האם אתה מוכן לביקורת?
מחברים: קי ג'יימס וג'ון בוייר
כשקראת לראשונה את הכותרת של מאמר זה, כנראה נרעדת ומיד חשבת על הביקורת הפיננסית שלך. זה אולי מפחיד, אבל מה לגבי הענות ביקורת?
האם אתה מוכן לבדיקה של עמידתו של הארגון שלך בחוזים ובדרישות הרגולטוריות?
ביקורת תאימות סוקרת את הבקרה הפנימית, מדיניות האבטחה, בקרות הגישה למשתמשים וניהול הסיכונים שלך. סיכוי גבוה שיש לך כמה סוג של מדיניות קיימת, אך ביקורת ציות הקשורה (לדוגמה) לחוק הניידות והאחריות של ביטוח הבריאות (HIPAA) תאמת שיש לארגון שלך נאכף באופן עקבי מדיניות ובקרות, לא רק שהן מופיעות בספרים.
האופי המדויק של ביקורת ציות יהיה תלוי בסוג, אך לרוב מורכב מהדגמה שהגישה לרשומות מאובטחת, ושהנתונים בסביבת הניתוח והדיווח שלך מוגבלים לצוות הדרוש.
הבעיה
מתן הוכחה טובה ותקינה לעמידה יכול להיות כאב עצום. למטרות הדגמה, בואו נתמקד בדוגמה אחת ספציפית.
לכל סביבת ייצור צריכה להיות א digital שובל נייר. זה צריך להתחיל עם רעיונות, להמשיך למטה דרך בדיקות ותיקון באגים, למצוא את דרכו מעבר לרזולוציה ולהסתיים באישור המוצר הסופי והשלם.
השלב האחרון הזה - האישור הסופי - הוא המועדף על המבקרים. הם עשויים לשאול, "האם אתה יכול להראות לי איך אתה מאשר שכל הדוחות בסביבת הייצור דבקו בתהליך המתועד שלך?"
לאחר מכן תצטרך לספק רשימה של כל דוח שעבר.
למה זה חשוב
לספק למבקרים מידע הכרחי ומספיק יכול להיות מרתיע, במיוחד כאשר מדובר בתהליך ידני - אפילו יותר אם לא תכננתם את האירוע.
חשוב לא רק לבסס ולעקוב אחר המדיניות שלך, אלא גם לשמור על מנגנונים כדי לאמת ולהוכיח את העמידה בסטנדרטים שלך.
למינימום, עליך להיות מוכן לספק תיעוד שניתן לביקורת של מי ניגש למה, אילו שינויים בוצעו בסביבה, כל הדוחות שאנשים ביצעו, מי עשה את הדוחות, וכיצד כל נכס בסביבת הייצור עבר דרך המפתחים והידיים QA כראוי .
האסטרטגיות
להיות "מוכן" לביקורת יכול לבוא במספר צורות שונות, שחלק מהן כרוכות במאמץ גבוה יותר ובסבירות גבוהה יותר להרחיק אותך מצרות מאחרות. להלן דירוג של חלק מהאפשרויות, אך לא של כולן, לפי סדר אפשרויות טובות יותר.
כאוס ומומים
יתכן שאתה, קורא יקר, אומלל, דרך מאמר זה הגעת להבנה שאתה בצער רב לא מוכן להוכיח שאתה לא מבצע הפרות חמורות של HIPAA לשביעות רצונו של מבקר.
אם זה המקרה, זה עלול להיות מאוחר מדי תלוי כמה זמן הסטטוס קוו האקראי שלך שלט. אתה עלול למצוא את עצמך בעמדה מצערת של טשטוש כדי למצוא כל פיסות מידע שאתה יכול.
זוהי שיטה בדוקה ונכונה שהוכחה לאורך כל דברי ימי הזמן כבעלת תוצאות הרות אסון.
אם אתה מתכנן לקחת את הסיכויים שלך ולירות על האסטרטגיה הזו, פשוט אל תעשה זאת. העצמי העתידי שלך יודה לך.
דם זיעה ודמעות
באופן מסורתי, עסקים ניהלו תיעוד קפדני של כל מה שקורה באמצעות עמל ועבודה. בתיקייה כלשהי במערכת שלהם, ישנם גיליונות אלקטרוניים ומסמכים בכתב יד (או בכתב יד) המפרטים את כל מה שמבקר עשוי צריך לדעת.
אם אתה מנסה לחלץ את עצמך מאסטרטגיית הכאוס והמהום, זה עשוי להיות ההימור הטוב ביותר שלך להתחיל. במקום לחכות לטרוף ולמצוא את כל המידע המרכזי תחת מבטו הנורא של מבקר, לחפור את כל מה שיש לך ולרכז אותו ברשומה מקובלת למחצה לפחות, ניתן לעשות ידנית כל עוד יש לך זמן.
בין אם האסטרטגיה הזו היא הנורמה היומיומית שלך או הדרך בה אתה מתכנן לצאת מהרגלים רעים, אנו ממליצים לך להתחיל את התוכנית הבאה בהקדם האפשרי.
תוכנת בקרת גרסה
בקרת גרסאות הוליסטית בכל חלקי העסק שלך, לא רק במאגרים שבהם הוא מגיע ארוז מראש, גורם לכל התהליך הזה להתמודד עם עצמו. כאשר משתמשים מבצעים שינויים בכל דבר, הוא יתעד באופן אוטומטי בשקט מי מבצע את השינוי, באיזו שעה, אילו נהלים בוצעו, כל תשעה יארד.
כאשר המבקרים מתדפקים על דלתך ורוצים לדעת מה קרה, אתה יכול פשוט להתייחס להיסטוריית הגרסאות הפנימית שלך. לא תצטרכו לטרוף כדי למצוא הוכחות, לא תצטרכו לבזבז שעות על הקלטת מידע בגיליון אלקטרוני - התוכנה עושה את העבודה בשבילכם. אתה יכול פשוט להתמקד היכן שהכי חשוב.
לתוכנת בקרת גרסאות יש כמה יתרונות גדולים נוספים; כלומר, היכולת לחזור לגרסאות קודמות. זו יכולה להיות תכונת איכות חיים עצומה, במיוחד עבור תוכניות שאחרת לא הייתה לה פונקציונליות זו.
היכולת לחזור בצורה מקיפה ומדויקת לגרסאות מדויקות גם מעניקה לך שמיכת אבטחה מפני דברים כמו תוכנות כופר, שבהן ניגוב המכונות שלך עשוי להיות הכרחי כדי להתחיל להפעיל את העסק מחדש. במקום לאבד את כל הרשומות שלך או אפילו את הפרויקט עצמו, אתה יכול פשוט להתייעץ עם בקרת הגרסאות, לבחור את האפשרות העדכנית ביותר, ובמה, אתה חוזר לעניינים.
סיכום
ביקורת לא חייבת להיות רוחות רוח מפחידות המרחפות על העסק שלך, מחכות למחוץ כל מומנטום שיש לך. אם אתה נוקט באמצעי זהירות נאותים ורוכש תוכנת בקרת גרסאות טובה, אז הלחץ של ביקורת והטרדה של שמירת תיעוד יכולים להיעלם, כמו דמעות בגשם.
