શું તમે ઓડિટ માટે તૈયાર છો?
લેખકો: કી જેમ્સ અને જોન બોયર
જ્યારે તમે આ લેખનું પ્રથમ શીર્ષક વાંચ્યું, ત્યારે તમે કદાચ ધ્રૂજી ગયા અને તરત જ તમારા નાણાકીય ઑડિટ વિશે વિચાર્યું. તે ડરામણી હોઈ શકે છે, પરંતુ શું પાલન ઓડિટ?
શું તમે તમારી સંસ્થાના કરાર અને નિયમનકારી જરૂરિયાતોના પાલનની સમીક્ષા માટે તૈયાર છો?
અનુપાલન ઑડિટ તમારા આંતરિક નિયંત્રણો, સુરક્ષા નીતિઓ, વપરાશકર્તા ઍક્સેસ નિયંત્રણો અને જોખમ સંચાલનની સમીક્ષા કરે છે. તકો તમારી પાસે ઊંચી છે કેટલાક પ્રકારની પોલિસીઓ ઉપલબ્ધ છે, પરંતુ (ઉદાહરણ તરીકે) હેલ્થ ઈન્સ્યોરન્સ પોર્ટેબિલિટી એન્ડ એકાઉન્ટેબિલિટી એક્ટ (HIPAA) સાથે સંબંધિત એક અનુપાલન ઓડિટ માન્ય કરશે કે તમારી સંસ્થા પાસે સતત લાગુ નીતિઓ અને નિયંત્રણો, માત્ર એટલું જ નહીં કે તેઓ પુસ્તકો પર છે.
અનુપાલન ઓડિટની ચોક્કસ પ્રકૃતિ પ્રકાર પર આધાર રાખે છે, પરંતુ ઘણી વખત તે દર્શાવવાનો સમાવેશ થાય છે કે રેકોર્ડ્સની ઍક્સેસ સુરક્ષિત છે, અને તે ડેટા તમારા વિશ્લેષણ અને રિપોર્ટિંગ વાતાવરણમાં જરૂરી કર્મચારીઓ માટે પ્રતિબંધિત છે.
મુશ્કેલી
પાલનનો સારો અને માન્ય પુરાવો આપવો એ એક મોટી પીડા હોઈ શકે છે. નિદર્શન હેતુઓ માટે, ચાલો એક વિશિષ્ટ ઉદાહરણ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરીએ.
દરેક ઉત્પાદન વાતાવરણમાં એ હોવું જોઈએ digital પેપર ટ્રેલ. તેની શરૂઆત વિચારધારાથી થવી જોઈએ, પરીક્ષણ અને બગ ફિક્સિંગ દ્વારા આગળ વધવું જોઈએ, રિઝોલ્યુશનના ભૂતકાળમાં તેનો માર્ગ શોધવો જોઈએ અને અંતિમ, પૂર્ણ ઉત્પાદનની મંજૂરી પર સમાપ્ત થવું જોઈએ.
તે છેલ્લું પગલું – આખરી મંજૂરી – ઓડિટર્સનું પસંદ કરવાનું મનપસંદ છે. તેઓ પૂછી શકે છે, "શું તમે મને બતાવી શકો છો કે તમે કેવી રીતે પુષ્ટિ કરી શકો છો કે ઉત્પાદન વાતાવરણમાંના તમામ અહેવાલો તમારી દસ્તાવેજી પ્રક્રિયાને વળગી રહ્યા છે?"
પછી તમારે તેની સૂચિ પ્રદાન કરવી પડશે દરેક સ્થળાંતરિત અહેવાલ.
આ શા માટે મહત્વનું છે
ઓડિટર્સને જરૂરી અને પર્યાપ્ત માહિતી પૂરી પાડવી મુશ્કેલ બની શકે છે, ખાસ કરીને જ્યારે તે મેન્યુઅલ પ્રક્રિયા હોય - જો તમે પ્રસંગ માટે આયોજન ન કર્યું હોય તો પણ વધુ.
