To tanie i łatwe. Oprogramowanie arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel jest prawdopodobnie już zainstalowane na komputerze użytkownika biznesowego. Wielu współczesnych użytkowników miało kontakt z oprogramowaniem Microsoft Office od czasów szkoły średniej, a nawet wcześniej. Ta odruchowa odpowiedź na pytanie, dlaczego Excel jest wiodącym narzędziem analitycznym, może nie być właściwą odpowiedzią. Prawdziwa odpowiedź może Cię zaskoczyć.
Aby zagłębić się w odpowiedź na pytanie, przyjrzyjmy się najpierw, co rozumiemy pod pojęciem narzędzia analitycznego.
Platformy analityczne i Business Intelligence
Wiodący analityk w branży, Gartner, definiuje platformy analityczne i platformy analizy biznesowej jako narzędzia, które umożliwiają mniej zaawansowanym użytkownikom „modelowanie, analizowanie, eksplorowanie, udostępnianie danych i zarządzanie nimi, a także współpracę i dzielenie się wynikami, dzięki informacjom i wspomaganym sztuczną inteligencją (AI). Platformy ABI mogą opcjonalnie obejmować możliwość tworzenia, modyfikowania lub wzbogacania modelu semantycznego, w tym reguł biznesowych. Gartner zdaje sobie sprawę, że wraz z niedawnym rozwojem sztucznej inteligencji, rozszerzona analityka przesuwa docelową grupę odbiorców z tradycyjnych analityków na konsumentów i decydentów.
Aby Excel mógł być uważany za narzędzie analityczne, powinien mieć te same możliwości.
| Zdolność | przewyższać | Platformy ABI |
|---|---|---|
| Mniej użytkowników technicznych | Tak | Tak |
| Dane modelu | Tak | Tak |
| Analizować dane | Tak | Tak |
| Przeglądaj dane | Tak | Tak |
| Udostępnij dane | Nie | Tak |
| Zarządzaj danymi | Nie | Tak |
| Współpracować | Nie | Tak |
| Podziel się ustaleniami | Tak | Tak |
| Zarządzane przez IT | Nie | Tak |
| Wzmocnione przez sztuczną inteligencję | Tak | Tak |
Tak więc, chociaż Excel ma wiele takich samych możliwości jak wiodące platformy ABI, brakuje mu niektórych kluczowych funkcji. Prawdopodobnie z tego powodu Gartner nie umieścił Excela na liście głównych graczy w narzędziach analitycznych i BI. Co więcej, znajduje się również w innej przestrzeni i jest inaczej pozycjonowany przez Microsoft w swoim własnym składzie. Usługa Power BI znajduje się w ofercie firmy Gartner i ma funkcje, których brakuje Excelowi, a mianowicie możliwość udostępniania, współpracy i zarządzania przez dział IT.
Kluczową wartością Excela jest jego upadek
Co ciekawe, prawdziwa wartość narzędzi ABI i powód, dla którego Excel jest tak wszechobecny, jest taki sam: nie jest zarządzany przez IT. Użytkownicy lubią swobodę eksploracji danych i przenoszenia ich na komputery stacjonarne bez ingerencji działu IT. Excel jest w tym mistrzem. Tymczasem obowiązkiem i misją zespołu IT jest zaprowadzenie porządku w chaosie oraz zapewnienie nadzoru, bezpieczeństwa i ogólnej konserwacji całego oprogramowania znajdującego się pod jego nadzorem. Excelowi to się nie udaje.
To jest zagadka. Konieczne jest, aby organizacja zachowała kontrolę nad oprogramowaniem, z którego korzystają jej pracownicy, oraz danymi, do których uzyskują dostęp. O wyzwaniu pisaliśmy wcześniejsze systemy zdziczałe. Excel to protoferalny system informatyczny pozbawiony ładu korporacyjnego i kontroli. Znaczenie jednej, dobrze zarządzanej wersji prawdy powinno być oczywiste. Dzięki farmom arkuszy kalkulacyjnych każdy tworzy własne zasady i standardy biznesowe. Nawet nie można tego nazwać standardem, jeśli jest to jednorazowy przypadek. Nie ma jednej wersji prawdy.
