Sidd Dir Audit-Ready?
Auteuren: Ki James a John Boyer
Wann Dir fir d'éischt den Titel vun dësem Artikel gelies hutt, hutt Dir Iech wahrscheinlech geschüchtert an direkt un Äre Finanzaudit geduecht. Déi kënne grujeleg sinn, awer wat ass et verstousst audits?
Sidd Dir bereet fir eng Iwwerpréiwung vun Ärer Organisatioun un d'Kontrakt- a reglementaresche Ufuerderungen ze halen?
E Compliance Audit iwwerpréift Är intern Kontrollen, Sécherheetspolitiken, Benotzer Zougangskontrollen a Risikomanagement. D'Chancen sinn héich, datt Dir hutt puer Aart vu Politiken op der Plaz, awer e Compliance Audit am Zesummenhang mat (zum Beispill) d'Gesondheetsversécherung Portabilitéit a Verantwortungsgesetz (HIPAA) wäert validéieren datt Är Organisatioun huet konsequent duerchgesat Politik a Kontrollen, net nëmmen datt se op de Bicher sinn.
Déi genee Natur vun engem Konformitéitsaudit hänkt vun der Aart of, awer besteet dacks dovun aus ze weisen datt den Zougang zu records sécher ass, an datt Daten an Ärem Analyse- a Berichterstellungsëmfeld op néidegt Personal limitéiert sinn.
De Problem
Gutt a gëlteg Beweis vun der Anhale liwweren kann e grousse Schmerz sinn. Fir demonstrativ Zwecker, loosst eis op ee spezifescht Beispill konzentréieren.
All Produktiounsëmfeld sollt e digital Pabeier Trail. Et soll mat Iddi ufänken, weider duerch Testen a Feeler fixéieren, säi Wee laanscht d'Resolutioun fannen, an op d'Zustimmung vum finalen, fäerdege Produkt ophalen.
Dee leschte Schrëtt - déi lescht Genehmegung - ass e Favorit vun den Auditeuren fir ze wielen. Si kënne froen, "kënnt Dir mir weisen wéi Dir bestätegen datt all Berichter an der Produktiounsëmfeld un Ären dokumentéierte Prozess agehale sinn?"
Dir musst dann eng Lëscht vun all migréiert Rapport.
Firwat ass dat wichteg
Auditeuren néideg a genuch Informatioun ze liwweren kann beängschtegend sinn, besonnesch wann et e manuelle Prozess ass - nach méi wann Dir net fir d'Geleeënheet geplangt hutt.
Et ass wichteg net nëmmen Är Politik ze etabléieren an ze verfollegen, awer och Mechanismen op der Plaz ze halen fir d'Anhale vun Ären eegene Standarden ze validéieren an ze beweisen.
Minimal muss Dir bereet sinn en auditable Rekord ze liwweren, wien op wat zougänglech ass, wéi eng Ännerungen an der Ëmwelt gemaach goufen, all Berichter déi d'Leit gemaach hunn, wien d'Rapporte gemaach hunn, a wéi all Verméigen am Produktiounsëmfeld duerch Entwéckler a QA Hänn passend passéiert sinn .
D'Strategien
"Prett" ze sinn fir en Audit kann a ville verschiddene Forme kommen, e puer vun deenen méi héich Efforte sinn a méi wahrscheinlech Iech aus Ierger ze halen wéi anerer. Hei ass e Ranking vun e puer awer net all an der Reiefolleg vun ëmmer méi besser Optiounen.
Chaos a Chaos
Et ass méiglech datt Dir, léif, ongléckleche Lieser, duerch dësen Artikel zur Erkenntnis komm sidd datt Dir schrecklech net virbereet sidd fir ze beweisen datt Dir keng schlëmm HIPAA Verstéiss zu der Zefriddenheet vun engem Auditeur engagéiert.