માત્ર તમારી નીતિઓ જ સ્થાપિત કરવી અને તેનું પાલન કરવું જ નહીં, પરંતુ તમારા પોતાના ધોરણોનું પાલન કરવાની માન્યતા અને સાબિતી માટે મિકેનિઝમ્સ પણ રાખવી મહત્વપૂર્ણ છે.
ઓછામાં ઓછું, તમારે એક ઓડિટેબલ રેકોર્ડ પ્રદાન કરવા માટે તૈયાર રહેવાની જરૂર છે કે કોણે શું ઍક્સેસ કર્યું, પર્યાવરણમાં શું ફેરફારો થયા, તમામ અહેવાલો લોકોએ બનાવેલા, કોણે અહેવાલો બનાવ્યા અને ઉત્પાદન પર્યાવરણમાં દરેક સંપત્તિ વિકાસકર્તા અને QA હાથમાંથી યોગ્ય રીતે કેવી રીતે પસાર થઈ. .
વ્યૂહરચનાઓ
ઑડિટ માટે "તૈયાર" બનવું બહુવિધ સ્વરૂપોમાં આવી શકે છે, જેમાંથી કેટલાક ઉચ્ચ પ્રયત્નો છે અને અન્ય કરતાં તમને મુશ્કેલીથી દૂર રાખવાની શક્યતા વધુ છે. વધુને વધુ સારા વિકલ્પોના ક્રમમાં અહીં કેટલાકની રેન્કિંગ છે પરંતુ તમામની નહીં.
અરાજકતા અને માયહેમ
શક્ય છે કે તમે, પ્રિય, કમનસીબ વાચક, આ લેખ દ્વારા તમને ખ્યાલ આવી ગયો છે કે તમે ઓડિટરના સંતુષ્ટિ માટે HIPAAનું ગંભીર ઉલ્લંઘન નથી કર્યું તે સાબિત કરવા માટે તમે દુ:ખદ રીતે તૈયાર નથી.
જો આ કિસ્સો છે, તો તમારી આડેધડ યથાસ્થિતિ કેટલા સમયથી શાસન કરે છે તેના આધારે તે ખૂબ મોડું થઈ શકે છે. તમે કરી શકો તે માહિતીના કોઈપણ ભંગાર શોધવા માટે તમે તમારી જાતને કમનસીબ સ્થિતિમાં શોધી શકો છો.
આ એક અજમાયશ અને સાચી પદ્ધતિ છે જે વિનાશક પરિણામો માટે સમયના વર્ષોમાં સાબિત થઈ છે.
જો તમે તમારી તકો લેવા અને આ વ્યૂહરચના માટે શૂટ કરવાની યોજના ઘડી રહ્યા હો, તો ખાલી ન કરો. તમારું ભાવિ સ્વયં તમારો આભાર માનશે.
લોહી, પરસેવો અને આંસુ
પરંપરાગત રીતે, વ્યવસાયોએ કપચી અને શ્રમ દ્વારા બનેલી દરેક વસ્તુનો ઝીણવટભર્યો રેકોર્ડ રાખ્યો છે. તેમની સિસ્ટમના કેટલાક ફોલ્ડરમાં, હસ્તલિખિત (અથવા હાથથી ટાઈપ કરેલી) સ્પ્રેડશીટ્સ અને દસ્તાવેજો છે જે ઓડિટરને જાણવાની જરૂર હોય તેવી દરેક વસ્તુની વિગતો આપે છે.
જો તમે તમારી જાતને કેઓસ અને મેહેમ વ્યૂહરચનામાંથી બહાર કાઢવાનો પ્રયાસ કરી રહ્યાં છો, તો આ તમારી શ્રેષ્ઠ શરત હોઈ શકે છે. ઓડિટરની ભયંકર નજર હેઠળ બધી ચાવીરૂપ માહિતી મેળવવાની રાહ જોવાને બદલે, તમારી પાસે જે છે તે બધું ખોદી કાઢવું અને ઓછામાં ઓછા અર્ધ સ્વીકાર્ય રેકોર્ડમાં તેનું સંકલન કરવું તમારી પાસે સમય હોય ત્યારે જાતે જ કરી શકાય છે.
