Co musí zaměstnavatelé udělat, aby přivítali své pracovníky zpět v kanceláři

Po téměř 2 letech práce z domova některé věci prostě nebudou stejné.

V reakci na pandemii koronaviru mnoho podniků zavřelo dveře svých kamenných obchodů a požádalo své zaměstnance, aby pracovali z domova. Zaměstnavatelé, kteří mohli přejít na vzdálenou pracovní sílu, to udělali ve jménu bezpečnosti pracovníků. Byl to velký přechod. Nešlo pouze o kulturní posun, ale v mnoha případech se IT a provozy musely snažit podporovat distribuovanou síť jednotlivců. Očekávalo se, že každý bude mít stále přístup ke stejným zdrojům, i když už fyzicky nebude v síti.

Některá odvětví neměla možnost umožnit svým zaměstnancům pracovat na dálku. Myslete na zábavu, pohostinství, restaurace a maloobchod. Která odvětví přestála pandemii nejlépe? Big Pharma, výrobci masek, donášky domů a obchody s alkoholem, samozřejmě. Ale o tom náš příběh není. Technologickým společnostem se dařilo. Technické společnosti jako Zoom, Microsoft Teams a Skype byly připraveny podpořit další odvětví v nové poptávce po virtuálních schůzkách. Jiní, bez práce nebo užívajících si uzamčení, se obrátili na online hraní. Ať už lidé pracovali na dálku nebo byli nově propuštěni, technologie související se spoluprací a komunikací byly potřeba více než kdy jindy.

To vše je za námi. Výzvou teď je dostat všechny zpět do kanceláře. Někteří pracovníci říkají: "Sakra ne, já nepůjdu." Brání se návratu do kanceláře. Někteří mohou skončit. Většina společností však požaduje, aby se jejich zaměstnanci vrátili do kanceláře alespoň v hybridním modelu – 3 nebo 4 dny v kanceláři a zbytek pracovat z domova. Kromě osobních a personálních, je vaše komerční nemovitost, která byla tak dlouho prázdná, připravena přivítat doma tyto zaměstnance?  

Bezpečnost

Někteří zaměstnanci, které jste najali během pohovorů se Zoomem, odeslali jste notebook a nikdy ani neviděli vnitřek vaší kanceláře. Těší se, že se poprvé setkají se svými spoluhráči tváří v tvář. Ale jejich notebook nikdy nebyl ve vaší fyzické síti.  

• Byl operační systém počítače udržován aktuální pomocí bezpečnostních aktualizací a oprav?  
• Mají notebooky zaměstnanců vhodný antivirový software?
• Byli zaměstnanci proškoleni v oblasti kybernetické bezpečnosti? Phishing a ransomware útoky jsou na vzestupu. Domácí pracovní prostory mohou být méně bezpečné a zaměstnanec by si do kanceláře mohl nevědomky přenést malware. Chyby zabezpečení sítě Office mohou být ohroženy.
• Jak si vaše zabezpečení sítě a adresářové služby poradí s MAC adresou, kterou nikdy předtím neviděli?
• Fyzická bezpečnost se možná stala laxní. Pokud zaměstnanci přešli z týmu nebo ze společnosti, nezapomněli jste si vyzvednout jejich odznaky a/nebo jim zakázat přístup?

Komunikace

Mnozí z těch, kteří se vracejí do kanceláře, ocení, že mají spolehlivou internetovou a telefonní službu, o kterou se nemusí starat a řešit problémy sami.

• Zkontrolovali jste stolní telefony a telefony konferenčních místností? Je velká šance, že pokud telefony VOIP nebyly nějakou dobu používány, bude možná nutné je resetovat. S jakýmikoli výkyvy elektřiny, změnami v hardwaru, síťovými závadami tyto telefony často ztrácejí svou IP a budou muset být alespoň restartovány, pokud jim nejsou přiděleny nové IP adresy.
• Zaměstnanci, kteří pracovali z domova, z nouze využívají svou oblíbenou službu rychlého zasílání zpráv a také videokonference. Ty byly nesmírně užitečné při zvyšování produktivity. Budou tito zaměstnanci zklamáni, když zjistí, že takové nástroje, na které se spoléhají, jsou v kanceláři stále omezeny? Je čas přehodnotit rovnováhu mezi produktivitou a kontrolou?  

Hardware a software

Váš IT tým byl zaneprázdněn udržováním připojení vzdálené jednotky. Kancelářský hardware a software byl zanedbán.

• Potřeboval někdy váš interní systém podporovat tolik uživatelů současně?
• Je některé z vybavení nyní po 2 letech zastaralé nebo zastaralé? Servery, modemy, routery, přepínače.
• Je software serverů aktuální s nejnovějšími verzemi? Jak OS, tak aplikace.
• A co licence na váš firemní software? Jste v souladu? Máte více uživatelů, než jste mívali? Jsou licencovány pro souběžné použití?  

kultura

Ne, tohle není váš domov, ale co je opravdu lákadlem na návratu do kanceláře? Neměl by to být jen další mandát.

