Shadow IT: Εξισορρόπηση των κινδύνων και των οφελών που αντιμετωπίζει κάθε οργανισμός

Περίληψη

Η αναφορά αυτοεξυπηρέτησης είναι η γη της επαγγελίας της ημέρας. Είτε πρόκειται για το Tableau, το Cognos Analytics, το Qlik Sense ή άλλο εργαλείο ανάλυσης, όλοι οι προμηθευτές φαίνεται να προωθούν την ανακάλυψη και ανάλυση δεδομένων αυτοεξυπηρέτησης. Με το self-service έρχεται το Shadow IT. Το διατυπώνουμε όλοι Οι οργανισμοί υποφέρουν από το Shadow IT που κρύβεται στη σκιά, στον ένα ή τον άλλο βαθμό. Η λύση είναι να ρίξετε φως σε αυτό, να διαχειριστείτε τους κινδύνους και να μεγιστοποιήσετε τα οφέλη. 

Επισκόπηση

Σε αυτή τη λευκή βίβλο θα καλύψουμε την εξέλιξη του ρεπορτάζ και τα βρώμικα μυστικά για τα οποία κανείς δεν μιλάει. Τα διαφορετικά εργαλεία απαιτούν διαφορετικές διαδικασίες. Μερικές φορές ακόμη και ιδεολογίες.  Ιδεολογίες είναι «οι ολοκληρωμένοι ισχυρισμοί, θεωρίες και στόχοι που συνιστούν ένα κοινωνικοπολιτικό πρόγραμμα». Δεν πρόκειται να πάρουμε κοινωνικοπολιτικός αλλά δεν μπορώ να σκεφτώ λέξη για να μεταφέρω ένα πρόγραμμα επιχειρήσεων και πληροφορικής. Θα θεωρούσα ότι η βάση δεδομένων Kimball-Inmon χωρίζει μια ιδεολογική συζήτηση με παρόμοιο τρόπο. Με άλλα λόγια, η προσέγγισή σας, ή ο τρόπος που σκέφτεστε, οδηγεί τις πράξεις σας.  

Ιστορικό

Όταν ο IBM 5100 PC ήταν τελευταίας τεχνολογίας, 10,000 $ θα σας έδινε μια οθόνη 5 ιντσών με ενσωματωμένο πληκτρολόγιο, 16K RAM και μονάδα ταινίας που ζυγίζει λίγο περισσότερο από 50 κιλά. Κατάλληλο για λογιστική, αυτό θα συνδεόταν με μια ανεξάρτητη διάταξη δίσκων στο μέγεθος ενός μικρού ντουλαπιού αρχειοθέτησης. Οποιοσδήποτε σοβαρός υπολογισμός εξακολουθούσε να γίνεται μέσω τερματικών σε χρονομεριστική μίσθωση mainframe. (εικόνα)

"Οι φορείς εκμετάλλευσης” διαχειριζόταν τους μαργαρίτες υπολογιστές και έλεγχε την πρόσβαση στον έξω κόσμο. Ομάδες χειριστών, ή μετέπειτα sysadmins και devops, αυξήθηκαν για να υποστηρίξουν την συνεχώς αναπτυσσόμενη τεχνολογία. Η τεχνολογία ήταν μεγάλη. Οι ομάδες που τους διαχειρίστηκαν ήταν μεγαλύτερες.

Η διαχείριση επιχειρήσεων και η υποβολή εκθέσεων με γνώμονα την πληροφορική αποτελούν τον κανόνα από την αρχή της εποχής των υπολογιστών. Αυτή η ιδεολογία χτίστηκε πάνω στη στιβαρή, συντηρητική προσέγγιση ότι η «The Company» διαχειρίζεται τους πόρους και θα σας παρέχει ό,τι χρειάζεστε. Εάν χρειάζεστε μια προσαρμοσμένη αναφορά ή μια αναφορά σε χρονικό πλαίσιο που ήταν εκτός κύκλου, πρέπει να υποβάλετε ένα αίτημα.  

Η διαδικασία ήταν αργή. Δεν υπήρξε καμία καινοτομία. Agile δεν υπήρχε. Και, όπως η αρχαία δεξαμενή γραφείων, το τμήμα πληροφορικής θεωρήθηκε γενικά.

