Čo musia zamestnávatelia urobiť, aby privítali svojich pracovníkov späť v kancelárii

Po takmer 2 rokoch práce z domu niektoré veci jednoducho nebudú rovnaké.

V reakcii na pandémiu koronavírusu mnohé podniky zavreli dvere svojich kamenných obchodov a požiadali svojich zamestnancov, aby pracovali z domu. Zamestnávatelia, ktorí mohli prejsť na vzdialenú pracovnú silu, to urobili v mene bezpečnosti pracovníkov. Bol to veľký prechod. Nebol to len posun v kultúre, ale v mnohých prípadoch sa IT a prevádzka museli popasovať s podporou distribuovanej siete jednotlivcov. Očakávalo sa, že každý bude mať stále prístup k rovnakým zdrojom, aj keď už fyzicky nebude v sieti.

Niektoré odvetvia nemali možnosť umožniť svojim zamestnancom pracovať na diaľku. Myslite na zábavu, pohostinnosť, reštaurácie a maloobchod. Ktoré odvetvia zvládli pandémiu najlepšie? Big Pharma, výrobcovia masiek, donášky domov a obchody s alkoholom, samozrejme. O tom však náš príbeh nie je. Technologickým spoločnostiam sa darilo. Technické spoločnosti ako Zoom, Microsoft Teams a Skype boli pripravené na podporu iných odvetví v novom dopyte po virtuálnych stretnutiach. Iní, ktorí boli bez práce alebo si užívali zablokovanie, sa obrátili na online hranie. Či už ľudia pracovali na diaľku alebo boli práve prepustení, technológie súvisiace so spoluprácou a komunikáciou boli potrebné viac ako kedykoľvek predtým.

To všetko je za nami. Výzvou teraz je dostať všetkých späť do kancelárie. Niektorí pracovníci hovoria: „Do riti, nie, nepôjdem“. Bránia sa návratu do kancelárie. Niektorí môžu skončiť. Väčšina spoločností však vyžaduje, aby sa ich zamestnanci vrátili do kancelárie aspoň v hybridnom modeli – 3 alebo 4 dni v kancelárii a zvyšok pracuje z domu. Okrem osobných a personálnych, je vaša komerčná nehnuteľnosť, ktorá bola tak dlho prázdna, pripravená privítať doma týchto zamestnancov?  

zabezpečenia

Niektorí zamestnanci, ktorých ste si najali na pohovoroch so Zoomom, odoslali ste notebook a nikdy ani nevideli vnútro vašej kancelárie. Tešia sa, že sa prvýkrát stretnú so svojimi spoluhráčmi zoči-voči. Ich laptop však nikdy nebol vo vašej fyzickej sieti.  

• Bol operačný systém počítača aktuálny pomocou bezpečnostných aktualizácií a opráv?  
• Majú notebooky zamestnancov vhodný antivírusový softvér?
• Boli zamestnanci školení v oblasti kybernetickej bezpečnosti? Phishing a ransomvérové ​​útoky sú na vzostupe. Domáce pracovné priestory môžu byť menej bezpečné a zamestnanec by mohol nevedomky preniesť malvér do kancelárie. Chyby zabezpečenia siete balíka Office môžu byť ohrozené.
• Ako bude vaša sieťová bezpečnosť a adresárové služby spracovávať MAC adresu, ktorú nikdy predtým nevideli?
• Fyzická bezpečnosť sa mohla stať laxnou. Ak zamestnanci prešli z tímu alebo zo spoločnosti, nezabudli ste si vyzdvihnúť ich odznaky a/alebo im zakázať prístup?

komunikácia

Mnohí z tých, ktorí sa vracajú do kancelárie, ocenia spoľahlivú internetovú a telefónnu službu, ktorú nemusia sami udržiavať a odstraňovať problémy.

