At kapag katamtaman ay mas mahusay kaysa sa perpekto
Ang isang paraan upang mabigo ay ang igiit ang pagiging perpekto. Ang pagiging perpekto ay imposible at ang kaaway ng mabuti. Ang imbentor ng air raid early warning radar ay nagmungkahi ng isang "kulto ng hindi perpekto". Ang kanyang pilosopiya ay "Laging magsikap na bigyan ang militar ng ikatlong pinakamahusay dahil ang pinakamahusay ay imposible at ang pangalawang pinakamahusay ay palaging huli na." Iiwan natin ang kulto ng hindi perpekto para sa militar.
Ang punto ay, "kung hindi ka makaligtaan ng isang eroplano, gumugugol ka ng masyadong maraming oras sa paliparan." Sa madaling salita, kung sinusubukan mong gawin itong perpekto sa 100% ng oras, nalulugi ka sa isang bagay na mas mahusay. Ganyan sa mga KPI. Mahalaga ang mga Key Performance Indicator sa tagumpay at pamamahala ng isang negosyo. Isa itong paraan kung saan maaari mong gabayan ang iyong negosyo sa mga desisyon na batay sa data.
Kung Google mo ang pariralang lumilikha ng mga pangunahing tagapagpahiwatig ng pagganap, makakakuha ka ng 191,000,000 resulta. Simulan mong basahin ang mga web page na iyon at aabutin ka ng 363 taon ng pagbabasa araw at gabi para matapos. (Iyan ang sinabi sa akin ng ChatGPT.) Ni hindi nito isinasaalang-alang ang pagiging kumplikado ng pahina o ang iyong pag-unawa. Wala kang oras para diyan.
Mga lugar ng negosyo
Pumili ng domain. Maaari mong (at malamang na dapat) ipatupad ang mga KPI sa lahat ng larangan ng negosyo ng iyong kumpanya: Pananalapi, Operasyon, Pagbebenta at Marketing, Serbisyo sa Customer, HR, Supply Chain, Paggawa, IT, at iba pa. Focus tayo sa finance. Ang proseso ay pareho para sa iba pang mga functional na lugar.
Mga uri ng KPI
Pumili ng uri ng KPI. Lagging o nangunguna na maaaring quantitative o qualitative[1].
- Sinusukat ng mga lagging KPI indicator ang makasaysayang pagganap. Tumutulong sila sa pagsagot sa tanong, paano natin ginawa? Kasama sa mga halimbawa ang mga sukatan na kinakalkula mula sa tradisyonal na balanse at pahayag ng kita. Mga kita bago ang interes, buwis, at amortisasyon (EBITA), Kasalukuyang Ratio, Gross margin, Working capital.
- Ang mga nangungunang tagapagpahiwatig ng KPI ay predictive at tumitingin sa hinaharap. Sinusubukan nilang sagutin ang tanong, paano natin gagawin? Ano ang magiging hitsura ng aming negosyo sa hinaharap? Kasama sa mga halimbawa ang mga trend ng Mga Araw ng Mga Natatanggap na Account, Rate ng Paglago ng Benta, Turnover ng Imbentaryo.
- Ang mga kwalitatibong KPI ay nasusukat at mas madaling masuri. Kasama sa mga halimbawa ang kasalukuyang bilang ng mga aktibong customer, bilang ng mga bagong customer sa cycle na ito, o ang bilang ng mga reklamo sa Better Business Bureau.
- Ang mga kwalitatibong KPI ay squishier. Maaaring mas subjective ang mga ito, ngunit mahalaga pa rin. Kabilang dito ang Customer Satisfaction, Employee Engagement, Brand Perception, o isang "Corporate Equality Index".
Ang hirap
Pagkatapos, magkakaroon ka ng walang katapusang pagpupulong ng komite upang pagtalunan kung aling mga KPI ang dapat na Key at kung aling mga sukatan ang dapat na mga tagapagpahiwatig lamang ng pagganap. Ang mga komite ng mga stakeholder ay magtatalo sa eksaktong kahulugan ng mga sukatan na napili. Sa puntong iyon kung saan mo naaalala na ang kumpanyang binili mo sa Europe ay hindi sumusunod sa parehong Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) gaya ng ginagawa mo sa US. Ang mga pagkakaiba sa pagkilala sa kita at pagkakategorya ng gastos ay hahantong sa mga hindi pagkakapare-pareho sa mga KPI tulad ng Profit Margin. Ang paghahambing ng mga international productivity KPI ay dumaranas ng mga katulad na problema. Kaya ang mga argumento at walang katapusang mga talakayan.