Παρά τα μειονεκτήματα, έγινε για κάποιο λόγο. Υπήρχαν κάποια πλεονεκτήματα να το κάνεις με αυτόν τον τρόπο. Υπήρχαν διαδικασίες τις οποίες ακολούθησαν όλοι. Οι φόρμες συμπληρώθηκαν εις τριπλούν και δρομολογήθηκαν μέσω αλληλογραφίας μεταξύ γραφείου. Τα αιτήματα δεδομένων από όλο τον οργανισμό ταξινομήθηκαν, ανακατεύτηκαν, ιεραρχήθηκαν και εφαρμόστηκαν με προβλέψιμο τρόπο.  

Υπήρχε μια ενιαία αποθήκη δεδομένων και ένα ενιαίο εργαλείο αναφοράς για όλη την επιχείρηση. Οι κονσερβοποιημένες αναφορές που δημιουργήθηκαν από μια κεντρική ομάδα παρέχονται α μοναδική εκδοχή της αλήθειας. Αν οι αριθμοί ήταν λάθος, όλοι δούλευαν από τους ίδιους λάθος αριθμούς. Υπάρχει κάτι που πρέπει να ειπωθεί για την εσωτερική συνέπεια.

Η διαχείριση αυτού του τρόπου επιχειρηματικής δραστηριότητας ήταν προβλέψιμη. Ήταν προϋπολογισμός.  

Τότε μια μέρα πριν από 15 ή 20 χρόνια, όλα αυτά εξερράγησαν. Έγινε επανάσταση. Η υπολογιστική ισχύς επεκτάθηκε.  Νόμος του Moore – «η επεξεργαστική ισχύς των υπολογιστών θα διπλασιάζεται κάθε δύο χρόνια» – τηρήθηκε. Οι υπολογιστές ήταν μικρότεροι και πανταχού παρόντες.   

Περισσότερες εταιρείες άρχισαν να λαμβάνουν αποφάσεις με βάση τα δεδομένα και όχι τα ένστικτα του εντέρου που είχαν χρησιμοποιήσει για τόσα χρόνια. Συνειδητοποίησαν ότι οι ηγέτες στον κλάδο τους έπαιρναν αποφάσεις με βάση ιστορικά δεδομένα. Σύντομα τα δεδομένα έγιναν σχεδόν σε πραγματικό χρόνο. Τελικά, το ρεπορτάζ έγινε προγνωστικό. Στην αρχή ήταν στοιχειώδες, αλλά ήταν η αρχή της χρήσης αναλυτικών στοιχείων για την οδήγηση επιχειρηματικών αποφάσεων.

Υπήρξε μια στροφή στην πρόσληψη περισσότερων αναλυτών δεδομένων και επιστημόνων δεδομένων για να βοηθήσουν τη διοίκηση να κατανοήσει την αγορά και να λάβει καλύτερες αποφάσεις. Όμως συνέβη ένα αστείο πράγμα. Η κεντρική ομάδα πληροφορικής δεν ακολούθησε την ίδια τάση με τη συρρίκνωση των προσωπικών υπολογιστών. Δεν έγινε αμέσως πιο αποτελεσματικό και μικρότερο.

Ωστόσο, ως απάντηση στην αποκεντρωμένη τεχνολογία, η ομάδα IT άρχισε επίσης να γίνεται πιο αποκεντρωμένη. Ή, τουλάχιστον ρόλοι που παραδοσιακά αποτελούσαν μέρος της πληροφορικής, ήταν πλέον μέρος επιχειρηματικών μονάδων. Αναλυτές που κατανοούσαν τα δεδομένα και την επιχείρηση ήταν ενσωματωμένοι σε κάθε τμήμα. Οι διευθυντές άρχισαν να ζητούν από τους αναλυτές τους περισσότερες πληροφορίες. Οι αναλυτές, με τη σειρά τους, είπαν «Θα χρειαστεί να συμπληρώσω τα αιτήματα δεδομένων εις τριπλούν. Το νωρίτερο που θα εγκριθεί είναι στη συνάντηση ιεράρχησης δεδομένων αυτού του μήνα. Στη συνέχεια, μπορεί να χρειαστούν μία ή δύο εβδομάδες για να επεξεργαστεί το αίτημά μας για δεδομένα – ανάλογα με τον φόρτο εργασίας τους. ΑΛΛΑ… αν μπορούσα να αποκτήσω πρόσβαση στην αποθήκη δεδομένων, θα μπορούσα να σας κάνω ένα ερώτημα σήμερα το απόγευμα.” Και έτσι πάει.

