Och när medioker är bättre än perfekt
Ett sätt att misslyckas är att insistera på perfektion. Perfektion är omöjligt och det godas fiende. Uppfinnaren av radarn för tidig varning för flyganfall föreslog en "kult av det ofullkomliga". Hans filosofi var "Sträva alltid efter att ge militären det tredje bästa eftersom det bästa är omöjligt och det näst bästa är alltid för sent." Vi lämnar kulten av det ofullkomliga för militären.
Poängen är, "om du aldrig missar ett plan, spenderar du för mycket tid på flygplatsen." Med andra ord, om du försöker få det perfekt 100% av tiden, förlorar du på något bättre. Så är det med KPI:er. Key Performance Indicators är avgörande för framgång och ledning av ett företag. Det är ett sätt på vilket du kan vägleda ditt företag med datadrivna beslut.
Om du Googlar på frasen att skapa nyckeltal får du 191,000,000 363 XNUMX resultat. Börja läsa dessa webbsidor och det kommer att ta dig XNUMX år av läsning dag och natt att avsluta. (Det är vad ChatGPT sa till mig.) Detta tar inte ens hänsyn till sidans komplexitet eller din förståelse. Det har du inte tid med.
Affärsområden
Välj en domän. Du kan (och du borde förmodligen) implementera nyckeltal i alla affärsområden i ditt företag: ekonomi, drift, försäljning och marknadsföring, kundservice, HR, försörjningskedja, tillverkning, IT och andra. Låt oss fokusera på ekonomi. Processen är densamma för de andra funktionsområdena.
Typer av KPI:er
Välj en typ av KPI. Släpande eller ledande vilket kan vara antingen kvantitativt eller kvalitativt[1].
- Släpande KPI-indikatorer mäter historisk prestanda. De hjälper till att svara på frågan, hur gjorde vi? Exempel inkluderar mått beräknade från den traditionella balansräkningen och resultaträkningen. Resultat före räntor, skatter och amorteringar (EBITA), Current Ratio, Bruttomarginal, Rörelsekapital.
- Ledande KPI-indikatorer är prediktiva och ser framåt. De försöker svara på frågan, hur ska vi göra? Hur kommer vår verksamhet att se ut i framtiden? Exempel inkluderar trender för kundreskontra dagar, försäljningstillväxt, lageromsättning.
- Kvalitativa nyckeltal är mätbara och är lättare att bedöma. Exempel inkluderar det nuvarande antalet aktiva kunder, antalet nya kunder denna cykel eller antalet klagomål till Better Business Bureau.
- Kvalitativa nyckeltal är snävare. De kan vara mer subjektiva, men ändå viktiga. Dessa inkluderar kundnöjdhet, medarbetarnas engagemang, varumärkesuppfattning eller ett "Corporate Equality Index".
Den svåra delen
Sedan kommer du att ha oändliga kommittémöten för att diskutera vilka nyckeltal som ska vara nyckeln och vilka mätvärden som bara ska vara resultatindikatorer. Kommittéerna av intressenter kommer att diskutera den exakta definitionen av de mått som har valts ut. Det är vid den punkten du kommer ihåg att företaget du köpte i Europa inte följer samma allmänt accepterade redovisningsprinciper (GAAP) som du gör i USA. Skillnader i intäktsredovisning och kostnadskategorisering kommer att leda till inkonsekvenser i nyckeltal som vinstmarginal. Jämförelse av internationella produktivitets-KPI:er lider av liknande problem. Alltså argumenten och ändlösa diskussioner.
Det är det svåra – att komma överens om definitionen av nyckeltal. De steg i KPI-processen är faktiskt enkla.
Alla välskötta företag kommer att gå igenom denna KPI-process när den växer från en gräsrotskällarverksamhet till en som inte längre kan flyga under radarn. Riskkapitalister kommer att insistera på vissa nyckeltal. Statliga tillsynsmyndigheter kommer att insistera på andra.
Kom ihåg anledningen till att du använder KPI:er. De är en del av analysen som hjälper dig att driva ditt företag och fatta sunda, välinformerade beslut. Med ett väl implementerat KPI-system vet du var du står idag, hur verksamheten såg ut igår och kan förutsäga hur morgondagen kommer att se ut. Om framtiden inte är ljus, vill du göra några förändringar – förändringar i dina processer, ditt företag. Om nästa års vinstmarginal-KPI för första kvartalet förutspås vara lägre jämfört med föregående år, vill du titta på sätt att öka intäkterna eller minska kostnaderna.
Det är cykeln för KPI-processen: Mät – Utvärdera – Ändra. Varje år vill du utvärdera dina KPI-mål. KPI:erna har drivit fram förändringar. Organisationen har förbättrats. Du slog målet för nettovinstmarginalen med två poäng! Låt oss justera nästa års mål uppåt och se om vi kan göra ännu bättre nästa år.
