Jeste li spremni za reviziju?
Autori: Ki James i John Boyer
Kad ste prvi put pročitali naslov ovog članka, vjerojatno ste zadrhtali i odmah pomislili na svoju financijsku reviziju. To može biti zastrašujuće, ali što s tim popustljivost revizije?
Jeste li spremni za pregled pridržavanja vaše organizacije ugovornih i regulatornih zahtjeva?
Revizija usklađenosti pregledava vaše interne kontrole, sigurnosne politike, kontrole korisničkog pristupa i upravljanje rizikom. Velike su šanse da ih imate neki vrste politika na snazi, ali revizija usklađenosti povezana s (na primjer) Zakonom o prijenosu i odgovornosti zdravstvenog osiguranja (HIPAA) potvrdit će da vaša organizacija ima dosljedno provoditi politike i kontrole, a ne samo da su u knjigama.
Točna priroda revizije usklađenosti ovisit će o vrsti, ali se često sastoji od dokazivanja da je pristup zapisima siguran i da su podaci u vašem okruženju za analizu i izvješćivanje ograničeni na potrebno osoblje.
Problem
Pružanje dobrog i valjanog dokaza o pridržavanju može biti velika muka. Radi ilustracije, usredotočimo se na jedan konkretan primjer.
Svako proizvodno okruženje mora imati digital trag papira. Treba započeti s idejom, nastaviti kroz testiranje i ispravljanje grešaka, pronaći svoj put nakon rješenja i završiti odobrenjem konačnog, dovršenog proizvoda.
Taj posljednji korak – konačno odobrenje – revizori su omiljeni odabir. Mogli bi pitati: "Možete li mi pokazati kako potvrđujete da su sva izvješća u proizvodnom okruženju u skladu s vašim dokumentiranim procesom?"
Tada biste morali dati popis svaki migrirano izvješće.
Zašto je ovo važno
Pružanje revizorima potrebnih i dostatnih informacija može biti zastrašujuće, osobito kada je to ručni postupak – čak i više ako niste planirali tu priliku.
Važno je ne samo uspostaviti i slijediti svoje politike, već i održavati mehanizme za provjeru i dokazivanje pridržavanja vlastitih standarda.
Minimalno, morate biti spremni pružiti revizijski zapis o tome tko je čemu pristupio, koje su promjene napravljene u okruženju, sva izvješća koja su ljudi izradili, tko je izradio izvješća i kako je svako sredstvo u proizvodnom okruženju prošlo kroz ruke programera i QA-a na odgovarajući način .
Strategije
Biti "spreman" za reviziju može doći u više različitih oblika, od kojih neki zahtijevaju veći napor i vjerojatnije je da će vas spriječiti u nevolji od drugih. Evo poretka nekih, ali ne svih, prema sve boljim opcijama.
Kaos i haos
Moguće je da ste vi, dragi, nesretni čitatelju, kroz ovaj članak došli do spoznaje da ste užasno nespremni dokazati da ne počinite strašna kršenja HIPAA-e na zadovoljstvo revizora.
Ako je to slučaj, moglo bi biti prekasno, ovisno o tome koliko dugo je vladao vaš slučajni status quo. Možda ćete se naći u nesretnoj poziciji da pokušavate pronaći sve dijelove informacija koje možete.
Ovo je isprobana i istinita metoda za koju je kroz anale vremena dokazano da ima katastrofalne rezultate.
Ako planirate riskirati i pucati za ovu strategiju, jednostavno nemojte. Vaše buduće ja bit će vam zahvalno.
Krv, znoj i suze
Tradicionalno, poduzeća su vodila pedantne zapise o svemu što se događa kroz napor i rad. U nekoj mapi u njihovom sustavu nalaze se rukom pisane (ili rukom tipkane) proračunske tablice i dokumenti koji detaljno opisuju sve što bi revizor mogao znati.
Ako se pokušavate iskopati iz strategije Chaos and Mayhem, ovo bi mogao biti vaš najbolji izbor za početak. Umjesto da čekate da otimate i pronađete sve ključne informacije pod užasnim pogledom revizora, iskopavanje svega što imate i sastavljanje u barem poluprihvatljiv zapis možete učiniti ručno dok imate vremena.
Bez obzira na to je li ova strategija vaša svakodnevna norma ili način na koji se planirate riješiti loših navika, preporučujemo vam sljedeći plan da započnete što je prije moguće.
Softver za kontrolu verzija
Holistička kontrola verzija u svim dijelovima vašeg poslovanja, a ne samo u repozicijama gdje dolazi unaprijed zapakirana, čini cijeli ovaj proces u biti sam od sebe. Kako korisnici budu mijenjali bilo što, automatski će tiho bilježiti tko je napravio promjenu, u koje vrijeme, koje su procedure slijedile, cijelih devet jardi.
Kad vam revizori pokucaju na vrata i žele znati što se dogodilo, možete se samo pozvati na internu povijest verzija. Nećete se morati petljati kako biste pronašli dokaz, nećete morati gubiti sate na proračunsku tablicu bilježeći informacije – softver obavlja posao umjesto vas. Možete se samo usredotočiti tamo gdje je najvažnije.
Softver za kontrolu verzija ima i neke druge velike prednosti; naime, mogućnost vraćanja na prethodne verzije. Ovo može biti velika značajka za kvalitetu života, posebno za programe koji inače nisu imali ovu funkciju.
Mogućnost sveobuhvatnog i preciznog vraćanja na precizne verzije također vam daje sigurnosnu zaštitu od stvari kao što je ransomware, gdje bi brisanje vaših strojeva moglo biti neophodno za ponovno pokretanje poslovanja. Umjesto da izgubite sve svoje zapise ili čak sam projekt, možete jednostavno konzultirati kontrolu verzija, odabrati najnoviju opciju, i bada boom, opet ste u poslu.
Zaključak
Revizije ne moraju biti zastrašujuće aveti koje se nadvijaju nad vašim poslovanjem i čekaju da slome svaki zamah koji imate. Ako poduzmete odgovarajuće mjere opreza i nabavite dobar softver za kontrolu verzija, tada stres revizije i napor vođenja zapisa mogu nestati, poput suza na kiši.