Η στροφή στο self-service είχε ξεκινήσει. Το τμήμα πληροφορικής διευκόλυνε τα κλειδιά για τα δεδομένα. Οι πωλητές ρεπορτάζ και αναλυτικών στοιχείων άρχισαν να ασπάζονται τη νέα φιλοσοφία. Ήταν ένα νέο παράδειγμα. Οι χρήστες βρήκαν νέα εργαλεία για πρόσβαση σε δεδομένα. Ανακάλυψαν ότι θα μπορούσαν να παρακάμψουν τη γραφειοκρατία αν είχαν απλώς πρόσβαση στα δεδομένα. Στη συνέχεια θα μπορούσαν να πραγματοποιήσουν τη δική τους ανάλυση και να μειώσουν τον χρόνο διεκπεραίωσης εκτελώντας τα δικά τους ερωτήματα.

Πλεονεκτήματα των αναφορών και των αναλυτικών στοιχείων αυτοεξυπηρέτησης

Η παροχή άμεσης πρόσβασης στα δεδομένα στις μάζες και η αναφορά αυτοεξυπηρέτησης έλυσαν μια σειρά προβλημάτων,

1. Επικεντρώθηκε  Τα ειδικά σχεδιασμένα εργαλεία που ήταν εύκολα προσβάσιμα αντικατέστησαν ένα ενιαίο, χρονολογημένο, πολλαπλών χρήσεων παλαιού τύπου εργαλείο αναφοράς και ανάλυσης για την υποστήριξη όλων των χρηστών και την απάντηση σε όλες τις ερωτήσεις. 
2. Ευκίνητος.  Προηγουμένως, οι επιχειρηματικές μονάδες παρακωλύονταν από την κακή παραγωγικότητα. Η πρόσβαση μόνο στα δεδομένα του περασμένου μήνα οδήγησε στην αδυναμία να εργαστείτε ευέλικτα. Το άνοιγμα της αποθήκης δεδομένων συντόμευσε τη διαδικασία επιτρέποντας σε όσους βρίσκονται πιο κοντά στην επιχείρηση να λειτουργούν πιο γρήγορα, να ανακαλύπτουν σημαντικές τάσεις και να λαμβάνουν αποφάσεις πιο γρήγορα. Έτσι, αυξήθηκε η ταχύτητα και η αξία των δεδομένων.
3. Ενδυναμωμένος. Αντί οι χρήστες να βασίζονται στην τεχνογνωσία και τη διαθεσιμότητα άλλων για να λαμβάνουν αποφάσεις για αυτούς, τους δόθηκαν οι πόροι, η εξουσία, οι ευκαιρίες και τα κίνητρα για να κάνουν τη δουλειά τους. Έτσι, οι χρήστες ενδυναμώθηκαν χρησιμοποιώντας ένα εργαλείο αυτοεξυπηρέτησης που θα μπορούσε να τους απαλλάξει από την εξάρτηση από άλλους στον οργανισμό τόσο για την πρόσβαση στα δεδομένα όσο και για τη δημιουργία της ίδιας της ανάλυσης.

Προκλήσεις της αναφοράς και των αναλυτικών στοιχείων αυτοεξυπηρέτησης

Ωστόσο, για κάθε πρόβλημα που επιλύθηκε η αναφορά αυτοεξυπηρέτησης, δημιούργησε πολλά άλλα. Η διαχείριση των εργαλείων αναφοράς και ανάλυσης δεν ήταν πλέον κεντρικά από την ομάδα IT. Έτσι, άλλα πράγματα που δεν ήταν προβλήματα όταν μια ομάδα διαχειριζόταν την αναφορά έγιναν πιο απαιτητικά. Πράγματα όπως η διασφάλιση ποιότητας, ο έλεγχος έκδοσης, η τεκμηρίωση και οι διαδικασίες όπως η διαχείριση έκδοσης ή η ανάπτυξη φρόντιζαν μόνοι τους όταν τα διαχειριζόταν μια μικρή ομάδα. Όπου υπήρχαν εταιρικά πρότυπα αναφοράς και διαχείρισης δεδομένων, δεν μπορούσαν πλέον να επιβληθούν. Υπήρχε μικρή διορατικότητα ή ορατότητα για το τι συνέβαινε εκτός της πληροφορικής. Η διαχείριση της αλλαγής ήταν ανύπαρκτη. 

