کاری که کارفرمایان باید انجام دهند تا از بازگشت کارگران خود به دفتر استقبال کنند

بعد از نزدیک به 2 سال کار در خانه، بعضی چیزها مثل قبل نمی شوند.

در پاسخ به همه‌گیری ویروس کرونا، بسیاری از مشاغل درهای آجر و ملات خود را بستند و از کارمندان خود خواستند که از خانه کار کنند. به نام ایمن نگه داشتن کارگران، کارفرمایان که می توانستند به نیروی کار از راه دور منتقل شوند، این کار را انجام دادند. این یک انتقال بزرگ بود. این نه تنها یک تغییر فرهنگ بود، بلکه در بسیاری از موارد، فناوری اطلاعات و عملیات باید برای حمایت از یک شبکه توزیع شده از افراد به تقلا می پرداختند. انتظارات این بود که همه همچنان بتوانند به همان منابع دسترسی داشته باشند، حتی اگر دیگر به صورت فیزیکی در شبکه نباشند.

برخی از صنایع این امکان را نداشتند که به کارمندان خود اجازه دهند از راه دور کار کنند. سرگرمی، مهمان نوازی، رستوران و خرده فروشی را در نظر بگیرید. چه صنایعی به بهترین وجه از این همه گیری عبور کردند؟ بیگ فارما، ماسک سازها، خدمات تحویل در منزل و فروشگاه های مشروب، البته. اما، این چیزی نیست که داستان ما در مورد آن است. شرکت های فناوری رشد کردند. شرکت‌های فناوری مانند زوم، تیم‌های مایکروسافت و اسکایپ برای حمایت از سایر صنایع در تقاضای جدید برای جلسات مجازی آماده بودند. برخی دیگر که بیکار بودند یا از تعطیلی های خود لذت می بردند، به بازی های آنلاین روی آوردند. چه افرادی که از راه دور کار می کردند یا به تازگی بیکار شده بودند، فناوری مرتبط با همکاری و ارتباطات بیش از هر زمان دیگری مورد نیاز بود.

همه اینها پشت سر ماست. چالش در حال حاضر بازگشت همه به دفتر است. برخی از کارگران می گویند، "نه، من نمی روم." آنها برای بازگشت به دفتر مقاومت می کنند. برخی ممکن است ترک کنند. با این حال، اکثر شرکت ها از کارکنان خود می خواهند که حداقل در یک مدل هیبریدی به دفتر بازگردند - 3 یا 4 روز در دفتر و بقیه در خانه کار می کنند. فراتر از امور شخصی و پرسنلی، آیا املاک تجاری شما که برای مدت طولانی خالی بوده است، آماده پذیرایی از این کارکنان است؟  

دوربین های مداربسته

برخی از کارکنانی که در مصاحبه‌های زوم استخدام کرده‌اید، یک لپ‌تاپ ارسال کرده‌اید و آنها حتی داخل دفتر شما را ندیده‌اند. آنها مشتاقانه منتظر دیدار رو در رو با هم تیمی های خود برای اولین بار هستند. اما، لپ تاپ آنها هرگز در شبکه فیزیکی شما نبوده است.  

• آیا سیستم عامل رایانه با به روز رسانی ها و وصله های امنیتی به روز نگه داشته شده است؟  
• آیا لپ تاپ های کارمند نرم افزار آنتی ویروس مناسبی دارند؟
• آیا کارکنان در زمینه امنیت سایبری آموزش دیده اند؟ حملات فیشینگ و باج افزار در حال افزایش است. فضاهای کاری خانگی ممکن است امنیت کمتری داشته باشند و یک کارمند ناخواسته بدافزار را به دفتر حمل کند. آسیب پذیری های امنیتی شبکه اداری ممکن است به خطر بیفتد.
• امنیت شبکه و خدمات دایرکتوری شما چگونه آدرس MAC را که قبلاً ندیده است مدیریت می کنند؟
• امنیت فیزیکی ممکن است سست شده باشد. اگر کارمندان از تیم خارج شده اند یا از شرکت خارج شده اند، آیا به یاد داشته اید که نشان های آنها را جمع آوری کنید و/یا دسترسی آنها را غیرفعال کنید؟

ارتباطات

بسیاری از کسانی که به دفتر باز می گردند از داشتن اینترنت و خدمات تلفن قابل اعتماد که نیازی به نگهداری و عیب یابی خود ندارند، قدردانی می کنند.

