Co muszą zrobić pracodawcy, aby powitać swoich pracowników z powrotem w biurze

Po prawie 2 latach pracy w domu niektóre rzeczy po prostu nie będą takie same.

W odpowiedzi na pandemię koronawirusa wiele firm zamknęło drzwi do swojego domu i poprosiło swoich pracowników o pracę z domu. W imię zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom zrobili to pracodawcy, którzy mogli przejść na zdalną siłę roboczą. To była wielka zmiana. Była to nie tylko zmiana kulturowa, ale w wielu przypadkach działy IT i operacje musiały się przepychać, aby obsługiwać rozproszoną sieć osób. Oczekiwano, że wszyscy nadal będą mogli uzyskać dostęp do tych samych zasobów, nawet jeśli nie są już fizycznie w sieci.

Niektóre branże nie miały możliwości umożliwienia swoim pracownikom pracy zdalnej. Pomyśl o rozrywce, gościnności, restauracjach i handlu detalicznym. Jakie branże najlepiej przetrwały pandemię? Big Pharma, producenci masek, dostawcy dostaw do domu i oczywiście sklepy monopolowe. Ale nie o tym jest nasza historia. Prosperowały firmy technologiczne. Firmy technologiczne, takie jak Zoom, Microsoft Teams i Skype, były gotowe do wspierania innych branż w nowym zapotrzebowaniu na wirtualne spotkania. Inni, bez pracy lub korzystający z blokady, zwrócili się w stronę gier online. Niezależnie od tego, czy ludzie pracowali zdalnie, czy świeżo zwolnieni, technologia związana ze współpracą i komunikacją była potrzebna bardziej niż kiedykolwiek.

To wszystko już za nami. Wyzwaniem jest teraz sprowadzenie wszystkich z powrotem do biura. Niektórzy pracownicy mówią: „do diabła nie, nie pójdę”. Nie chcą wracać do biura. Niektórzy mogą zrezygnować. Większość firm wymaga jednak od swoich pracowników powrotu do biura przynajmniej w modelu hybrydowym – 3 lub 4 dni w biurze, a reszta pracuje z domu. Poza personelem i personelem, czy twoja nieruchomość komercyjna, która była tak długo pusta, jest gotowa na przyjęcie w domu tych pracowników?  

Bezpieczeństwo

Niektórzy z pracowników, których zatrudniłeś na rozmowy kwalifikacyjne Zoom, wysłałeś laptopa i nigdy nawet nie widzieli wnętrza twojego biura. Nie mogą się doczekać pierwszego spotkania twarzą w twarz ze swoimi kolegami z drużyny. Ale ich laptop nigdy nie był w twojej sieci fizycznej.  

• Czy system operacyjny komputera był na bieżąco aktualizowany za pomocą aktualizacji i poprawek zabezpieczeń?  
• Czy laptopy pracowników mają odpowiednie oprogramowanie antywirusowe?
• Czy pracownicy zostali przeszkoleni w zakresie cyberbezpieczeństwa? Wzrasta liczba ataków typu phishing i ransomware. Domowe przestrzenie robocze mogą być mniej bezpieczne, a pracownik może nieświadomie przenieść złośliwe oprogramowanie do biura. Luki w zabezpieczeniach sieci Office mogą być zagrożone.
• W jaki sposób zabezpieczenia sieci i usługi katalogowe poradzą sobie z adresem MAC, którego nigdy wcześniej nie widziałeś?
• Bezpieczeństwo fizyczne mogło się rozluźnić. Jeśli pracownicy przeszli z zespołu lub z firmy, czy pamiętałeś o odebraniu ich identyfikatorów i/lub wyłączeniu dostępu?

Komunikacja

Wiele osób powracających do biura doceni posiadanie niezawodnych usług internetowych i telefonicznych, których nie muszą samodzielnie konserwować i rozwiązywać.