• Skontrolovali ste stolové telefóny a telefóny konferenčných miestností? Je pravdepodobné, že ak sa telefóny VOIP nejaký čas nepoužívali, možno bude potrebné ich resetovať. Pri akýchkoľvek výkyvoch elektrickej energie, zmenách hardvéru, chybách siete tieto telefóny často strácajú svoju IP a budú musieť byť aspoň reštartované, ak im nie sú priradené nové adresy IP.
• Zamestnanci, ktorí pracovali z domu, z núdze využívajú svoju obľúbenú službu okamžitých správ, ako aj videokonferencie. Tie boli nesmierne nápomocné pri zvyšovaní produktivity. Budú títo zamestnanci sklamaní, keď zistia, že takéto nástroje, na ktoré sa spoliehajú, sú v kancelárii stále obmedzené? Je čas prehodnotiť rovnováhu medzi produktivitou a kontrolou?  

Hardvér a softvér

Váš IT tím bol zaneprázdnený udržiavaním pripojenia vzdialenej sily. Kancelársky hardvér a softvér bol zanedbaný.

• Potreboval niekedy váš interný systém podporovať toľko používateľov súčasne?
• Je niektoré zo zariadení po 2 rokoch zastarané alebo zastarané? Servery, modemy, smerovače, prepínače.
• Je softvér serverov aktuálny s najnovšími vydaniami? Ako OS, tak aj aplikácie.
• A čo licencie na váš firemný softvér? Ste v súlade? Máte viac používateľov ako kedysi? Sú licencované na súbežné použitie?  

kultúra

Nie, toto nie je váš domov, ale čo vás skutočne láka vrátiť sa do kancelárie? Nemal by to byť len ďalší mandát.

• Automat na nápoje nebol naplnený už mesiace. Urobte z toho skutočné privítanie späť. Nedovoľte svojim zamestnancom, aby mali pocit, že sa vkrádajú do opusteného domu a neočakávali ich. Občerstvenie nezruinuje banku a dá im veľa najavo, že si ich vážia. Pamätajte, že niektorí zamestnanci by radšej zostali doma.
• Urobte si deň ocenenia zamestnancov. Mnoho spoločností má akési slávnostné otvorenie, aby privítali zamestnancov späť.
• Jedným z dôvodov, prečo chcete zamestnancov späť v kancelárii, je spolupráca a produktivita. Neduste vytváranie sietí a kreativitu zastaranými politikami. Držte krok s najnovšími CDC a miestnymi pokynmi. Umožnite zamestnancom nastaviť si pohodlné hranice, zamaskovať sa, ak chcú, a zostať doma, keď by mali.  

• V posledných dvoch rokoch ste nepochybne prijali nových zamestnancov. Nezabudnite ich orientovať do fyzického priestoru. Ukážte im okolie. Uistite sa, že majú kde zaparkovať a všetky svoje kancelárske potreby. Uistite sa, že sa za príchod do kancelárie necítia byť penalizovaní.
• Nehrozí, že zamestnanci zabudnú na neformálne piatky, ale nie je potrebné nechať to každý deň preniknúť do nevšednosti. Nebojte sa, veľa z nás má outfity, ktoré trpezlivo čakali, kým sa k nim vrátime. Jeden len dúfa, že stále zodpovedajú „pandémii 15“ teraz na nás.

Súhlas

Na začiatku pandémie mnohé organizácie pomaly umožňovali zamestnancom pracovať z domu. Bol to nový spôsob myslenia. Väčšina z nich neochotne súhlasila s tým, že nechá mnohých svojich pracovníkov pracovať na diaľku. Bolo to nové územie a neexistoval konsenzus o optimálnom vyvážení práce na diaľku a práce v kancelárii.  V októbri 2020 Coca-Cola urobila prekvapivé vyhlásenie. Titulky kričali, Trvalá práca z domu pre všetkých indických zamestnancov.  „Model práce z domu prinútil mnohé spoločnosti a organizácie (najmä IT) rozhodnúť sa, že akonáhle sa efekt pandémie začne znižovať, už nikdy nebude donútené vrátiť sa do kancelárie veľké množstvo zamestnancov.“ Došlo k posunu k práci na diaľku a výsledky prieskumu PWC sa pochválili, že „práca na diaľku bola pre zamestnancov aj zamestnávateľov obrovským úspechom“. Wow.