• آیا تلفن های میز و تلفن های اتاق کنفرانس را بررسی کرده اید؟ این احتمال وجود دارد که اگر مدتی است از آنها استفاده نشده باشد، تلفن های VOIP ممکن است نیاز به تنظیم مجدد داشته باشند. با هر گونه نوسانات در برق، تغییر در سخت افزار، اشکالات شبکه، این تلفن ها اغلب IP خود را از دست می دهند و در صورت عدم اختصاص آدرس IP جدید، حداقل نیاز به راه اندازی مجدد دارند.
• کارمندانی که از خانه کار می‌کردند، از روی ناچاری از سرویس پیام‌رسانی فوری مورد علاقه خود و همچنین ویدئو کنفرانس استفاده می‌کردند. اینها در افزایش بهره وری بسیار مفید بوده اند. آیا این کارمندان از این که بدانند ابزارهایی مانند اینها که به آنها اعتماد کرده‌اند هنوز در دفتر محدود هستند، ناامید خواهند شد؟ آیا زمان آن رسیده است که تعادل بین بهره وری و کنترل را بازنگری کنیم؟  

سخت افزار و نرم افزار

تیم فناوری اطلاعات شما مشغول نگه داشتن نیروی راه دور وصل شده است. سخت افزار و نرم افزار اداری نادیده گرفته شده است.

• آیا سیستم داخلی شما تا به حال نیاز به پشتیبانی همزمان از این تعداد کاربر داشته است؟
• آیا هیچ یک از تجهیزات در حال حاضر منسوخ شده یا پس از 2 سال منسوخ شده است؟ سرورها، مودم ها، روترها، سوئیچ ها.
• آیا نرم افزار سرورها با آخرین نسخه ها به روز است؟ هر دو سیستم عامل و همچنین برنامه های کاربردی.
• در مورد مجوزهای نرم افزار شرکت شما چطور؟ آیا رعایت می کنید؟ آیا کاربران بیشتری نسبت به گذشته دارید؟ آیا آنها برای استفاده همزمان مجوز دارند؟  

فرهنگ

نه، اینجا خانه شما نیست، اما بازگشت به دفتر واقعاً چه چیزی را به همراه دارد؟ این نباید فقط یک دستور دیگر باشد.

• دستگاه نوشیدنی چند ماه است که پر نشده است. آن را به یک خوش آمدگویی واقعی تبدیل کنید. اجازه ندهید کارمندان شما احساس کنند که به صورت مخفیانه وارد یک خانه متروکه می شوند و از آنها انتظار نمی رود. تنقلات به ضررشان نیست و باعث می شود که آنها بدانند از آنها قدردانی می شود. به یاد داشته باشید، برخی از کارکنان همچنان ترجیح می دهند در خانه بمانند.
• روز قدردانی از کارمندان داشته باشید. بسیاری از شرکت ها نوعی افتتاحیه بزرگ برای استقبال از بازگشت کارکنان دارند.
• یکی از دلایلی که می خواهید کارکنان را به دفتر بازگردانید، همکاری و بهره وری است. شبکه سازی و خلاقیت را با سیاست های قدیمی خفه نکنید. با آخرین CDC و دستورالعمل های محلی همراه باشید. به کارمندان اجازه دهید تا حد و مرزهای راحت را تعیین کنند، در صورت تمایل خود را بپوشانند و زمانی که باید در خانه بمانند.  

• شما بدون شک در دو سال گذشته کارمندان جدیدی استخدام کردید. فراموش نکنید که آنها را به فضای فیزیکی جهت دهید. آنها را در اطراف نشان دهید. مطمئن شوید که آنها مکانی برای پارک و تمام لوازم اداری خود دارند. مطمئن شوید که برای آمدن به دفتر احساس جریمه نمی کنند.
• هیچ خطری وجود ندارد که کارکنان جمعه های معمولی را فراموش کنند، اما لازم نیست که اجازه دهید هر روز به طور معمولی وارد شود. نگران نباشید، بسیاری از ما لباس هایی داریم که صبورانه منتظر ما بوده اند تا به آنها برگردیم. فقط امیدوار است که آنها هنوز با "همه گیری 15" که اکنون بر سر ما قرار دارد، سازگار باشند.

اجماع

در اوایل همه‌گیری، بسیاری از سازمان‌ها به کارمندان اجازه نمی‌دادند از خانه کار کنند. این یک طرز فکر جدید بود. اکثر آنها با اکراه موافقت کردند که بسیاری از کارگران خود را از راه دور کار کنند. این قلمرو جدید بود و هیچ اتفاق نظری در مورد تعادل بهینه کار از راه دور در مقابل کار اداری وجود نداشت.  در اکتبر 2020، کوکاکولا اعلامیه غافلگیرکننده ای داد. سرفصل ها فریاد می زدند، کار دائم از خانه برای همه کارمندان هندی.  «مدل کار از خانه باعث شده است که بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها (عمدتاً فناوری اطلاعات) تصمیم بگیرند که به محض شروع کاهش تأثیر همه‌گیری، هیچ اجباری برای بازگشت تعداد زیادی از کارمندان به دفتر وجود نخواهد داشت.» تغییری به سمت دورکاری انجام شد و نتایج یک نظرسنجی PWC نشان داد که "کار از راه دور موفقیت چشمگیری هم برای کارمندان و هم برای کارفرمایان بوده است." وای.

