Mit kell tenniük a munkaadóknak, hogy visszaköszönhessenek dolgozóik az irodában?
Közel 2 év otthoni munka után néhány dolog nem lesz a régi.
A koronavírus-járványra válaszul sok vállalkozás bezárta az ajtókat, és arra kérte alkalmazottait, hogy otthonról dolgozzanak. A munkavállalók biztonságának megőrzése érdekében a munkaadók, akik képesek voltak áttérni a távoli munkaerőre, ezt megtették. Nagy átmenet volt. Nemcsak kultúraváltásról volt szó, hanem sok esetben az informatikának és az üzemeltetésnek is össze kellett törnie az egyének elosztott hálózatának támogatásával. Az elvárások az voltak, hogy továbbra is mindenki hozzáférjen ugyanazokhoz az erőforrásokhoz, még akkor is, ha fizikailag már nem csatlakozik a hálózathoz. 
Egyes iparágakban nem volt lehetőség arra, hogy alkalmazottaiknak távmunkát tegyenek. Gondoljon a szórakoztatásra, a vendéglátásra, az éttermekre és a kiskereskedelemre. Mely iparágak viselték a legjobban a járványt? Big Pharma, maszkkészítők, házhozszállítás és italboltok természetesen. A történetünk azonban nem erről szól. A technológiai cégek virágoztak. Az olyan technológiai cégek, mint a Zoom, a Microsoft Teams és a Skype készen álltak arra, hogy más iparágakat támogassanak a virtuális találkozók iránti új keresletben. Mások munka nélkül, vagy a bezártságukat élvezve az online játék felé fordultak. Akár távolról dolgoztak, akár újonnan elbocsátottak, az együttműködéshez és a kommunikációhoz kapcsolódó technológiára nagyobb szükség volt, mint valaha.
Mindez mögöttünk van. A kihívás most az, hogy mindenkit visszavigyenek az irodába. Egyes munkások azt mondják: "A fenébe, nem megyek." Ellenállnak az irodába való visszatérésnek. Néhányan feladhatják. A legtöbb vállalat azonban megköveteli, hogy munkatársai legalább hibrid modellben térjenek vissza az irodába – 3 vagy 4 napot töltenek az irodában, a többiek pedig otthonról dolgoznak. A személyesen és a személyzeten túl az Ön olyan régóta üresen álló kereskedelmi ingatlanja készen áll arra, hogy otthon üdvözölje ezeket a személyzetet?
Biztonság
A Zoom-interjúkon felvett munkatársak egy része laptopot szállított, és még soha nem látták az irodája belsejét. Már alig várják, hogy először találkozhassanak szemtől szemben csapattársaikkal. A laptopjuk azonban soha nem volt az Ön fizikai hálózatán.
- A számítógép operációs rendszerét naprakészen tartották biztonsági frissítésekkel és javításokkal?
- Rendelkezik-e megfelelő víruskereső szoftver az alkalmazotti laptopokon?
- Az alkalmazottak kaptak kiberbiztonsági képzést? Az adathalászat és a zsarolóprogramok támadásai egyre nőnek. Előfordulhat, hogy az otthoni munkaterületek kevésbé biztonságosak, és az alkalmazottak akaratlanul is rosszindulatú programokat szállíthatnak az irodába. Az irodai hálózatok biztonsági rései feltörhetnek.
- Hogyan kezelik a hálózati biztonsági és címtárszolgáltatások a korábban még soha nem látott MAC-címeket?
- Lehet, hogy a fizikai biztonság lazábbá vált. Ha az alkalmazottak kiléptek a csapatból vagy kiszálltak a vállalatból, eszébe jutott-e átvenni a jelvényeiket és/vagy letiltani a hozzáférésüket?
távközlés
Az irodába visszatérők közül sokan értékelni fogják a megbízható internet- és telefonszolgáltatást, amelyet nem kell maguknak karbantartaniuk és elhárítaniuk. 
