Vad arbetsgivare behöver göra för att välkomna sina anställda tillbaka till kontoret

Efter nästan 2 års arbete hemifrån kommer vissa saker helt enkelt inte att bli sig likt.

Som svar på Coronavirus-pandemin stängde många företag dörrarna för sina tegel och murbruk och bad sina anställda att arbeta hemifrån. I namnet av att hålla arbetarna säkra gjorde arbetsgivare som kunde gå över till en avlägsen arbetsstyrka. Det var en stor övergång. Det var inte bara ett kulturskifte, utan i många fall var IT och drift tvungen att krypa för att stödja ett distribuerat nätverk av individer. Förväntningarna var att alla fortfarande skulle kunna komma åt samma resurser trots att de inte fanns fysiskt på nätverket längre.

Vissa branscher hade inte möjlighet att låta sina anställda arbeta på distans. Tänk på underhållning, gästfrihet, restauranger och detaljhandel. Vilka branscher klarade pandemin bäst? Big Pharma, masktillverkare, hemleveranstjänster och spritbutiker förstås. Men det är inte vad vår berättelse handlar om. Teknikföretagen blomstrade. Teknikföretag som Zoom, Microsoft Teams och Skype var färdiga för att stödja andra branscher i den nya efterfrågan på virtuella möten. Andra, utan arbete eller njöt av deras nedstängningar, vände sig till onlinespel. Oavsett om folk arbetade på distans eller nyligen permitterade, behövdes teknik relaterad till samarbete och kommunikation mer än någonsin.

Allt detta ligger bakom oss. Utmaningen nu är att få alla tillbaka till kontoret. Vissa arbetare säger, "fan nej, jag går inte." De motsätter sig att återvända till kontoret. Vissa kanske slutar. De flesta företag kräver dock att deras personal återvänder till kontoret i åtminstone en hybridmodell – 3 eller 4 dagar på kontoret och resten arbetar hemifrån. Utöver det personliga och personalen, är din kommersiella fastighet som har stått tom så länge redo att välkomna hem denna personal?  

Säkerhet

En del av personalen du har anställt under Zoom-intervjuer, du har skickat en bärbar dator och de har aldrig ens sett insidan av ditt kontor. De ser fram emot att träffa sina lagkamrater ansikte mot ansikte för första gången. Men deras bärbara dator har aldrig varit på ditt fysiska nätverk.  

• Har datorns operativsystem hållits uppdaterat med säkerhetsuppdateringar och patchar?  
• Har anställdas bärbara datorer lämpligt antivirusprogram?
• Har anställda utbildats i cybersäkerhet? Nätfiske- och ransomware-attacker ökar. Arbetsytor hemma kan vara mindre säkra och en anställd kan omedvetet bära skadlig programvara till kontoret. Säkerhetssårbarheter för kontorsnätverk kan äventyras.
• Hur kommer din nätverkssäkerhet och katalogtjänster att hantera en MAC-adress som den aldrig sett förut?
• Den fysiska säkerheten kan ha blivit slapp. Om anställda har lämnat teamet eller lämnat företaget, har du kommit ihåg att hämta deras märken och/eller inaktivera deras åtkomst?

Trygghet i vårdförloppet

Många av dem som återvänder till kontoret kommer att uppskatta att ha en pålitlig internet- och telefontjänst som de inte behöver underhålla och felsöka själva.

• Har du kollat ​​bordstelefonerna och konferensrumstelefonerna? Chansen är stor att om de inte har använts på ett tag kan VOIP-telefoner behöva återställas. Med eventuella fluktuationer i elektricitet, förändringar i hårdvara, nätverksfel, förlorar dessa telefoner ofta sin IP och måste åtminstone startas om, om de inte tilldelas nya IP-adresser.
• Anställda som har arbetat hemifrån har använt sin favorittjänst för snabbmeddelanden, såväl som videokonferenser, av nödvändighet. Dessa har varit oerhört hjälpsamma för att öka produktiviteten. Kommer dessa anställda att bli besvikna när de upptäcker att verktyg som dessa som de har kommit att förlita sig på fortfarande är begränsade på kontoret? Är det dags att ompröva balansen mellan produktivitet och kontroll?  

Hårdvara och mjukvara

Ditt IT-team har haft fullt upp med att hålla fjärrstyrkan uppkopplad. Kontorets hårdvara och mjukvara har försummats.

• Har ditt interna system någonsin behövt stödja så många användare samtidigt?
• Är någon av utrustningen nu föråldrad eller föråldrad efter 2 år? Servrar, modem, routrar, switchar.
• Är servrarnas mjukvara uppdaterad med de senaste utgåvorna? Både OS, såväl som applikationer.
• Hur är det med licenser för din företagsprogramvara? Följer du reglerna? Har du fler användare än vad du brukade ha? Är de licensierade för samtidig användning?  

kultur

Nej, det här är inte ditt hem, men vad är egentligen fördelen med att komma tillbaka till kontoret? Det borde inte bara vara ytterligare ett mandat.