جای تعجب نیست که همه موافق نیستند. دیوید سولومون، مدیرعامل گلدمن ساکس، می گوید کار از راه دور "یک انحراف" است.  بیش از حد نیست ، Elon مشکدگراندیش می گوید: "کار از راه دور دیگر قابل قبول نیست."  با این حال، ماسک یک امتیاز داد. او گفت که کارکنان تسلا او می‌توانند از راه دور کار کنند تا زمانی که در دفتر باشند و حداقل 40 ساعت در هفته در دفتر کار کنند! توییتر یکی از اولین شرکت هایی بود که سیاست کار از خانه را اتخاذ کرد. مدیران توییتر در سال 2020 قول دادند که "نیروی کار توزیع شده" داشته باشند. برای همیشه.  ماسک در بحث های خود برای خرید توییتر به صراحت اعلام کرد که انتظار دارد همه در دفتر حضور داشته باشند.

بنابراین، اتفاق نظر وجود ندارد، اما بسیاری از نظرات قوی از هر دو طرف. کارمند هشدار.

سیاست ها و فرآیندها

در طول همه گیری، فرآیندها تغییر کرده است. آنها با نیروی کار پراکنده سازگار شده اند. شرکت‌ها مجبور شده‌اند سیاست‌ها و رویه‌ها را برای تطبیق با هر چیزی که در داخل هواپیما و آموزش کارکنان جدید، جلسات تیمی، ایمنی و زمان‌سنجی انجام می‌شود، اصلاح کنند.

• اخیر مطالعه گارتنر دریافتند که یکی از تغییرات فرآیندها، گذار ظریف به انعطاف‌پذیری و انعطاف‌پذیری است. پیش از این، تمرکز بر ایجاد فرآیندهایی برای به حداکثر رساندن کارایی بود. برخی از سازمان‌ها دریافتند که فرآیندهای بهینه‌سازی شده برای کارایی بسیار شکننده و فاقد انعطاف هستند. زنجیره تامین به موقع را در نظر بگیرید. در اوج خود، پس انداز پول فوق العاده است. با این حال، اگر اختلالاتی در زنجیره تامین وجود داشته باشد، باید گزینه های دیگری را بررسی کنید.
• همان مطالعه نشان داد که با پیچیده‌تر شدن خود شرکت، فرآیندها پیچیده‌تر می‌شوند. شرکت ها در تلاش برای کاهش و مدیریت ریسک، منابع و بازارهای خود را متنوع می کنند.
• این ممکن است زمان خوبی برای بررسی داخلی باشد. آیا سیاست های شما نیاز به بازنگری دارد؟ آیا آنها برای رسیدگی به موارد احتمالی آینده تکامل یافته اند؟ شرکت شما با شیوع بعدی چه کاری متفاوت انجام خواهد داد؟

نتیجه

خبر خوب این است که مهاجرت عالی به دفتر کار اضطراری نیست. برخلاف تغییر سریع کیهانی که کسب و کار و زندگی ما را مختل کرد، می‌توانیم برنامه‌ریزی کنیم که می‌خواهیم شرایط عادی جدید چگونه باشد. ممکن است مانند قبل از همه گیری به نظر نرسد، اما با هر شانسی، می تواند بهتر باشد. از انتقال به دفتر به عنوان فرصتی برای ارزیابی مجدد و برنامه ریزی برای آینده ای قوی تر استفاده کنید.

 نظرسنجی PWC، ژوئن 2020، بررسی کار از راه دور ایالات متحده: PwC

 کوکا کولا کار دائمی از خانه را برای همه کارمندان هندی اعلام کرد. کمک هزینه برای صندلی، اینترنت! – Trak.in – کسب‌وکار هندی فناوری، موبایل و استارت‌آپ‌ها

 ایلان ماسک می گوید کارگران از راه دور فقط وانمود می کنند که کار می کنند. معلوم شد که او (نوعی) درست می گوید (yahoo.com)

 اولتیماتوم داخل دفتر ماسک می تواند برنامه کار از راه دور توییتر را مختل کند (businessinsider.com)