- Ellenőrizte az asztali telefonokat és a konferenciatermi telefonokat? Jó eséllyel ha egy ideig nem használták, a VOIP telefonokat alaphelyzetbe kell állítani. Az elektromos áram ingadozása, a hardver változása, a hálózati hibák miatt ezek a telefonok gyakran elveszítik IP-címüket, és legalább újra kell indítani őket, ha nem új IP-címeket rendelnek hozzá.
- Az otthonról dolgozó alkalmazottak kényszerűségből használják kedvenc azonnali üzenetküldő szolgáltatásukat, valamint videokonferenciát. Ezek rendkívül sokat segítettek a termelékenység növelésében. Csalódottak lesznek ezek az alkalmazottak, amikor azt tapasztalják, hogy az ilyen eszközök, amelyekre korábban támaszkodtak, továbbra is korlátozottak az irodában? Ideje újragondolni a termelékenység és a kontroll közötti egyensúlyt?
Hardver és szoftver
Az informatikai csapata azzal volt elfoglalva, hogy a távoli erőt összekapcsolja. Az irodai hardvert és szoftvert elhanyagolták.
- Szüksége volt arra, hogy a belső rendszere egyszerre ennyi felhasználót támogasson?
- Elavult vagy 2 év után elavult valamelyik berendezés? Szerverek, modemek, routerek, switchek.
- A szerverek szoftvere naprakész a legújabb kiadásokkal? Mind az operációs rendszer, mind az alkalmazások.
- Mi a helyzet a vállalati szoftverek licenceivel? Betartod az előírásokat? Több felhasználója van, mint korábban? Egyidejű használatra engedélyezettek?
kultúra
Nem, ez nem az Ön otthona, de mi a vonzereje annak, ha visszatér az irodába? Ez nem csak egy újabb megbízás lehet. 
- Az italautomatát hónapok óta nem töltötték meg. Legyen igazi üdvözlés. Ne hagyja, hogy alkalmazottai úgy érezzék, egy elhagyott házba osonnak be, és nem számítottak rájuk. A rágcsálnivalók nem fogják feltörni a bankot, és nagyban hozzájárulnak ahhoz, hogy tudatják velük, hogy nagyra értékelik őket. Ne feledje, néhány alkalmazott továbbra is szívesebben marad otthon.
- Legyen az alkalmazottak megbecsülési napja. Sok vállalat egyfajta ünnepélyes megnyitót tart, hogy üdvözölje a munkatársait.
- Az egyik ok, amiért szeretné, hogy a személyzet visszakerüljön az irodába, az együttműködés és a termelékenység. Ne fojtsuk el a hálózatépítést és a kreativitást elavult irányelvekkel. Tartsa be a legújabb CDC és helyi irányelveket. Engedje meg az alkalmazottaknak, hogy kényelmes határokat szabjanak, ha akarnak, maszkot öltsenek magukra, és maradjanak otthon, amikor kell.
| Profi tipp az alkalmazottaknak: Sok szervezet választhatóvá teszi az irodába való visszatérést. Ha cége kinyitotta az ajtót, de nem adott egyértelmű irányt, az ingyenes ebéd egy módja annak, hogy kimondja: „vissza akarjuk kapni”. |
- Az elmúlt két évben kétségtelenül új munkatársakat vett fel. Ne felejtse el orientálni őket a fizikai térhez. Mutasd meg őket. Győződjön meg arról, hogy van parkolóhelyük és minden irodaszerük. Ügyeljen arra, hogy ne érezzék magukat büntetésnek, amiért az irodába jönnek.
- Nem áll fenn annak a veszélye, hogy a személyzet elfelejti a hétköznapi pénteki napokat, de nem szükséges hagyni, hogy minden nap hétköznapivá kúszzon. Ne aggódjon, sokunknak van olyan ruhája, amely türelmesen várt ránk, hogy visszatérjünk hozzájuk. Az ember csak abban reménykedik, hogy még mindig megfelelnek a rajtunk lévő „15-ös pandémiának”.