Wann dat de Fall ass, kann et ze spéit sinn ofhängeg wéi laang Ären zoufälleg Status Quo regéiert huet. Dir kënnt Iech an der onglécklecher Positioun fannen fir ze scrambling fir all Schrott vun Informatioun ze fannen déi Dir kënnt.
Dëst ass eng probéiert a richteg Method déi duerch d'Annalen vun der Zäit bewisen ass fir katastrofal Resultater ze hunn.
Wann Dir plangt Är Chancen ze huelen a fir dës Strategie ze schéissen, einfach net. Är zukünfteg Selbst wäert Iech Merci soen.
Blutt, Schweess an Tréinen
Traditionell hunn d'Geschäfter virsiichteg Rekorder gehalen vun alles wat duerch Grit an Aarbecht geschitt. An engem Dossier an hirem System ginn et handgeschriwwe (oder handgeschriwwe) Spreadsheets an Dokumenter déi alles detailléiert wat en Auditeur wësse muss.
Wann Dir probéiert Iech selwer aus der Chaos a Mayhem Strategie ze verdauen, ass dëst Är bescht Wette fir unzefänken. Anstatt ze waarden fir ze kräischen an all Schlësselinformatioun ënner dem schreckleche Bléck vun engem Auditeur ze fannen, alles ausgruewen wat Dir hutt an et an engem op d'mannst semi akzeptable Rekord ze kompiléieren kann manuell gemaach ginn wann Dir Zäit hutt.
Egal ob dës Strategie Är alldeeglech Norm ass oder de Wee wéi Dir plangt aus schlechte Gewunnechten auszebriechen, mir recommandéieren de folgende Plang fir Iech sou séier wéi méiglech unzefänken.
Versioun Kontroll Software
Eng holistesch Versiounskontroll iwwer all Deeler vun Ärem Geschäft ze hunn, net nëmmen Repos wou et virverpackt ass, mécht dëse ganze Prozess am Wesentlechen sech selwer. Wéi d'Benotzer Ännerungen un eppes maachen, wäert et automatesch roueg notéieren wien d'Ännerung mécht, zu wéi enger Zäit, wéi eng Prozedure gefollegt goufen, déi ganz néng Yards.
Wann d'Revisoren op Är Dier klappen a wëlle wëssen wat geschitt ass, kënnt Dir just op Är intern Versiounsgeschicht verweisen. Dir braucht net ze kräischen fir Beweiser ze fannen, Dir braucht keng Stonnen an enger Spreadsheet Opnameinformatioun ze verschwenden - d'Software mécht d'Aarbecht fir Iech. Dir kënnt just fokusséieren wou et am wichtegsten ass.
Versioun Kontroll Software huet och e puer aner grouss Virdeeler; nämlech, d'Fähegkeet zréck op virdrun Versiounen ze Rouleau. Dëst kann eng enorm Liewensqualitéit Feature sinn, besonnesch fir Programmer déi soss dës Funktionalitéit net hunn.
D'Fäegkeet ze hunn ëmfaassend a präzis zréck op präzis Versiounen zréckzekommen, gëtt Iech och e Sécherheetsdecken vu Saachen wéi Ransomware, wou Är Maschinnen wëschen eng Noutwennegkeet ass fir d'Geschäft erëm ze lafen. Anstatt all Är Opzeechnungen oder souguer de Projet selwer ze verléieren, kënnt Dir einfach d'Versiounskontroll konsultéieren, déi lescht Optioun auswielen, a Bada Boom, Dir sidd zréck am Geschäft.
Konklusioun
Audits mussen net erschreckend Spekter sinn, déi iwwer Äert Geschäft dreemen, a waarden fir all Momentum ze zerbriechen deen Dir hutt. Wann Dir richteg Virsiichtsmoossname maacht a gutt Versiounskontrollsoftware kaaft, da kënnen de Stress vun engem Audit an de Slog vun der Rekordhale souwuel verschwannen, wéi Tréinen am Reen.