Αυτές οι ελεγχόμενες από το τμήμα περιπτώσεις λειτουργούσαν σαν α παραοικονομία που αναφέρεται σε επιχειρήσεις που συμβαίνουν «κάτω από το ραντάρ», αυτό είναι το Shadow IT. Η Wikipedia ορίζει το Shadow IT ως "της τεχνολογίας των πληροφοριών Συστήματα (ΙΤ) που αναπτύσσονται από τμήματα εκτός του κεντρικού τμήματος πληροφορικής, για την αντιμετώπιση των αδυναμιών των κεντρικών συστημάτων πληροφοριών.» Κάποιοι ορίζουν Σκιά IT περισσότερα βroadly να περιλαμβάνει οποιοδήποτε έργο, προγράμματα, διαδικασίες ή συστήματα που βρίσκονται εκτός του ελέγχου του IT ή του infosec.

Ουάου! Κόψτε ταχύτητα. Εάν το Shadow IT είναι οποιοδήποτε έργο, πρόγραμμα, διαδικασία ή σύστημα που δεν ελέγχει το IT, τότε είναι πιο διάχυτο από όσο πιστεύαμε. Είναι παντού. Για να το πω πιο ωμά, κάθε Ο οργανισμός έχει Shadow IT είτε το αναγνωρίζει είτε όχι.  Ανέρχεται απλώς σε ένα θέμα βαθμού. Η επιτυχία ενός οργανισμού στην αντιμετώπιση του Shadow IT εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το πόσο καλά αντιμετωπίζει ορισμένες βασικές προκλήσεις.

• Ασφάλεια. Στην κορυφή της λίστας των ζητημάτων που δημιουργούνται από το Shadow IT βρίσκεται κινδύνους ασφάλειας. Σκεφτείτε μακροεντολές. Σκεφτείτε υπολογιστικά φύλλα με PMI και PHI που αποστέλλονται μέσω email εκτός του οργανισμού.
• Υψηλότερος κίνδυνος απώλειας δεδομένων.  Και πάλι, λόγω ασυνεπειών στην υλοποίηση ή τις διαδικασίες, κάθε μεμονωμένη υλοποίηση μπορεί να είναι διαφορετική. Αυτό καθιστά δύσκολη την απόδειξη ότι ακολουθούνται καθιερωμένες επιχειρηματικές πρακτικές. Επιπλέον, καθιστά δύσκολη ακόμη και τη συμμόρφωση με απλά αιτήματα ελέγχου χρήσης και πρόσβασης.
• Θέματα συμμόρφωσης.  Σε σχέση με ζητήματα ελέγχου, υπάρχει επίσης αυξημένη πιθανότητα πρόσβασης δεδομένων και ροών δεδομένων, γεγονός που καθιστά δυσκολότερη τη συμμόρφωση με κανονισμούς όπως Νόμος Sarbanes-Oxley, GAAP (Γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές), HIPAA (Νόμος περί φορητότητας και λογοδοσίας για την ασφάλιση υγείας) και άλλοι
• Αναποτελεσματικότητα στην πρόσβαση στα δεδομένα.  Παρόλο που ένα από τα προβλήματα που προσπαθεί να λύσει το κατανεμημένο IT είναι η ταχύτητα στα δεδομένα, οι απροσδόκητες συνέπειες περιλαμβάνουν κρυφό κόστος για τους εργαζόμενους που δεν ανήκουν στον τομέα της χρηματοδότησης, του μάρκετινγκ και του ανθρώπινου δυναμικού, για παράδειγμα, οι οποίοι περνούν το χρόνο τους συζητώντας την εγκυρότητα των δεδομένων, συμβιβαζόμενοι με τους αριθμούς του γείτονά τους και προσπαθούν να διαχειριστούν το λογισμικό από τη θέση του παντελονιού τους.
• Αναποτελεσματικότητα στη διαδικασία. Όταν η τεχνολογία υιοθετείται από πολλές επιχειρηματικές μονάδες ανεξάρτητα, το ίδιο ισχύει και για τις διαδικασίες που σχετίζονται με τη χρήση και την ανάπτυξή τους. Κάποια μπορεί να είναι αποτελεσματικά. Άλλοι όχι και τόσο.  
• Ασυνεπής επιχειρηματική λογική και ορισμοί. Δεν υπάρχει θυρωρός που να θεσπίζει πρότυπα, είναι πιθανό να αναπτυχθούν ασυνέπειες λόγω έλλειψης δοκιμών και ελέγχου εκδόσεων. Χωρίς μια ενοποιημένη προσέγγιση δεδομένων ή μεταδεδομένων, η επιχείρηση δεν έχει πλέον μια ενιαία εκδοχή της αλήθειας. Τα τμήματα μπορούν εύκολα να λάβουν επιχειρηματικές αποφάσεις με βάση ελαττωματικά ή ελλιπή δεδομένα.
• Έλλειψη ευθυγράμμισης με το εταιρικό όραμα.  Το Shadow IT συχνά περιορίζει την υλοποίηση του ROI. Τα εταιρικά συστήματα που ισχύουν για τη διαπραγμάτευση συμβάσεων πωλητών και συμφωνιών μεγάλης κλίμακας μερικές φορές παρακάμπτονται. Αυτό μπορεί ενδεχομένως να οδηγήσει σε υπερβολική αδειοδότηση και διπλότυπα συστήματα. Επιπλέον, διαταράσσει την επιδίωξη των οργανωτικών στόχων και των στρατηγικών σχεδίων της πληροφορικής.

