И кога медиокритет е подобро од совршено
Еден начин да не успеете е да инсистирате на совршенство. Совршенството е невозможно и непријател на доброто. Пронаоѓачот на радарот за рано предупредување од воздушен напад предложил „култ на несовршеното“. Неговата филозофија беше „Секогаш настојувај да и го дадеш на војската третото најдобро, бидејќи најдоброто е невозможно, а второто најдобро е секогаш доцна“. Ќе го оставиме култот на несовршеното за војската.
Поентата е, „ако никогаш не пропуштите авион, поминувате премногу време на аеродромот“. Со други зборови, ако се обидувате да го постигнете совршено 100% од времето, губите нешто подобро. Такво е со KPIs. Клучните индикатори за успешност се клучни за успехот и управувањето со бизнисот. Тоа е еден начин на кој можете да го водите вашиот бизнис со одлуки водени од податоци.
Ако ја прогуглате фразата што создава клучни индикатори за изведба, ќе добиете 191,000,000 резултати. Почнете да ги читате тие веб-страници и ќе ви бидат потребни 363 години читање дење и ноќе за да завршите. (Тоа ми кажа ChatGPT.) Ова дури и не ја зема предвид сложеноста на страницата или вашето разбирање. Немате време за тоа.
Деловни области
Изберете домен. Може да (и веројатно треба) да имплементирате KPI во сите деловни области на вашата компанија: финансии, операции, продажба и маркетинг, услуги за клиенти, човечки ресурси, синџир на снабдување, производство, ИТ и други. Да се фокусираме на финансиите. Процесот е ист и за другите функционални области.
Видови на KPI
Изберете тип на KPI. Заостанати или водечки кои можат да бидат или квантитативни или квалитативни[1].
- Показателите за заостанати KPI ги мерат историските перформанси. Тие помагаат да се одговори на прашањето, како направивме? Примерите вклучуваат метрика пресметана од традиционалниот биланс на состојба и биланс на успех. Заработка пред камати, даноци и амортизација (EBITA), Тековен однос, бруто маржа, обртни средства.
- Водечките показатели за KPI се предвидливи и гледаат кон иднината. Тие се обидуваат да одговорат на прашањето, како ќе направиме? Како ќе изгледа нашиот бизнис во иднина? Примерите вклучуваат трендови на денови на побарувања, стапка на раст на продажбата, обрт на залихи.
- Квалитативните KPI се мерливи и полесно се проценуваат. Примерите го вклучуваат тековниот број на активни клиенти, бројот на нови клиенти овој циклус или бројот на поплаки до Бирото за подобар бизнис.
- Квалитативните KPI се попрецизни. Можеби се посубјективни, но сепак важни. Тие вклучуваат задоволство на клиентите, ангажирање на вработените, перцепција на брендот или „Индекс на корпоративна еднаквост“.
Тешкиот дел
Потоа, ќе имате бескрајни состаноци на комисијата за да се расправате за тоа кои KPI треба да бидат клучни, а кои метрики треба да бидат само индикатори за изведба. Комисиите на засегнатите страни ќе расправаат околу точната дефиниција на избраните метрики. Во тој момент се сеќавате дека компанијата што сте ја купиле во Европа не ги следи истите Општо прифатени сметководствени принципи (GAAP) како вие во САД. Разликите во признавањето на приходите и категоризацијата на расходите ќе доведат до недоследности во KPI како што е Маргината на добивката. Споредба на меѓународната продуктивност КПИ страдаат од слични проблеми. Така аргументите и бескрајните дискусии.
Тоа е најтешкиот дел – да се постигне договор за дефиницијата на KPI. На чекори во процесот на KPI се всушност јасни.
Секој добро воден бизнис ќе помине низ овој процес на KPI, бидејќи ќе прерасне од основна операција во подрум до онаа што повеќе не може да лета под радарот. Капиталистите ќе инсистираат на одредени KPI. Владините регулатори ќе инсистираат на други.
Запомнете ја причината поради која користите KPI. Тие се дел од аналитиката која ви помага да го водите вашиот бизнис и да донесувате здрави, добро информирани одлуки. Со добро имплементиран KPI систем ќе знаете каде стоите денес, како изгледал бизнисот вчера и ќе можете да предвидите како ќе изгледа утре. Ако иднината не е розова, ќе сакате да направите некои промени - промени во вашите процеси, вашиот бизнис. Ако се предвидува дека KPI на профитната маржа од првиот квартал следната година ќе биде помала од година во година, ќе сакате да погледнете начини како да ги зголемите приходите или да ги намалите трошоците.
Тоа е циклусот на процесот на KPI: Мери – Проценува – Промени. Годишно, ќе сакате да ги процените вашите цели на KPI. КПИ ги поттикнаа промените. Организацијата е подобрена. Ја победивте целта на нето профитната маржа за два поени! Ајде да ја прилагодиме целта следната година нагоре и да видиме дали можеме уште подобро следната година.