Iyan ang mahirap na bahagi – pagdating sa isang kasunduan sa kahulugan ng mga KPI. Ang hakbang sa proseso ng KPI ay talagang diretso.
Ang anumang negosyong mahusay na pinamamahalaan ay dadaan sa prosesong ito ng KPI habang ito ay lumalago mula sa isang pangunahing operasyon ng basement hanggang sa isa na hindi na maaaring lumipad sa ilalim ng radar. Igigiit ng mga Venture Capitalist ang ilang KPI. Ang mga regulator ng gobyerno ay igigiit sa iba.
Tandaan ang dahilan kung bakit ka gumagamit ng mga KPI. Bahagi ang mga ito ng analytics na tumutulong sa iyong patakbuhin ang iyong negosyo at gumawa ng maayos at may kaalamang mga desisyon. Sa isang mahusay na ipinatupad na KPI system, malalaman mo kung saan ka nakatayo ngayon, kung ano ang hitsura ng negosyo kahapon at mahuhulaan kung ano ang magiging hitsura ng bukas. Kung hindi maganda ang hinaharap, gugustuhin mong gumawa ng ilang pagbabago – mga pagbabago sa iyong mga proseso, sa iyong negosyo. Kung ang unang quarter na profit margin KPI sa susunod na taon ay hinuhulaan na mas mababa taon-over-year, gugustuhin mong tumingin ng mga paraan upang taasan ang kita o bawasan ang mga gastos.
Iyan ang cycle ng proseso ng KPI: Sukatin – Suriin – Baguhin. Taun-taon, gugustuhin mong tasahin ang iyong mga target na KPI. Ang mga KPI ay nagtulak ng pagbabago. Ang organisasyon ay bumuti. Tinalo mo ang target na Net Profit Margin ng dalawang puntos! Ayusin natin ang target sa susunod na taon pataas at tingnan natin kung mas mahusay pa tayo sa susunod na taon.
Ang madilim na tagiliran
Ang ilang mga kumpanya ay may layunin na talunin ang sistema. Ang ilang mga startup na kumpanya, ang ilan ay may pagpopondo ng Venture Capital, ay itinulak upang makabuo ng mas mataas at mas mataas na kita, quarter over quarter. Ang mga VC ay wala sa negosyo para mawalan ng pera. Hindi madaling ipagpatuloy ang tagumpay sa pagbabago ng mga kondisyon sa marketing at cutthroat na kumpetisyon.
Sa halip na Sukatin – Suriin – Baguhin ang proseso , o baguhin ang target, binago ng ilang kumpanya ang KPI.
Isaalang-alang ang pagkakatulad na ito. Isipin ang isang marathon race kung saan ang mga kalahok ay nagsasanay at naghahanda nang ilang buwan batay sa isang tiyak na distansya, 26.2 milya. Gayunpaman, sa kalagitnaan ng karera, biglang nagpasya ang mga organizer na baguhin ang distansya sa 15 milya nang walang paunang abiso. Ang hindi inaasahang pagbabagong ito ay lumilikha ng isang disbentaha para sa ilang mga runner na maaaring tumakbo sa kanilang sarili at inilaan ang kanilang enerhiya at mga mapagkukunan para sa orihinal na distansya. Gayunpaman, nakikinabang ito sa mga runner na lumabas nang napakabilis upang tapusin ang orihinal na distansya. Pinapangit nito ang tunay na pagganap at ginagawang mahirap ihambing ang mga resulta nang patas. Ang sitwasyong ito ay makikita bilang isang pagtatangka na manipulahin ang kinalabasan at itago ang mga pagkukulang ng ilang mga kalahok. Ang mga malinaw na mabibigo sa mas mahabang distansya dahil ginugol nila ang lahat ng kanilang lakas ay, sa halip, ay gagantimpalaan para sa pagiging pinakamabilis na makatapos ng karera na may bagong metric na kahulugan.
Katulad nito, sa negosyo, ang mga kumpanya tulad ng Enron, Volkswagen, Wells Fargo, at Theranos
ay kilala na manipulahin ang kanilang mga KPI, mga pahayag sa pananalapi, o kahit na mga pamantayan ng industriya upang lumikha ng ilusyon ng tagumpay o itago ang hindi magandang pagganap. Maaaring linlangin ng mga pagkilos na ito ang mga stakeholder, mamumuhunan, at publiko, katulad ng kung paano maaaring linlangin ng pagbabago sa mga panuntunan ng isang kompetisyon sa palakasan ang mga kalahok at manonood.