Nie je prekvapením, že nie všetci súhlasia. David Solomon, generálny riaditeľ spoločnosti Goldman Sachs, hovorí, že práca na diaľku je „odchýlka“.  Nenechajte sa prekonať, Elon Musk, hlavný disident, hovorí: „Práca na diaľku už nie je prijateľná.“  Musk však urobil ústupok. Povedal, že jeho zamestnanci Tesly môžu pracovať na diaľku, pokiaľ budú v kancelárii minimálne („a myslím minimálne“) 40 hodín týždenne! Twitter bol jednou z prvých spoločností, ktoré prijali politiku práce z domu. Vedúci pracovníci Twitteru v roku 2020 sľúbili, že budú mať „distribuovanú pracovnú silu“, navždy.  Vo svojich diskusiách o kúpe Twitteru Musk jasne povedal, že očakáva, že všetci budú v kancelárii.

Takže žiadny konsenzus, ale veľa silných názorov na oboch stranách. Upozornenie zamestnanca.

Zásady a procesy

Počas pandémie sa procesy posunuli. Prispôsobili sa distribuovanej pracovnej sile. Spoločnosti museli revidovať zásady a postupy, aby sa prispôsobili všetkému, čo sa týka nástupu a školenia nových zamestnancov, tímových stretnutí, bezpečnosti a časomiery.

• Nedávna Štúdia Gartner zistili, že jedným z posunov procesov bol jemný prechod k odolnosti a flexibilite. Predtým sa kládol dôraz na vytváranie procesov s cieľom maximalizovať efektivitu. Niektoré organizácie zistili, že procesy optimalizované na efektívnosť sú príliš krehké a chýba im flexibilita. Zvážte dodávateľský reťazec just-in-time. Na svojom vrchole sú úspory peňazí obrovské. Ak však dôjde k narušeniu dodávateľského reťazca, musíte preskúmať iné možnosti.
• Rovnaká štúdia zistila, že procesy sa stávajú zložitejšími, keďže spoločnosť samotná sa stáva zložitejšou. Spoločnosti diverzifikujú svoje zdroje a trhy v snahe zmierniť a riadiť riziko.
• Toto môže byť vhodný čas na internú kontrolu. Potrebujú vaše zásady revíziu? Vyvinuli sa tak, aby zvládli budúce nepredvídané udalosti? Čo bude vaša spoločnosť robiť inak pri ďalšom prepuknutí?

záver

Dobrou správou je, že veľká migrácia späť do kancelárie nie je núdzová. Na rozdiel od rýchleho kozmického posunu, ktorý narušil podnikanie a naše životy, si môžeme naplánovať, ako chceme, aby nový normál vyzeral. Možno to nevyzerá rovnako ako pred pandémiou, ale pri troche šťastia by to mohlo byť lepšie. Využite prechod späť do kancelárie ako príležitosť na prehodnotenie a plánovanie silnejšej budúcnosti.

 Prieskum PWC, jún 2020, Prieskum práce na diaľku v USA: PwC

 Coca Cola deklaruje trvalú prácu z domu pre všetkých indických zamestnancov; Príspevok na stoličku, internet! – Trak.in – Indické podnikanie v oblasti technológií, mobilných zariadení a startupov

 Elon Musk hovorí, že vzdialení pracovníci len predstierajú, že pracujú. Ukázalo sa, že má (tak trochu) pravdu (yahoo.com)

 Muskovo úradné ultimátum by mohlo narušiť vzdialený pracovný plán Twitteru (businessinsider.com)