Темната страна
Некои компании имаа намера да го победат системот. Некои стартап компании, некои со финансирање на ризичен капитал, беа принудени да генерираат повисок и поголем профит, квартал во квартал. На VC не се во бизнисот да губат пари. Не е лесно да се продолжи успехот во однос на променливите услови за маркетинг и острата конкуренција.
Наместо Мери – Оценете – Променете го процесот или сменете ја целта, некои компании го променија KPI.
Размислете за оваа аналогија. Замислете маратонска трка каде учесниците тренираат и се подготвуваат со месеци врз основа на одредена далечина, 26.2 милји. Меѓутоа, среде трката, организаторите наеднаш одлучуваат да го променат растојанието на 15 милји без претходна најава. Оваа неочекувана промена создава неповолна положба за некои тркачи кои можеби се движеле сами и ја распределиле својата енергија и ресурси за првичното растојание. Сепак, тоа е од корист за оние тркачи кои излегоа премногу брзо за да го завршат првобитното растојание. Ги искривува вистинските перформанси и го отежнува правичното споредување на резултатите. Оваа ситуација може да се гледа како обид да се манипулира со исходот и да се сокријат недостатоците на одредени учесници. Оние кои очигледно не успеале на подолга дистанца затоа што ја потрошиле целата своја енергија, наместо тоа, ќе бидат наградени за тоа што биле најбрзите завршници на трката со новата метричка дефиниција.
Слично на тоа, во бизнисот, компании како Enron, Volkswagen, Wells Fargo и Theranos
Познато е дека манипулираат со нивните KPI, финансиските извештаи, па дури и со индустриските стандарди за да создадат илузија на успех или да ја сокријат недоволната изведба. Овие дејства можат да ги доведат во заблуда засегнатите страни, инвеститорите и јавноста, слично на тоа како менувањето на правилата на спортски натпревар може да ги измами учесниците и гледачите.
Енрон повеќе не постои денес, но некогаш беше на врвот на синџирот на исхрана како една од најиновативните американски компании. Во 2001 година Енрон пропадна поради лажни сметководствени практики. Еден од факторите кои придонесуваа беше манипулацијата со KPI за да се прикаже поволна финансиска слика. Енрон користеше сложени вонбилансни трансакции и ги приспособи KPI за да ги зголеми приходите и да го скрие долгот, доведувајќи ги во заблуда инвеститорите и регулаторите.
Во 2015 година, Фолксваген се соочи со тежок удар на акциите кога открија дека манипулирале со податоците за емисиите при тестирањето на нивните дизел автомобили. VW ги дизајнираше своите мотори да ги активираат контролите за емисиите за време на тестирањето, но да ги оневозможат при редовно возење, искривувајќи ги KPI-те на емисиите. Но, не следејќи ги правилата, тие беа во можност да ги унапредат двете страни на балансирана равенка - перформанси и намалени емисии. Оваа намерна манипулација со KPI доведе до значителни правни и финансиски последици за компанијата.
Wells Fargo ги турна своите вработени да ги исполнат агресивните продажни цели за нови кредитни картички. Нешто неочекувано го погоди обожавателот кога беше откриено дека за да ги исполнат нивните KPI, вработените отвориле милиони неовластени сметки во банка и кредитни картички. Нереалните цели за продажба и несоодветните KPI ги поттикнаа вработените да се вклучат во измамнички активности, што резултираше со значителна репутација и финансиска загуба за банката.
Исто така во вестите неодамна, Теранос, компанија за здравствена технологија, тврдеше дека развила револуционерна технологија за тестирање на крвта. Подоцна беше откриено дека тврдењата на компанијата се засновани на лажни KPI и погрешни информации. Во овој случај, софистицираните инвеститори ги игнорираа црвените знамиња и беа фатени во возбудата на ветувањето за револуционерен стартап. „Трговските тајни“ вклучуваа лажирање на резултатите во демо. Теранос манипулираше со KPI поврзани со точноста и веродостојноста на нивните тестови, што на крајот доведе до нивен пад и правни последици.
Овие примери покажуваат како манипулирањето или погрешното претставување на KPI може да доведе до сериозни последици, вклучително и финансиски колапс, штета на репутацијата и правни дејствија. Ја нагласува важноста на етичкиот избор на KPI, транспарентноста и точното известување во одржувањето на довербата и одржливите деловни практики.
Моралот на приказната
KPI се драгоцено средство за мерење на здравјето на организацијата и водење на деловни одлуки. Ако се користат како што е наменето, тие можат да предупредат кога е потребно корективно дејство. Меѓутоа, кога лошите актери ги менуваат правилата во средината на настанот, се случуваат лоши работи. Не треба да го менувате растојанието до целта откако трката ќе започне и не треба да ги менувате дефинициите на KPI кои се дизајнирани да предупредуваат за претстојната пропаст.
- https://www.techtarget.com/searchbusinessanalytics/definition/key-performance-indicators-KPIs ↑
