнаружив, что такие инструменты, на которые они привыкли полагаться, по-прежнему ограничены в офисе? Не пора ли пересмотреть баланс между производительностью и контролем?  

Аппаратное и программное обеспечение

Ваша ИТ-команда была занята поддержанием удаленной силы на связи. Офисное оборудование и программное обеспечение были забыты.

• Приходилось ли вашей внутренней системе когда-либо поддерживать такое количество пользователей одновременно?
• Устарело ли какое-либо оборудование в настоящее время или морально устарело по прошествии 2 лет? Серверы, модемы, роутеры, коммутаторы.
• Программное обеспечение серверов обновлено до последних версий? И ОС, и приложения.
• А как насчет лицензий на ваше корпоративное ПО? Вы соблюдаете? У вас больше пользователей, чем раньше? Они лицензированы для одновременного использования?  

Культура

Нет, это не твой дом, но какой смысл возвращаться в офис? Это не должно быть просто еще одним мандатом.

• Автомат с напитками не заполнялся месяцами. Сделайте это настоящим приветствием. Не позволяйте вашим сотрудникам чувствовать, что они пробираются в заброшенный дом, и их там не ждали. Закуски не обойдутся в кругленькую сумму и помогут им понять, что их ценят. Помните, что некоторые сотрудники все же предпочли бы остаться дома.
• Устройте день благодарности сотрудникам. Многие компании устраивают торжественные открытия, чтобы поприветствовать своих сотрудников.
• Одна из причин, по которой вы хотите, чтобы сотрудники вернулись в офис, — это совместная работа и продуктивность. Не подавляйте сетевое взаимодействие и творчество устаревшими политиками. Будьте в курсе последних CDC и местных правил. Позвольте сотрудникам устанавливать удобные границы, надевайте маску, если они этого хотят, и оставайтесь дома, когда это необходимо.  

• Вы, несомненно, наняли новых сотрудников за последние два года. Не забудьте сориентировать их в физическом пространстве. Покажи им окрестности. Убедитесь, что у них есть место для парковки и все канцелярские принадлежности. Убедитесь, что они не чувствуют себя наказанными за приход в офис.
• Нет никакой опасности в том, что персонал забудет об обычной пятнице, но не обязательно позволять ей каждый день превращаться в обычную. Не волнуйтесь, у многих из нас есть наряды, которые терпеливо ждали, пока мы к ним вернемся. Остается только надеяться, что они все еще соответствуют «пандемическим 15», которые сейчас на нас.

Консенсус

В начале пандемии многие организации не спешили разрешать сотрудникам работать из дома. Это был новый способ мышления. Большинство из них неохотно согласились перевести многих своих сотрудников на удаленную работу. Это была новая территория, и не было единого мнения об оптимальном балансе между удаленной и офисной работой.  В октябре 2020 года Coca-Cola сделала неожиданное заявление. Заголовки кричали: «Постоянная работа на дому для всех индийских сотрудников».  «Модель работы на дому заставила многие компании и организации (в основном ИТ-отделы) решить, что, как только влияние пандемии начнет ослабевать, большая часть сотрудников никогда не будет принуждаться к возвращению в офис». Произошел переход на удаленную работу, и результаты опроса PWC хвастались тем, что «удаленная работа имела ошеломляющий успех как для сотрудников, так и для работодателей». Ух ты.

Неудивительно, что не все согласны. Дэвид Соломон, генеральный директор Goldman Sachs, считает удаленную работу «отклонением от нормы».  Не быть превзойденным, Elon Musk, главный несогласный, говорит: «удаленная работа больше не приемлема».  Однако Маск пошел на уступки. Он сказал, что его сотрудники Tesla могут работать удаленно, пока они находятся в офисе как минимум («имеется в виду минимум») 40 часов в неделю! Twitter был одной из первых компаний, принявших политику работы на дому. Руководители Twitter в 2020 году пообещали, что у них будет «распределенная рабочая сила». навсегда.  Обсуждая покупку Twitter, Маск ясно дал понять, что ожидает, что все будут в офисе.

Итак, консенсуса нет, но есть много сильных мнений с обеих сторон. Осторожный сотрудник.

Политики и процессы

Во время пандемии процессы сместились. Они адаптировались к распределенной рабочей силе. Компаниям пришлось пересмотреть политики и процедуры, чтобы учесть все, что связано с адаптацией и обучением новых сотрудников, командными собраниями, безопасностью и хронометражем.

• Недавнее Исследование Gartner обнаружили, что одним из сдвигов процессов был тонкий переход к устойчивости и гибкости. Раньше основное внимание уделялось созданию процессов, обеспечивающих максимальную эффективность. Некоторые организации обнаружили, что процессы, оптимизированные для повышения эффективности, слишком хрупки и лишены гибкости. Рассмотрим цепочку поставок «точно в срок». На пике экономия денег огромна. Однако, если в цепочке поставок есть сбои, вам необходимо изучить другие варианты.
• То же исследование показало, что процессы усложняются по мере усложнения самой компании. Компании диверсифицируют свои источники и рынки, пытаясь снизить риски и управлять ими.
• Это может быть хорошее время для внутренней проверки. Ваша политика нуждается в пересмотре? Развились ли они, чтобы справляться с будущими непредвиденными обстоятельствами? Что ваша компания будет делать по-другому при следующей вспышке?

Заключение

Хорошая новость заключается в том, что великая миграция обратно в офис не является чрезвычайной ситуацией. В отличие от стремительного космического сдвига, который разрушил бизнес и нашу жизнь, мы можем спланировать то, как мы хотим, чтобы выглядела новая нормальность. Он может выглядеть не так, как до пандемии, но, если повезет, может быть и лучше. Используйте возвращение в офис как возможность переоценить и спланировать более сильное будущее.

 Опрос PWC, июнь 2020 г., Исследование удаленной работы в США: PwC

 Coca Cola объявляет постоянную работу на дому для всех индийских сотрудников; Надбавка за кресло, интернет! – Trak.in – Индийский бизнес технологий, мобильных устройств и стартапов

 Илон Маск говорит, что удаленные работники просто притворяются, что работают. Оказывается, он (вроде) прав (yahoo.com)

 Ультиматум Маска в офисе может нарушить план удаленной работы Twitter (businessinsider.com)