Είναι άγριοι και είναι αχαλίνωτοι!

Είχα γράψει προηγουμένως για το shadow IT εδώ.  Σε αυτό το άρθρο συζητάμε τον επιπολασμό του, τον κίνδυνο και τον τρόπο διαχείρισης του. Δεν είχα ιδέα ότι τα Feral Information Systems (FIS) ήταν ένα πράγμα. Άγριες γάτες που είχα ακούσει. Στην πραγματικότητα πήραμε δύο άγριες γάτες. Λοιπόν, ήταν γατάκια έξω στο κρύο, χωρίς εμφανή ιδιοκτήτη. Ποιος δεν θα τα έπαιρνε. Τα πήγαμε στον κτηνίατρο και τα ταίσαμε. Πάνω από δύο χρόνια αργότερα, έμαθαν μερικούς τρόπους, αλλά μένουν μακριά από τους ανθρώπους τους.  Μία ομάδα που μελετά αυτά τα πράγματα κατατάσσει τις άγριες γάτες ως ένα από τα 100 χειρότερα χωροκατακτητικά είδη στον κόσμο.   

Πληροφοριακά Συστήματα Feral

Τα συστήματα πληροφοριών Feral είναι επίσης επεμβατικά, καθώς και επίμονα και ανθεκτικά. ο ορισμός του FIS είναι ένα ηλεκτρονικό σύστημα που αναπτύχθηκε από έναν ή περισσότερους υπαλλήλους για να βοηθήσει στην εκτέλεση των επιχειρηματικών τους διαδικασιών. Συχνά έχει σχεδιαστεί για να παρακάμπτει, να παρακάμπτει ή να παρακάμπτει συστήματα που έχουν εντολή Enterprise. Σύμφωνα με την ίδια πηγή, «η γνώση των FIS παραμένει περιορισμένη και οι θεωρητικές εξηγήσεις που προσφέρονται για τα FIS αμφισβητούνται ευρέως». Αυτή η έλλειψη κατανόησης οφείλεται πιθανώς στην πειρατική φύση των FIS. Οι πειρατές δεν διαφημίζονται.

Σκιά IT

Το FIS είναι παρόμοιο, αλλά διαφορετικό από το Shadow IT. Ενώ α άγριο πληροφοριακό σύστημα είναι οποιοδήποτε σύστημα που δημιουργούν οι χρήστες για να αντικαταστήσουν τις λειτουργίες του εξουσιοδοτημένου Enterprise System, τα σκιώδη συστήματα IT τείνουν να ζουν παράλληλα με τα εταιρικά συστήματα και να αναπαράγουν τη λειτουργικότητά του. Υπάρχει κάποια επικάλυψη σε αυτό που ονομάζεται «λύσεις αντιμετώπισης», οι οποίες τείνουν να είναι πιο ανεπίσημες και προσωρινές διαδικασίες για τον χειρισμό μη τυπικών υποθέσεων τις οποίες το εταιρικό πρότυπο δεν αντιμετωπίζει επαρκώς. Όλα μοιράζονται το κίνητρο ότι έχουν αναπτυχθεί για την αντιμετώπιση πραγματικών ή αντιληπτών κενών στο σύστημα καταγραφής.  

Γιατί υπάρχει πρόβλημα;

Γιατί υπάρχουν εξαρχής κάποιο από αυτά; Μερικοί ερευνητές προτείνουν ότι τα FIS μπορεί να είναι πράγματι καλό, καθώς επιδεικνύουν καινοτομία και βοηθούν μια συγκεκριμένη ομάδα να επιτύχει τους επιχειρηματικούς της στόχους. Προσωπικά, δεν είμαι τόσο σίγουρος. Νομίζω ότι αυτό που συμβάλλει περισσότερο στη διάδοση των FIS είναι όταν οι οργανισμοί έχουν δομική ή πολιτιστική πίεση. Με άλλα λόγια, υπάρχει κάτι στην οργανωτική κουλτούρα, τις διαδικασίες ή την τεχνολογία που συμπιέζει το μπαλόνι. Όταν το μπαλόνι πιέζεται, ο αέρας δημιουργεί μια φυσαλίδα αλλού. Το ίδιο ισχύει με την τεχνολογία και τα συστήματα δεδομένων. Εάν οι διαδικασίες είναι περίπλοκες, εάν τα συστήματα δεν είναι διαισθητικά, εάν τα δεδομένα δεν είναι προσβάσιμα, οι εργαζόμενοι τείνουν να αναπτύσσουν λύσεις. Οι διαδικασίες απλοποιούνται. Τα πιο εύκολα συστήματα υιοθετούνται ad hoc. Τα δεδομένα μοιράζονται κρυφά.

Η Λύση

Ίσως να μην είναι δυνατό να εξαλειφθεί η πανδημία των άγριων συστημάτων πληροφοριών. Είναι σημαντικό, ωστόσο, να τα γνωρίζουμε και να κατανοούμε τους λόγους για τους οποίους αναπτύσσονται. Τα FIS μπορεί να αποτελούν ένδειξη ενός τομέα της επιχείρησης που πρέπει να βελτιωθεί. Εάν ο οργανισμός αντιμετωπίζει συστημικά ή σχετιζόμενα με τη διαδικασία ζητήματα των δυσκολιών των αναλυτών στη χρήση εξουσιοδοτημένων εργαλείων και στην πρόσβαση σε δεδομένα, ενδέχεται να υπάρξουν λιγότερες ανάγκες αναζήτησης άγριων συστημάτων πληροφοριών.