Ang Enron ay wala na ngayon, ngunit minsan ay nasa tuktok ng food chain bilang isa sa mga pinaka-makabagong kumpanya ng America. Noong 2001 bumagsak si Enron dahil sa mga mapanlinlang na kasanayan sa accounting. Ang isa sa mga nag-aambag na kadahilanan ay ang pagmamanipula ng mga KPI upang magpakita ng isang paborableng imahe sa pananalapi. Gumamit si Enron ng mga kumplikadong off-balance-sheet na transaksyon at nag-adjust ng mga KPI para palakihin ang mga kita at itago ang utang, panlilinlang sa mga mamumuhunan at regulator.
Noong 2015, nahaharap ang Volkswagen sa matinding stock hit nang ihayag nila na minanipula nila ang data ng emisyon sa pagsubok sa kanilang mga diesel na kotse. Dinisenyo ng VW ang kanilang mga makina upang i-activate ang mga kontrol ng emisyon sa panahon ng pagsubok ngunit huwag paganahin ang mga ito sa panahon ng regular na pagmamaneho, na pinipihit ang mga KPI ng emisyon. Ngunit hindi sumusunod sa mga patakaran, nagawa nilang isulong ang magkabilang panig ng isang balanseng equation - pagganap at mga pinababang emisyon. Ang sadyang pagmamanipula na ito ng mga KPI ay humantong sa malaking legal at pinansyal na kahihinatnan para sa kumpanya.
Itinulak ni Wells Fargo ang kanilang mga empleyado na matugunan ang mga agresibong target sa pagbebenta para sa mga bagong credit card. Isang bagay na hindi inaasahan ang tumama sa fan nang matuklasan na upang matugunan ang kanilang mga KPI, ang mga empleyado ay nagbukas ng milyun-milyong hindi awtorisadong bank at credit card account. Ang hindi makatotohanang mga target sa pagbebenta at hindi wastong KPI ay nag-udyok sa mga empleyado na makisali sa mga mapanlinlang na aktibidad, na nagreresulta sa isang malaking pagkawala ng reputasyon at pananalapi para sa bangko.
Gayundin sa balita kamakailan, ang Theranos, isang kumpanya ng teknolohiya sa pangangalagang pangkalusugan, ay nag-claim na nakabuo ng isang rebolusyonaryong teknolohiya sa pagsusuri ng dugo. Kalaunan ay nabunyag na ang mga claim ng kumpanya ay batay sa mga maling KPI at mapanlinlang na impormasyon. Sa kasong ito, hindi pinansin ng mga sopistikadong mamumuhunan ang mga pulang bandila at nahuli sa hype ng pangako ng isang rebolusyonaryong startup. Kasama sa "mga lihim ng kalakalan" ang pekeng mga resulta sa mga demo. Minamanipula ng Theranos ang mga KPI na nauugnay sa katumpakan at pagiging maaasahan ng kanilang mga pagsubok, na sa huli ay humantong sa kanilang pagbagsak at mga legal na epekto.
Ipinapakita ng mga halimbawang ito kung paano maaaring humantong sa matitinding kahihinatnan ang pagmamanipula o maling pagkatawan sa mga KPI, kabilang ang pagbagsak sa pananalapi, pinsala sa reputasyon, at legal na aksyon. Itinatampok nito ang kahalagahan ng etikal na pagpili ng KPI, transparency, at tumpak na pag-uulat sa pagpapanatili ng tiwala at napapanatiling mga kasanayan sa negosyo.
Ang moral ng kwento
Ang mga KPI ay isang mahalagang asset upang masukat ang kalusugan ng isang organisasyon at gabayan ang mga desisyon sa negosyo. Ginamit ayon sa nilalayon, maaari silang magbigay ng babala kapag kinakailangan ang pagwawasto. Kapag, gayunpaman, binago ng masasamang aktor ang mga panuntunan sa gitna ng kaganapan, ang mga masasamang bagay ay nangyayari. Hindi mo dapat baguhin ang distansya sa finish line pagkatapos magsimula ang karera at hindi mo dapat baguhin ang mga kahulugan ng mga KPI na idinisenyo upang bigyan ng babala ang nalalapit na kapahamakan.
- https://www.techtarget.com/searchbusinessanalytics/definition/key-performance-indicators-KPIs ↑