• Dryckesmaskinen har inte fyllts på månader. Gör det till ett riktigt välkommen tillbaka. Låt inte dina anställda känna att de smyger sig in i ett övergivet hus och att de inte förväntades. Snacks kommer inte att spräcka banken och kommer att gå långt för att låta dem veta att de är uppskattade. Kom ihåg att viss personal fortfarande hellre stannar hemma.
• Ha en uppskattningsdag för anställda. Många företag har en slags invigning för att välkomna personalen tillbaka.
• En av anledningarna till att du vill ha personal tillbaka på kontoret är för samarbete och produktivitet. Kväv inte nätverk och kreativitet med föråldrade policyer. Håll dig uppdaterad med de senaste CDC och lokala riktlinjer. Låt anställda sätta bekväma gränser, maskera sig om de vill och stanna hemma när de borde.  

• Du har utan tvekan anställt ny personal de senaste två åren. Glöm inte att orientera dem till det fysiska rummet. Visa dem runt. Se till att de har en plats att parkera och alla deras kontorsmaterial. Se till att de inte känner sig straffade för att de kommer till kontoret.
• Det är ingen fara i att personalen glömmer vardagliga fredagar, men det är inte nödvändigt att låta det smyga sig in till avslappnat varje dag. Oroa dig inte, många av oss har kläder som tålmodigt har väntat på att vi ska komma tillbaka till dem. Man hoppas bara att de fortfarande passar med "pandemin 15" nu på oss.

Konsensus

Tidigt under pandemin var många organisationer långsamma med att tillåta anställda att arbeta hemifrån. Det var ett nytt sätt att tänka. De flesta gick motvilligt med på att låta många av sina arbetare arbeta på distans. Detta var nytt territorium och det fanns ingen konsensus om den optimala balansen mellan arbete på distans och kontor.  I oktober 2020 gjorde Coca-Cola ett överraskande tillkännagivande. Rubriker ropade, Permanent arbete hemifrån för alla indiska anställda.  "Arbeta hemifrån-modellen har fått många företag och organisationer (främst IT) att besluta att när effekten av pandemin börjar minska, kommer det inte att finnas något tvång av en stor del av anställda att återvända till kontoret, någonsin." Det skedde en övergång till distansarbete och resultaten av en PWC-undersökning skröt att "distansarbete har varit en överväldigande framgång för både anställda och arbetsgivare." Wow.

Föga förvånande är det inte alla som håller med. David Solomon, VD, Goldman Sachs, säger att distansarbete är "en avvikelse."  Att inte övergå, Elon Musk, Dissenter in Chief, säger: "distansarbete är inte längre acceptabelt."  Musk gjorde dock en eftergift. Han sa att hans Tesla-personal kunde arbeta på distans så länge de var på kontoret i minst (”och jag menar minst”) 40 timmar per vecka! Twitter var ett av de första företagen som antog en policy för att arbeta hemifrån. Twitter-chefer 2020 lovade att de skulle ha en "utdelad arbetsstyrka". för evigt.  I sina diskussioner om att köpa Twitter gjorde Musk det klart att han förväntade sig att alla skulle vara på kontoret.

Så, ingen konsensus, men massor av starka åsikter från båda sidor. Varningsanställd.

Policyer och processer

Under pandemin har processer förändrats. De har anpassat sig till en fördelad arbetsstyrka. Företag har varit tvungna att revidera policyer och rutiner för att ta emot allt ombord och utbildning av nya medarbetare, till teammöten, säkerhet och tidtagning.

• En nyligen Gartner-studie fann att en av förändringarna av processer var en subtil övergång till motståndskraft och flexibilitet. Tidigare hade fokus legat på att skapa processer för att maximera effektiviteten. Vissa organisationer fann att processer optimerade för effektivitet var för ömtåliga och saknade flexibilitet. Tänk på just-in-time-försörjningskedjan. När det är som bäst är besparingarna enorma. Men om det finns störningar i försörjningskedjan måste du utforska andra alternativ.
• Samma studie visade att processer blir mer komplexa i takt med att företaget i sig blir mer komplext. Företag diversifierar sina inköp och marknader i ett försök att minska och hantera risker.
• Detta kan vara ett bra tillfälle för en intern granskning. Behöver dina policyer revideras? Har de utvecklats för att hantera framtida oförutsedda händelser? Vad kommer ditt företag att göra annorlunda med nästa utbrott?

Slutsats

Den goda nyheten är att den stora migrationen tillbaka till kontoret inte är en nödsituation. Till skillnad från den snabba kosmiska förändringen som störde verksamheten och våra liv, kan vi planera hur vi vill att det nya normala ska se ut. Det kanske inte ser likadant ut som det gjorde innan pandemin, men med lite tur kan det bli bättre. Använd övergången tillbaka till kontoret som en möjlighet att omvärdera och planera för en starkare framtid.

 PWC Survey, juni 2020, US Remote Work Survey: PwC

 Coca Cola förklarar permanent arbete hemifrån för alla indiska anställda; Ersättning för stol, internet! – Trak.in – Indiska företag inom teknik, mobil och nystartade företag

 Elon Musk säger att distansarbetare bara låtsas arbeta. Det visar sig att han har (typ) rätt (yahoo.com)

 Musks in-Office Ultimatum kan störa Twitters fjärrarbetsplan (businessinsider.com)