megegyezés
A járvány korai szakaszában sok szervezet lassan engedte meg alkalmazottainak, hogy otthonról dolgozhassanak. Ez egy új gondolkodásmód volt. A legtöbben vonakodva beleegyeztek abba, hogy sok dolgozójukat távmunkában hagyják. Ez új terület volt, és nem volt konszenzus a távoli és az irodai munka optimális egyensúlyát illetően. 2020 októberében a Coca-Cola meglepő bejelentést tett. Hírek azt kiabálták: Állandó otthoni munka minden indiai alkalmazottnak. „Az otthoni munkavégzés modellje számos vállalatot és szervezetet (főleg IT) késztetett arra, hogy úgy döntsenek, hogy amint a járvány hatása mérséklődik, soha többé nem lesz olyan kényszer, hogy az alkalmazottak nagy része visszatérjen a hivatalba.” Eltérés történt a távmunkára, és a PWC felmérése szerint „a távmunka elsöprő siker volt mind a munkavállalók, mind a munkaadók számára”. Azta.
Nem meglepő, hogy nem mindenki ért egyet. David Solomon, a Goldman Sachs vezérigazgatója szerint a távmunka „aberráció”. Nem szabad legyőzni, Elon Musk, a vezérigazgató azt mondja: „a távmunka többé nem elfogadható.” Musk azonban engedményt tett. Azt mondta, hogy a Tesla munkatársai távmunkában dolgozhatnak mindaddig, amíg legalább heti 40 órát (vagyis minimum) az irodában vannak! A Twitter volt az egyik első olyan vállalat, amely elfogadta az otthoni munkavégzés politikáját. A Twitter vezetői 2020-ban azt ígérték, hogy „elosztott munkaerő” lesz. örökre. A Twitter megvásárlásáról folytatott megbeszélésein Musk egyértelművé tette, hogy elvárja, hogy mindenki az irodában legyen.
Tehát nincs konszenzus, de rengeteg erős vélemény mindkét oldalon. Figyelmeztetés alkalmazott.
Irányelvek és folyamatok
A járvány idején a folyamatok elmozdultak. Alkalmazkodtak az elosztott munkaerőhöz. A vállalatoknak felül kellett vizsgálniuk az irányelveket és eljárásokat, hogy alkalmazkodjanak mindenhez, ami az új alkalmazottak bevonásával és képzésével kapcsolatos, a csapatértekezletekig, a biztonságig és az időmérőig.
- Egy nemrégiben Gartner-tanulmány azt találta, hogy a folyamatok egyik eltolódása a rugalmasság és a rugalmasság felé való finom átmenet volt. Korábban a hangsúly a hatékonyság maximalizálását célzó folyamatok létrehozásán volt. Egyes szervezetek úgy találták, hogy a hatékonyságra optimalizált folyamatok túlságosan törékenyek és nem voltak rugalmasak. Vegye figyelembe a „just-in-time” ellátási láncot. A csúcson a pénzmegtakarítás óriási. Ha azonban fennakadások lépnek fel az ellátási láncban, más lehetőségeket kell megvizsgálnia.
- Ugyanez a tanulmány megállapította, hogy a folyamatok egyre összetettebbek, ahogy maga a vállalat is egyre összetettebbé válik. A vállalatok diverzifikálják beszerzéseiket és piacaikat a kockázat mérséklése és kezelése érdekében.
- Ez jó alkalom lehet egy belső felülvizsgálatra. Szükséges-e az irányelvek felülvizsgálata? Úgy fejlődtek, hogy kezelni tudják a jövőbeli eshetőségeket? Mit fog másképp csinálni a cége a következő járvány kitörésekor?
Következtetés
A jó hír az, hogy a nagy vándorlás az irodába nem vészhelyzet. Ellentétben a gyors kozmikus változással, amely megzavarta az üzleti életet és az életünket, megtervezhetjük, hogyan nézzen ki az új normális. Lehet, hogy nem úgy néz ki, mint a járvány előtt, de kis szerencsével jobb is lehet. Használja ki az irodába való visszatérést lehetőségként az újraértékelésre és egy erősebb jövő tervezésére.
PWC felmérés, 2020. június, Amerikai távmunka felmérés: PwC
Musk hivatali ultimátuma megzavarhatja a Twitter távoli munkatervét (businessinsider.com)
