Det är billigt och enkelt. Microsoft Excel-kalkylprogram är förmodligen redan installerat på företagsanvändarens dator. Och många användare idag har varit utsatta för Microsoft Office-programvara sedan gymnasiet eller till och med tidigare. Det här knäppa svaret på varför Excel är det ledande analysverktyget kanske inte är det rätta svaret. Det verkliga svaret kan överraska dig.

För att dyka djupare in i svaret på frågan, låt oss först titta på vad vi menar med analysverktyg.

Analytics och Business Intelligence-plattformar

Den branschledande analytikern, Gartner, definierar Analytics och Business Intelligence-plattformar som verktyg som gör det möjligt för mindre tekniska användare att "modellera, analysera, utforska, dela och hantera data, och samarbeta och dela resultat, aktiverat av IT och förstärkt med artificiell intelligens (AI). ABI-plattformar kan valfritt inkludera möjligheten att skapa, modifiera eller berika en semantisk modell, inklusive affärsregler." Med den senaste tidens tillväxt av AI inser Gartner att utökad analys flyttar målgruppen till konsumenter och beslutsfattare från den traditionella analytikern.

För att Excel ska betraktas som ett analysverktyg bör det dela samma funktioner.

Så även om Excel har många av samma funktioner som ledande ABI-plattformar, saknas det några nyckelfunktioner. Troligtvis på grund av detta inkluderar Gartner inte Excel i listan över stora aktörer inom Analytics och BI-verktyg. Dessutom sitter den i ett annat utrymme och placeras annorlunda av Microsoft i sin egen lineup. Power BI finns i Gartners sortiment och har de funktioner som saknas i Excel, nämligen möjligheten att dela, samarbeta och hanteras av IT.

Det viktigaste värdet av Excel är dess undergång

Intressant nog är det verkliga värdet av ABI-verktyg och varför Excel är så allmänt förekommande detsamma: det hanteras inte av IT. Användare gillar friheten att utforska data och föra dem till sina skrivbord utan inblandning av IT-avdelningen. Excel är utmärkt på detta. Samtidigt är det IT-teamets ansvar och uppdrag att skapa ordning i kaoset och tillämpa styrning, säkerhet och övergripande underhåll på all programvara under deras överinseende. Excel misslyckas med detta.

Detta är gåtan. Det är absolut nödvändigt att organisationen upprätthåller kontroll över styrningen av programvara som dess anställda använder och de data som de har tillgång till. Vi har skrivit om utmaningen vilda system innan. Excel är det protoferala IT-systemet utan bolagsstyrning eller kontroll. Vikten av en enda, välskött version av sanningen borde vara uppenbar. Med kalkylbladsgårdar skapar alla sina egna affärsregler och standarder. Det kan inte ens egentligen kallas en standard om det är en engångsföreteelse. Det finns ingen enskild version av sanningen.

Utan en enda överenskommen version av sanningen gör det det svårt att fatta beslut. Vidare öppnar det organisationen för ansvar och gör det svårare att försvara en potentiell revision.

Excels pris/värde-förhållande

Jag trodde först att en av anledningarna till att Excel ofta kallades för analysverktyget nummer ett var att det var så billigt. Jag tror att jag kan säga att bokstavligen alla företag jag har arbetat för har försett mig med en licens för Microsoft Office, som inkluderar Excel. Så för mig har det ofta varit gratis. Även när företaget inte tillhandahöll en företagslicens valde jag att köpa min egen Microsoft 365-licens. Det är inte gratis, men priset måste vara en bidragande faktor.

Min utgångshypotes var att Excel måste vara betydligt billigare än de andra ABI-plattformarna. Jag grävde i den och upptäckte att den inte var så billig som jag trodde. Vissa av ABI-plattformarna som Gartner utvärderar kan faktiskt vara billigare per plats för stora organisationer. Jag valde ut några av programvarorna och bad ChatGPT att hjälpa mig att jämföra och rangordna dem i termer av kostnad för organisationer av olika storlek.

Vad jag fann var att Excel inte var det billigaste alternativet för alla stora organisationer. Det kommer med en kostnad. Uppenbarligen är det svårt att få exakta priser och det erbjuds ofta betydande rabatter för att migrera till en specifik leverantör. Jag tror dock att den relativa rankningen kommer att vara konsekvent. Det vi märker är att Microsoft Office Suite där Excel är en komponent inte är det billigaste alternativet. Överraskning.

Excel saknar nyckelkomponenter i ett företagsklass ABI och det finns mer kostnadseffektiva alternativ i världen av analytiska verktyg. Stor hit för Excels pris-till-värde-förhållande.

Samarbete

Samarbete med programvara för dataanalys och Business Intelligence inom stora organisationer erbjuder fördelar som avsevärt kan förbättra beslutsprocesser, operativ effektivitet och strategisk planering. Samarbete inser att ingen enskild bidragsgivare är en ö och folkmassornas visdom kan ge bättre insikt och beslut. Organisationer värderar samarbete så högt att de är villiga att betala en premie över verktyg som Excel som inte tillhandahåller funktionen.

Verktyg som främjar samarbete mellan teammedlemmar ger:

• Förbättrat beslutsfattande
• Ökad effektivitet
• Förbättrad datakvalitet och konsistens
• Skalbarhet och flexibilitet
• Kunskapsdelning och innovation
• Kostnadsbesparingar
• Förbättrad säkerhet och efterlevnad
• Dataintegritet
• Bemyndigade anställda

Värdet av att använda programvara för dataanalys och BI som tillhandahåller samarbete inom stora organisationer ligger i synergin av förbättrad beslutsfattande förmåga, operativ effektivitet och en kultur av innovation och bemyndigande. Verktyg som inte ger samarbete främjar öar av information och silos av data. Excel saknar denna nyckelfunktion.

Affärsvärdet av Excel minskar

Excel kan vara det mest använda dataverktyget inom organisationer men av fel anledningar. Dessutom blir anledningarna till att vi tror att vi använder det – eftersom det är billigt och enkelt – allt mindre sant när företagsanalyser och BI-verktyg blir mer överkomliga och integrerar AI för att hjälpa till med mer komplexa uppgifter.