આ વ્યૂહરચના તમારા રોજિંદા ધોરણ છે કે નહીં અથવા તમે ખરાબ આદતોને તોડવાની યોજના બનાવી રહ્યા છો, અમે તમને શક્ય તેટલી વહેલી તકે શરૂ કરવા માટે નીચેની યોજનાની ભલામણ કરીએ છીએ.
સંસ્કરણ નિયંત્રણ સોફ્ટવેર
તમારા વ્યવસાયના તમામ ભાગોમાં સાકલ્યવાદી સંસ્કરણ નિયંત્રણ રાખવાથી, ફક્ત રેપો જ નહીં જ્યાં તે પ્રીપેકેજમાં આવે છે, આ સમગ્ર પ્રક્રિયા અનિવાર્યપણે પોતાને નિયંત્રિત કરે છે. જેમ જેમ યુઝર્સ કોઈ પણ વસ્તુમાં ફેરફાર કરે છે, તે આપમેળે ચુપચાપ રેકોર્ડ કરશે કે કોણ ફેરફાર કરી રહ્યું છે, કયા સમયે, કઈ પ્રક્રિયાઓ અનુસરવામાં આવી હતી, સમગ્ર નવ યાર્ડ્સ.
જ્યારે ઓડિટર્સ તમારા દરવાજો ખટખટાવશે અને શું થયું તે જાણવા માગે છે, ત્યારે તમે ફક્ત તમારા આંતરિક સંસ્કરણ ઇતિહાસનો સંદર્ભ લઈ શકો છો. તમારે સાબિતી શોધવા માટે ઝપાઝપી કરવાની જરૂર રહેશે નહીં, તમારે સ્પ્રેડશીટ રેકોર્ડિંગ માહિતીમાં કલાકો બગાડવાની જરૂર નથી - સોફ્ટવેર તમારા માટે કામ કરે છે. તમે ફક્ત જ્યાં તે સૌથી વધુ મહત્વનું છે ત્યાં ધ્યાન કેન્દ્રિત કરી શકો છો.
વર્ઝન કંટ્રોલ સોફ્ટવેરના કેટલાક અન્ય મોટા ફાયદા પણ છે; એટલે કે, પાછલા સંસ્કરણો પર પાછા ફરવાની ક્ષમતા. આ જીવન સુવિધાની એક વિશાળ ગુણવત્તા હોઈ શકે છે, ખાસ કરીને એવા પ્રોગ્રામ્સ માટે કે જેમાં અન્યથા આ કાર્યક્ષમતા ન હોય.
ચોક્કસ સંસ્કરણો પર વ્યાપક અને સચોટ રીતે રોલ બેક કરવાની ક્ષમતા રાખવાથી તમને રેન્સમવેર જેવી વસ્તુઓમાંથી સુરક્ષા ધાબળો પણ મળે છે, જ્યાં તમારા મશીનોને સાફ કરવું એ ફરીથી વ્યવસાય ચલાવવાનું શરૂ કરવાની આવશ્યકતા હોઈ શકે છે. તમારા બધા રેકોર્ડ્સ અથવા પ્રોજેક્ટને પણ ગુમાવવાને બદલે, તમે ફક્ત સંસ્કરણ નિયંત્રણનો સંપર્ક કરી શકો છો, સૌથી તાજેતરનો વિકલ્પ પસંદ કરી શકો છો અને બડા બૂમ, તમે વ્યવસાયમાં પાછા આવી ગયા છો.
ઉપસંહાર
ઑડિટમાં તમારા વ્યવસાય પર ભયાનક સ્પેક્ટર્સ આવવાની જરૂર નથી, તમારી પાસે ગમે તે ગતિને કચડી નાખવાની રાહ જોવી. જો તમે યોગ્ય સાવચેતી રાખો અને સારા વર્ઝન કંટ્રોલ સોફ્ટવેર મેળવો, તો ઓડિટનો તણાવ અને રેકોર્ડ રાખવાનો સ્લોગ બંને વરસાદના આંસુની જેમ અદૃશ્ય થઈ શકે છે.