Den mörka sidan
Vissa företag har varit inställda på att slå systemet. Vissa nystartade företag, några med riskkapitalfinansiering, har tvingats generera högre och högre vinster, kvartal för kvartal. VCs är inte i branschen för att förlora pengar. Det är inte lätt att fortsätta framgången över förändrade marknadsföringsvillkor och hård konkurrens.
Istället för Mät – Utvärdera – Ändra processen, eller ändra målet, har vissa företag ändrat KPI.
Tänk på denna analogi. Föreställ dig ett maratonlopp där deltagarna har tränat och förberett sig i månader utifrån en specifik distans, 26.2 mil. Men mitt under loppet beslutar arrangörerna plötsligt att ändra sträckan till 15 mil utan förvarning. Denna oväntade förändring skapar en nackdel för vissa löpare som kan ha tempot sig själva och allokerat sin energi och resurser för den ursprungliga distansen. Det gynnar dock de löpare som kom ut för snabbt för att klara den ursprungliga sträckan. Det förvränger den verkliga prestandan och gör det svårt att jämföra resultat rättvist. Denna situation kan ses som ett försök att manipulera resultatet och dölja vissa deltagares brister. De som helt klart skulle ha misslyckats på den längre distansen för att de hade förbrukat all sin energi skulle istället belönas för att vara de snabbaste slutarna i loppet med den nya metriska definitionen.
På samma sätt, i branschen, företag som Enron, Volkswagen, Wells Fargo och Theranos
har varit kända för att manipulera sina nyckeltal, finansiella rapporter eller till och med industristandarder för att skapa en illusion av framgång eller dölja underprestationer. Dessa åtgärder kan vilseleda intressenter, investerare och allmänheten, på samma sätt som att ändra reglerna för en sporttävling kan lura deltagare och åskådare.
Enron finns inte längre idag, men var en gång i toppen av livsmedelskedjan som ett av USA:s mest innovativa företag. 2001 kollapsade Enron på grund av bedräglig redovisningspraxis. En av de bidragande faktorerna var manipulationen av nyckeltal för att ge en gynnsam finansiell image. Enron använde komplexa transaktioner utanför balansräkningen och justerade nyckeltal för att blåsa upp intäkterna och dölja skulder, vilseledande investerare och tillsynsmyndigheter.
2015 mötte Volkswagen en allvarlig börsträff när de avslöjade att de hade manipulerat utsläppsdata när de testade sina dieselbilar. VW hade designat sina motorer för att aktivera utsläppskontroller under testning men inaktivera dem under vanlig körning, vilket snedställde utsläpps-KPI:erna. Men utan att följa reglerna kunde de föra fram båda sidor av en balanserad ekvation – prestanda och minskade utsläpp. Denna avsiktliga manipulation av nyckeltal ledde till betydande juridiska och ekonomiska konsekvenser för företaget.
Wells Fargo pressade sina anställda att nå aggressiva försäljningsmål för nya kreditkort. Något oväntat slog fläkten när det upptäcktes att anställda hade öppnat miljontals otillåtna bank- och kreditkortskonton för att uppfylla sina KPI:er. De orealistiska försäljningsmålen och felaktiga nyckeltal uppmuntrade anställda att engagera sig i bedrägliga aktiviteter, vilket resulterade i en betydande anseende och ekonomisk förlust för banken.
Också i nyheterna nyligen, Theranos, ett sjukvårdsteknikföretag, påstod sig ha utvecklat en revolutionerande teknik för blodtestning. Det avslöjades senare att företagets påståenden baserades på falska nyckeltal och vilseledande information. I det här fallet ignorerade sofistikerade investerare röda flaggor och fastnade i hypen om löftet om en revolutionerande startup. "Handelshemligheter" inkluderade att fejka resultaten i demos. Theranos manipulerade nyckeltal relaterade till noggrannhet och tillförlitlighet i deras tester, vilket i slutändan ledde till deras fall och juridiska konsekvenser.
Dessa exempel visar hur manipulering eller felaktig framställning av nyckeltal kan leda till allvarliga konsekvenser, inklusive ekonomisk kollaps, skada på rykte och rättsliga åtgärder. Den understryker vikten av etiskt urval av nyckeltal, transparens och korrekt rapportering för att upprätthålla förtroende och hållbar affärspraxis.
Historiens sensmoral
KPI:er är en värdefull tillgång för att mäta en organisations hälsa och vägleda affärsbeslut. Används på avsett sätt kan de varna när korrigerande åtgärder är nödvändiga. Men när dåliga skådespelare ändrar reglerna mitt under evenemanget händer dåliga saker. Du bör inte ändra avståndet till mållinjen efter att loppet har startat och du bör inte ändra definitionerna av KPI:erna som är utformade för att varna för annalkande undergång.
- https://www.techtarget.com/searchbusinessanalytics/definition/key-performance-indicators-KPIs ↑