Η ουσία είναι ότι οι καλές προθέσεις της υιοθέτησης της αναφοράς αυτοεξυπηρέτησης οδήγησαν σε ακούσιες συνέπειες. Οι προκλήσεις μπορούν να συνοψιστούν σε τρεις κατηγορίες: διακυβέρνηση, ασφάλεια και ευθυγράμμιση των επιχειρήσεων.

Μην κάνετε λάθος, οι επιχειρήσεις χρειάζονται εξουσιοδοτημένους χρήστες που αξιοποιούν δεδομένα σε πραγματικό χρόνο με σύγχρονα εργαλεία. Χρειάζονται επίσης την πειθαρχία της διαχείρισης αλλαγών, της διαχείρισης εκδόσεων και του ελέγχου εκδόσεων. Λοιπόν, είναι φάρσα η αναφορά αυτοεξυπηρέτησης/BI; Μπορείτε να βρείτε μια ισορροπία μεταξύ αυτονομίας και διακυβέρνησης; Μπορείτε να κυβερνήσετε αυτό που δεν μπορείτε να δείτε;

Η Λύση

Το BI Self-Service Spectrum 

Μια σκιά δεν είναι πια σκιά αν της ρίξεις φως. Με τον ίδιο τρόπο, το Shadow IT δεν πρέπει πλέον να φοβάται εάν βγει στην επιφάνεια. Κατά την έκθεση του Shadow IT, μπορείτε να επωφεληθείτε από τα πλεονεκτήματα της αναφοράς αυτοεξυπηρέτησης που απαιτούν οι επιχειρησιακοί χρήστες, ενώ ταυτόχρονα μειώνετε τον κίνδυνο μέσω της διακυβέρνησης. Το Governing Shadow IT ακούγεται οξύμωρο, αλλά στην πραγματικότητα είναι μια ισορροπημένη προσέγγιση για την επίβλεψη της αυτοεξυπηρέτησης.