• Czy sprawdziłeś telefony stacjonarne i telefony w salach konferencyjnych? Istnieje duża szansa, że ​​telefony VOIP, które nie były używane przez jakiś czas, mogą wymagać zresetowania. Przy jakichkolwiek wahaniach energii elektrycznej, zmianach sprzętu, usterkach sieci telefony te często tracą swój adres IP i będą musiały zostać przynajmniej zrestartowane, jeśli nie zostaną przypisane nowe adresy IP.
• Pracownicy, którzy pracowali w domu, z konieczności korzystają ze swojej ulubionej usługi wiadomości błyskawicznych oraz wideokonferencji. Były one niezwykle pomocne w zwiększeniu produktywności. Czy ci pracownicy będą rozczarowani, gdy odkryją, że narzędzia takie jak te, na których polegają, są nadal ograniczone w biurze? Czy nadszedł czas, aby ponownie rozważyć równowagę między wydajnością a kontrolą?  

Sprzęt i oprogramowanie

Twój zespół IT był zajęty utrzymywaniem łączności zdalnej. Sprzęt biurowy i oprogramowanie zostały zaniedbane.

• Czy Twój system wewnętrzny kiedykolwiek potrzebował obsługi tak wielu użytkowników jednocześnie?
• Czy któryś z urządzeń jest przestarzały lub przestarzały po 2 latach? Serwery, modemy, routery, switche.
• Czy oprogramowanie serwerów jest aktualne do najnowszych wersji? Zarówno systemy operacyjne, jak i aplikacje.
• A co z licencjami na oprogramowanie firmowe? Czy spełniasz wymagania? Czy masz więcej użytkowników niż kiedyś? Czy są licencjonowane do równoczesnego użytku?  

kultura

Nie, to nie jest twój dom, ale co tak naprawdę przyciąga powrót do biura? Nie powinien to być kolejny mandat.

• Automat do napojów nie był napełniany od miesięcy. Niech to będzie prawdziwe powitanie z powrotem. Nie pozwól swoim pracownikom poczuć się, jakby zakradli się do opuszczonego domu i nie byli oczekiwani. Przekąski nie zrujnują banku i będą stanowić długą drogę do poinformowania ich, że są doceniane. Pamiętaj, że niektórzy pracownicy nadal woleliby zostać w domu.
• Zorganizuj dzień uznania dla pracowników. Wiele firm organizuje uroczyste otwarcie, aby powitać pracowników z powrotem.
• Jednym z powodów, dla których chcesz, aby personel wrócił do biura, jest współpraca i wydajność. Nie dławij sieci i kreatywności przestarzałymi zasadami. Bądź na bieżąco z najnowszymi wytycznymi CDC i lokalnymi wytycznymi. Pozwól pracownikom ustalać wygodne granice, maskować się, jeśli chcą i siedzieć w domu, kiedy powinni.  

• Niewątpliwie zatrudniłeś nowy personel w ciągu ostatnich dwóch lat. Nie zapomnij zorientować ich w przestrzeni fizycznej. Pokaż im. Upewnij się, że mają miejsce do parkowania i wszystkie materiały biurowe. Upewnij się, że nie czują się ukarani za przyjście do biura.
• Nie ma niebezpieczeństwa, że ​​personel zapomni o zwyczajnym piątku, ale nie jest konieczne, aby codziennie wkradał się on w zwykły. Nie martw się, wielu z nas ma stroje, które cierpliwie czekały, abyśmy do nich wrócili. Pozostaje tylko mieć nadzieję, że nadal pasują do „pandemicznej 15”, która teraz jest na nas.

Zgoda

Na początku pandemii wiele organizacji powoli pozwalało pracownikom pracować z domu. To był nowy sposób myślenia. Większość niechętnie zgodziła się pozwolić wielu swoim pracownikom pracować zdalnie. To było nowe terytorium i nie było zgody co do optymalnej równowagi między pracą zdalną a pracą biurową.  W październiku 2020 r. Coca-Cola ogłosiła zaskakujące ogłoszenie. Nagłówki krzyczały: Stała praca z domu dla wszystkich indyjskich pracowników.  „Model pracy z domu sprawił, że wiele firm i organizacji (głównie IT) zdecydowało, że gdy efekt pandemii zacznie się zmniejszać, nigdy nie będzie przymusu powrotu dużej części pracowników do biura”. Nastąpiło przejście do pracy zdalnej, a wyniki ankiety PWC wykazały, że „praca zdalna była ogromnym sukcesem zarówno dla pracowników, jak i pracodawców”. Wow.