• Nápojový automat nebyl naplněn měsíce. Udělejte z toho opravdové přivítání zpět. Nedopusťte, aby se vaši zaměstnanci cítili, jako by se plížili do opuštěného domu a nebyli očekáváni. Svačiny nezruinují banku a dají jim hodně najevo, že je ocení. Pamatujte, že někteří zaměstnanci by přesto raději zůstali doma.
• Uspořádejte den ocenění zaměstnanců. Mnoho společností pořádá jakési slavnostní otevření, aby přivítalo zaměstnance zpět.
• Jedním z důvodů, proč chcete, aby se zaměstnanci vrátili do kanceláře, je spolupráce a produktivita. Neduste vytváření sítí a kreativitu zastaralými politikami. Držte krok s nejnovějšími CDC a místními pokyny. Umožněte zaměstnancům nastavit si pohodlné hranice, maskovat se, pokud chtějí, a zůstat doma, když by měli.  

• V posledních dvou letech jste nepochybně přijali nové zaměstnance. Nezapomeňte je orientovat do fyzického prostoru. Ukažte jim okolí. Ujistěte se, že mají kde zaparkovat a všechny své kancelářské potřeby. Ujistěte se, že se za příchod do kanceláře necítí penalizováni.
• Neexistuje žádné nebezpečí, že by zaměstnanci zapomněli na neformální pátek, ale není nutné, aby se to každý den vkrádalo do neformálního. Nebojte se, spousta z nás má outfity, které trpělivě čekaly, až se k nim vrátíme. Člověk jen doufá, že se stále hodí k „pandemické 15“ nyní na nás.

souhlas

Na začátku pandemie mnoho organizací pomalu umožňovalo zaměstnancům pracovat z domova. Byl to nový způsob myšlení. Většina z nich neochotně souhlasila s tím, že nechá mnoho svých pracovníků pracovat na dálku. Jednalo se o nové území a neexistovala shoda ohledně optimální rovnováhy mezi vzdálenou a kancelářskou prací.  V říjnu 2020 učinila Coca-Cola překvapivé oznámení. Titulky křičely, Stálá práce z domova pro všechny indické zaměstnance.  „Model práce z domova přiměl mnoho společností a organizací (především IT) k rozhodnutí, že jakmile se dopad pandemie začne snižovat, už nikdy nebude nucena velká část zaměstnanců vracet se do kanceláře.“ Došlo k posunu k práci na dálku a výsledky průzkumu PWC se chlubily tím, že „práce na dálku byla pro zaměstnance i zaměstnavatele ohromným úspěchem“. Páni.

Není divu, že ne všichni souhlasí. David Solomon, generální ředitel společnosti Goldman Sachs, říká, že práce na dálku je „aberací“.  Nebýt překonán, Elon Musk, hlavní disident, říká: "práce na dálku již není přijatelná."  Musk však udělal ústupek. Řekl, že jeho zaměstnanci Tesly mohou pracovat na dálku, pokud budou v kanceláři minimálně (“a myslím minimálně”) 40 hodin týdně! Twitter byl jednou z prvních společností, které přijaly politiku práce z domova. Vedoucí pracovníci Twitteru v roce 2020 slíbili, že budou mít „rozdělenou pracovní sílu“, navždy.  Ve svých diskuzích o koupi Twitteru Musk jasně řekl, že očekává, že všichni budou v kanceláři.

Takže žádný konsenzus, ale spousta silných názorů na obou stranách. Upozornění zaměstnance.

Zásady a procesy

Během pandemie se procesy posunuly. Přizpůsobili se distribuované pracovní síle. Společnosti musely revidovat zásady a postupy, aby vyhovovaly všemu, co se týká nástupu a školení nových zaměstnanců, týmových schůzek, bezpečnosti a měření času.

• Nedávná Gartnerova studie zjistili, že jedním z posunů procesů byl jemný přechod k odolnosti a flexibilitě. Dříve byl kladen důraz na vytváření procesů pro maximalizaci efektivity. Některé organizace zjistily, že procesy optimalizované pro efektivitu jsou příliš křehké a postrádají flexibilitu. Zvažte dodavatelský řetězec just-in-time. Na svém vrcholu jsou úspory peněz obrovské. Pokud však dojde k narušení dodavatelského řetězce, musíte prozkoumat další možnosti.
• Stejná studie zjistila, že procesy jsou stále složitější, protože společnost samotná se stává složitější. Společnosti diverzifikují své zdroje a trhy ve snaze zmírnit a řídit rizika.
• Možná je vhodná doba pro interní kontrolu. Potřebují vaše zásady revizi? Vyvinuly se tak, aby zvládly budoucí nepředvídané události? Co vaše společnost udělá jinak s příští epidemií?

Proč investovat do čističky vzduchu?

Dobrou zprávou je, že velká migrace zpět do kanceláře není nouze. Na rozdíl od rychlého kosmického posunu, který narušil podnikání a naše životy, si můžeme naplánovat, jak chceme, aby nový normál vypadal. Možná to nevypadá stejně jako před pandemií, ale s trochou štěstí by to mohlo být lepší. Využijte přechod zpět do kanceláře jako příležitost k přehodnocení a plánování silnější budoucnosti.

 Průzkum PWC, červen 2020, Průzkum práce na dálku v USA: PwC

 Coca Cola deklaruje trvalou práci z domova pro všechny indické zaměstnance; Příspěvek na židli, internet! – Trak.in – Indické podnikání v oblasti technologií, mobilních zařízení a startupů

 Elon Musk říká, že vzdálení pracovníci jen předstírají, že pracují. Ukázalo se, že má (tak nějak) pravdu (yahoo.com)

 Muskovo úřadující ultimátum by mohlo narušit plán vzdálené práce Twitteru (businessinsider.com)