Μου αρέσει αυτό αναλογία του συγγραφέα (δανεισμένο από Κίμπαλ) αυτοεξυπηρέτησης BI/αναφορών που παρομοιάζεται με μπουφέ εστιατορίου. Ο μπουφές είναι self-service με την έννοια ότι μπορείς να πάρεις ό,τι θέλεις και φέρε το πίσω στο τραπέζι σου. Αυτό δεν σημαίνει ότι θα πάτε στην κουζίνα και θα βάλετε μόνοι σας τη μπριζόλα σας στη σχάρα. Χρειάζεσαι ακόμα αυτόν τον σεφ και την ομάδα της κουζίνας της. Το ίδιο συμβαίνει με την αναφορά αυτοεξυπηρέτησης/BI, θα χρειάζεστε πάντα την ομάδα IT για την προετοιμασία του μπουφέ δεδομένων μέσω εξαγωγής, μετασχηματισμού, αποθήκευσης, ασφάλειας, μοντελοποίησης, υποβολής ερωτημάτων και διακυβέρνησης.  

Ένας μπουφές που μπορείτε να φάτε με όλα τα γεύματα μπορεί να είναι πολύ απλός. Αυτό που έχουμε παρατηρήσει είναι ότι υπάρχουν διαφορετικοί βαθμοί συμμετοχής της ομάδας κουζίνας του εστιατορίου. Με μερικούς, όπως ο παραδοσιακός μπουφές, ετοιμάζουν το φαγητό στο πίσω μέρος και απλώνουν το smorgasbord όταν είναι έτοιμο για φαγητό. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να φορτώσετε το πιάτο σας και να το πάρετε πίσω στο τραπέζι σας. Αυτό είναι το Las Vegas MGM Grand Buffet ή το επιχειρηματικό μοντέλο Golden Corral. Στο άλλο άκρο του φάσματος, βρίσκονται επιχειρήσεις όπως το Home Chef, το Blue Apron και το Hello Fresh, που παραδίδουν μια συνταγή και τα υλικά στην πόρτα σας. Απαιτείται κάποια συναρμολόγηση. Κάνουν τα ψώνια και τον προγραμματισμό γευμάτων. Κάνε τα υπόλοιπα.

Κάπου στο ενδιάμεσο, ίσως, υπάρχουν μέρη όπως το Mongolian Grill που έχουν προετοιμάσει τα υλικά αλλά τα έχουν βάλει για να τα επιλέξετε και μετά δώστε το πιάτο σας με ωμό κρέας και λαχανικά στον σεφ για να το βάλει στη φωτιά. Σε αυτήν την περίπτωση, η επιτυχία του τελικού αποτελέσματος εξαρτάται (τουλάχιστον εν μέρει) από εσάς να επιλέξετε ένα μείγμα υλικών και σάλτσες που ταιριάζουν καλά. Εξαρτάται επίσης από την προετοιμασία και την ποιότητα του φαγητού που πρέπει να επιλέξετε, καθώς και από την ικανότητα του σεφ που μερικές φορές προσθέτει τις δικές του πινελιές.

Το BI Self-Service Spectrum

Η ανάλυση αυτοεξυπηρέτησης είναι σχεδόν η ίδια. Οι οργανισμοί με αναλυτικά στοιχεία αυτοεξυπηρέτησης τείνουν να πέφτουν κάπου στο φάσμα. Στο ένα άκρο του φάσματος βρίσκονται οργανισμοί, όπως το MGM Grand Buffet, όπου η ομάδα IT εξακολουθεί να κάνει όλα τα δεδομένα και την προετοιμασία μεταδεδομένων, επιλέγει το εργαλείο ανάλυσης και αναφοράς για όλη την επιχείρηση και το παρουσιάζει στον τελικό χρήστη. Το μόνο που χρειάζεται να κάνει ο τελικός χρήστης είναι να επιλέξει τα στοιχεία δεδομένων που θέλει να δει και να εκτελέσει την αναφορά. Το μόνο πράγμα αυτοεξυπηρέτησης σχετικά με αυτό το μοντέλο είναι ότι η αναφορά δεν έχει ήδη δημιουργηθεί από την ομάδα IT. Η φιλοσοφία των οργανισμών που χρησιμοποιούν το Cognos Analytics εμπίπτει σε αυτό το άκρο του φάσματος.

Οι οργανισμοί που μοιάζουν περισσότερο με τα κιτ γευμάτων που παραδίδονται στην πόρτα σας τείνουν να παρέχουν στους τελικούς χρήστες τους ένα «κιτ δεδομένων» που περιλαμβάνει τα δεδομένα που χρειάζονται και την επιλογή των εργαλείων με τα οποία μπορούν να έχουν πρόσβαση. Αυτό το μοντέλο απαιτεί από τον χρήστη να κατανοήσει καλύτερα τόσο τα δεδομένα όσο και το εργαλείο για να πάρει τις απαντήσεις που χρειάζεται. Σύμφωνα με την εμπειρία μας, οι εταιρείες που αξιοποιούν την Qlik Sense και το Tableau τείνουν να εμπίπτουν σε αυτήν την κατηγορία.