Nic dziwnego, że nie wszyscy się zgadzają. David Solomon, dyrektor generalny Goldman Sachs, mówi, że praca zdalna to „aberracja”.  Nie daj się prześcignąć, Elon MuskNaczelny Dysydent mówi: „praca zdalna nie jest już akceptowana”.  Musk zrobił jednak ustępstwo. Powiedział, że jego pracownicy Tesli mogą pracować zdalnie, dopóki przebywają w biurze przez minimum („i mam na myśli minimum”) 40 godzin tygodniowo! Twitter był jedną z pierwszych firm, które przyjęły zasadę pracy z domu. Kierownicy Twittera w 2020 roku obiecali, że będą mieli „rozproszoną siłę roboczą”, na zawsze.  W swoich rozmowach na temat zakupu Twittera Musk jasno dał do zrozumienia, że ​​oczekuje, że wszyscy będą w biurze.

Tak więc bez konsensusu, ale wiele mocnych opinii po obu stronach. Zastrzeżenie pracownika.

Polityki i procesy

Podczas pandemii procesy uległy zmianie. Przystosowali się do rozproszonej siły roboczej. Firmy musiały zrewidować zasady i procedury, aby uwzględnić wszystko, co wiąże się z wprowadzaniem i szkoleniem nowych pracowników, spotkaniami zespołowymi, bezpieczeństwem i czasem.

• Ostatnia Badanie Gartnera odkryli, że jedną z przesunięć procesów było subtelne przejście do odporności i elastyczności. Wcześniej skupiano się na tworzeniu procesów maksymalizujących wydajność. Niektóre organizacje stwierdziły, że procesy zoptymalizowane pod kątem wydajności są zbyt kruche i brakuje im elastyczności. Rozważ łańcuch dostaw just-in-time. W szczytowym momencie oszczędności są ogromne. Jeśli jednak nastąpią zakłócenia w łańcuchu dostaw, musisz zbadać inne opcje.
• To samo badanie wykazało, że procesy stają się coraz bardziej złożone, ponieważ sama firma staje się coraz bardziej złożona. Firmy dywersyfikują swoje źródła i rynki, próbując ograniczyć ryzyko i nim zarządzać.
• To może być dobry moment na przegląd wewnętrzny. Czy Twoje polityki wymagają rewizji? Czy ewoluowały, aby radzić sobie z przyszłymi nieprzewidzianymi sytuacjami? Co Twoja firma zrobi inaczej w przypadku następnej epidemii?

Wnioski

Dobrą wiadomością jest to, że wielka migracja z powrotem do biura nie jest nagłym wypadkiem. W przeciwieństwie do gwałtownych kosmicznych zmian, które zakłóciły biznes i nasze życie, możemy zaplanować, jak ma wyglądać nowa normalność. Może nie wyglądać tak samo jak przed pandemią, ale przy odrobinie szczęścia mogłoby być lepiej. Wykorzystaj powrót do biura jako okazję do ponownej oceny i zaplanowania lepszej przyszłości.

 Ankieta PWC, czerwiec 2020 r., Ankieta dotycząca pracy zdalnej w USA: PwC

 Coca Cola deklaruje stałą pracę w domu dla wszystkich indyjskich pracowników; Dodatek na krzesło, Internet! – Trak.in – indyjski biznes technologiczny, mobilny i start-upy

 Elon Musk mówi, że zdalni pracownicy tylko udają, że pracują. Okazuje się, że (w pewnym sensie) ma rację (yahoo.com)

 Biurowe Ultimatum Muska może zakłócić plan pracy zdalnej Twittera (businessinsider.com)