Bez jednej uzgodnionej wersji prawdy podejmowanie decyzji jest trudne. Ponadto naraża organizację na odpowiedzialność i utrudnia obronę potencjalnego audytu.
Stosunek ceny do wartości w Excelu
Początkowo myślałem, że jednym z powodów, dla których Excel jest często nazywany narzędziem analitycznym numer jeden, jest jego niska cena. Myślę, że mogę powiedzieć, że dosłownie każda firma, w której pracowałem, zapewniła mi licencję na pakiet Microsoft Office, w skład którego wchodzi Excel. Dlatego dla mnie często było to bezpłatne. Nawet jeśli firma nie zapewniła licencji korporacyjnej, zdecydowałem się na zakup własnej licencji Microsoft 365. Nie jest to bezpłatne, ale cena musiała mieć znaczenie.
Moją wyjściową hipotezą było to, że Excel musi być znacznie tańszy niż inne platformy ABI. Pogrzebałem w tym i odkryłem, że nie jest tak tanio jak myślałem. Niektóre platformy ABI oceniane przez firmę Gartner mogą w rzeczywistości być tańsze w przeliczeniu na stanowisko dla dużych organizacji. Wybrałem kilka programów i poprosiłem ChatGPT o pomoc w porównaniu i uszeregowaniu ich pod względem kosztów dla organizacji różnej wielkości.
Odkryłem, że Excel nie jest najtańszą opcją dla organizacji dowolnej wielkości. To wiąże się z kosztami. Oczywiście trudno jest uzyskać dokładne ceny i często oferowane są znaczne rabaty w przypadku migracji do konkretnego dostawcy. Myślę jednak, że rankingi względne będą spójne. Zauważamy, że pakiet Microsoft Office, którego składnikiem jest Excel, nie jest najtańszą opcją. Niespodzianka.
W programie Excel brakuje kluczowych elementów ABI klasy korporacyjnej, a w świecie narzędzi analitycznych istnieją bardziej opłacalne alternatywy. Wielki hit w stosunku ceny do wartości w programie Excel.
Współpraca
Współpraca przy użyciu oprogramowania do analizy danych i Business Intelligence w dużych organizacjach oferuje korzyści, które mogą znacząco usprawnić procesy decyzyjne, efektywność operacyjną i planowanie strategiczne. Współpraca uznaje, że żaden indywidualny uczestnik nie jest wyspą, a mądrość tłumów może zapewnić lepszy wgląd i decyzje. Organizacje tak wysoko cenią współpracę, że są skłonne zapłacić więcej niż narzędzia takie jak Excel, które nie zapewniają tej funkcji.
Narzędzia promujące współpracę pomiędzy członkami zespołu zapewniają:
- Ulepszone podejmowanie decyzji
- Zwiększona wydajność
- Poprawiona jakość i spójność danych
- Skalowalność i elastyczność
- Dzielenie się wiedzą i innowacje
- oszczędności
- Zwiększone bezpieczeństwo i zgodność
- Integralność danych
- Uprawnieni pracownicy
Wartość korzystania z oprogramowania do analizy danych i BI, które zapewnia współpracę w dużych organizacjach, polega na synergii zwiększonych możliwości podejmowania decyzji, efektywności operacyjnej oraz kultury innowacji i wzmacniania pozycji. Narzędzia, które nie zapewniają współpracy, promują wyspy informacji i silosy danych. W programie Excel brakuje tej kluczowej funkcji.
Wartość biznesowa Excela maleje
Excel może być najczęściej używanym narzędziem do obsługi danych w organizacjach, ale z niewłaściwych powodów. Poza tym powody, dla których sądzimy, że z niego korzystamy — ponieważ jest tani i łatwy — stają się coraz mniej prawdziwe, w miarę jak analityka korporacyjna i narzędzia BI stają się coraz tańsze i integrują sztuczną inteligencję, aby pomóc w bardziej złożonych zadaniach.