Τα εταιρικά εργαλεία όπως το Power BI μοιάζουν περισσότερο με το Μογγολικό Grill – κάπου στη μέση.  

Αν και μπορούμε να γενικεύσουμε και να τοποθετήσουμε οργανισμούς που χρησιμοποιούν διάφορα εργαλεία ανάλυσης σε διαφορετικά σημεία του "Φάσματος Αυτοεξυπηρέτησης BI", η πραγματικότητα είναι ότι η θέση μπορεί να αλλάξει λόγω πολλών παραγόντων: η εταιρεία μπορεί να υιοθετήσει νέες τεχνολογίες, να αυξηθεί η ικανότητα των χρηστών, η διαχείριση μπορεί να υπαγορεύσει μια προσέγγιση ή η επιχείρηση μπορεί απλώς να εξελιχθεί σε ένα πιο ανοιχτό μοντέλο αυτοεξυπηρέτησης με μεγαλύτερη ελευθερία για τους καταναλωτές δεδομένων. Στην πραγματικότητα, η θέση στο φάσμα μπορεί ακόμη και να διαφέρει μεταξύ των επιχειρηματικών μονάδων στον ίδιο οργανισμό.  

Η Εξέλιξη του Analytics

Με τη στροφή προς την αυτοεξυπηρέτηση και καθώς οι οργανισμοί κινούνται προς τα δεξιά στο BI Buffet Spectrum, τα παραδοσιακά δικτατορικά Κέντρα Αριστείας έχουν αντικατασταθεί από συνεργατικές κοινότητες πρακτικής. Το IT μπορεί να συμμετάσχει σε αυτές τις μήτρες ομάδες που βοηθούν στην κοινωνικοποίηση των βέλτιστων πρακτικών σε όλες τις ομάδες παράδοσης. Αυτό επιτρέπει στις ομάδες ανάπτυξης από την πλευρά των επιχειρήσεων να διατηρήσουν κάποια αυτονομία ενώ εργάζονται εντός των εταιρικών ορίων διακυβέρνησης και αρχιτεκτονικής.

Το ΙΤ πρέπει να παραμείνει σε εγρήγορση. Οι χρήστες που δημιουργούν τις δικές τους αναφορές – και σε ορισμένες περιπτώσεις, μοντέλα – ενδέχεται να μην γνωρίζουν τους κινδύνους για την ασφάλεια των δεδομένων. Ο μόνος τρόπος για να αποτραπούν πιθανές διαρροές ασφαλείας είναι η προληπτική αναζήτηση νέου περιεχομένου και η αξιολόγηση τους ως προς τη συμμόρφωσή τους.

Η επιτυχία του ρυθμιζόμενου Shadow IT αφορά επίσης τις διαδικασίες που εφαρμόζονται για να διασφαλιστεί η συμμόρφωση με τις πολιτικές ασφάλειας και απορρήτου. 

Παράδοξα αυτοεξυπηρέτησης 

Η διοικούμενη ανάλυση αυτοεξυπηρέτησης συμβιβάζει τις πολικές δυνάμεις που φέρνουν αντιμέτωπες την ελευθερία ενάντια στον έλεγχο. Αυτή η δυναμική εμφανίζεται σε πολλούς τομείς των επιχειρήσεων και της τεχνολογίας: ταχύτητα έναντι προτύπων. καινοτομία έναντι λειτουργιών· ευκινησία έναντι αρχιτεκτονικής. και τις ανάγκες των τμημάτων έναντι των εταιρικών συμφερόντων.

-Γουέιν Έρικσον

Εργαλεία για τη διαχείριση του Shadow IT

Η εξισορρόπηση κινδύνων και οφελών είναι το κλειδί για την ανάπτυξη μιας βιώσιμης πολιτικής Shadow IT. Η αξιοποίηση του Shadow IT για την αποκάλυψη νέων διαδικασιών και εργαλείων που θα μπορούσαν να επιτρέψουν σε όλους τους εργαζόμενους να διακριθούν στους ρόλους τους είναι απλώς έξυπνη επιχειρηματική πρακτική. Εργαλεία με δυνατότητα ενσωμάτωσης με πολλαπλά συστήματα προσφέρουν στις εταιρείες μια λύση που μπορεί να κατευνάσει τόσο την πληροφορική όσο και την επιχείρηση.

Οι κίνδυνοι και οι προκλήσεις που εγείρονται από το Shadow IT μπορούν να μετριαστούν σημαντικά με την εφαρμογή διαδικασιών διακυβέρνησης για να διασφαλιστεί ότι τα ποιοτικά δεδομένα είναι διαθέσιμα σε όλους όσους τα χρειάζονται μέσω της πρόσβασης αυτοεξυπηρέτησης.

Βασικά Ερωτήματα 

Βασικές ερωτήσεις που πρέπει να μπορεί να απαντήσει η ασφάλεια πληροφορικής που σχετίζονται με την ορατότητα και τον έλεγχο σκιωδών IT. Εάν διαθέτετε συστήματα ή διαδικασίες για να απαντήσετε σε αυτές τις ερωτήσεις, θα πρέπει να μπορείτε να περάσετε την ενότητα Shadow IT ενός ελέγχου ασφαλείας:

1. Έχετε μια πολιτική που καλύπτει το Shadow IT;
2. Μπορείτε εύκολα να απαριθμήσετε όλες τις εφαρμογές που χρησιμοποιούνται στον οργανισμό σας; Πόντοι μπόνους εάν έχετε πληροφορίες σχετικά με την έκδοση και το επίπεδο επιδιόρθωσης.
3. Γνωρίζετε ποιος τροποποίησε τα αναλυτικά στοιχεία στην παραγωγή;
4. Γνωρίζετε ποιος χρησιμοποιεί εφαρμογές Shadow IT;
5. Γνωρίζετε πότε τροποποιήθηκε τελευταία φορά το περιεχόμενο στην παραγωγή;
6. Μπορείτε να επαναφέρετε εύκολα μια προηγούμενη έκδοση εάν υπάρχουν ελαττώματα στην έκδοση παραγωγής;
7. Μπορείτε να ανακτήσετε εύκολα μεμονωμένα αρχεία σε περίπτωση καταστροφής;
8. Ποια διαδικασία χρησιμοποιείτε για τον παροπλισμό των αντικειμένων;
9. Μπορείτε να δείξετε ότι μόνο εγκεκριμένοι χρήστες είχαν πρόσβαση στο σύστημα και τα προωθημένα αρχεία;
10. Αν ανακαλύψετε ένα ελάττωμα στους αριθμούς σας, πώς ξέρετε πότε εισήχθη (και από ποιον);

Συμπέρασμα

Το Shadow IT στις πολλές του μορφές είναι εδώ για να μείνει. Πρέπει να ρίξουμε φως σε αυτό και να το εκθέσουμε, ώστε να μπορούμε να διαχειριστούμε τους κινδύνους εκμεταλλευόμενοι τα οφέλη του. Μπορεί να κάνει τους εργαζόμενους πιο παραγωγικούς και τις επιχειρήσεις πιο καινοτόμες. Ωστόσο, ο ενθουσιασμός για τα οφέλη θα πρέπει να μετριάζεται από την ασφάλεια, τη συμμόρφωση και τη διακυβέρνηση.   

αναφορές

Πώς να πετύχετε με το Self-Service Analytics Εξισορρόπηση Ενδυνάμωσης και Διακυβέρνησης

Ορισμός Ιδεολογίας, Merriam-Webster

Ορισμός της σκιώδους οικονομίας, Market Business News

Shadow IT, Wikipedia 

Shadow IT: η προοπτική του CIO

Ενιαία έκδοση της αλήθειας, Wikipedia

Επιτυχία με Self-Service Analytics: Επαλήθευση νέων αναφορών

Η εξέλιξη του μοντέλου λειτουργίας πληροφορικής

Το Self-Service BI Hoax

Τι είναι το Shadow IT;, McAfee

Τι να κάνετε σχετικά με το Shadow IT