Je to lacné a jednoduché. Softvér tabuľkového procesora Microsoft Excel je pravdepodobne už nainštalovaný na počítači podnikového používateľa. A mnohí používatelia sú dnes vystavení softvéru Microsoft Office už od strednej školy alebo ešte skôr. Táto prudká odpoveď na otázku, prečo je Excel popredným analytickým nástrojom, nemusí byť správnou odpoveďou. Skutočná odpoveď vás možno prekvapí.

Aby sme sa ponorili hlbšie do odpovede na otázku, pozrime sa najprv na to, čo rozumieme pod pojmom analytický nástroj.

Platformy Analytics a Business Intelligence

Popredný analytik v odvetví, Gartner, definuje platformy Analytics a Business Intelligence ako nástroje, ktoré umožňujú menej technickým používateľom „modelovať, analyzovať, skúmať, zdieľať a spravovať údaje a spolupracovať a zdieľať zistenia, ktoré umožňujú IT a sú rozšírené o umelú inteligenciu (AI). Platformy ABI môžu voliteľne zahŕňať možnosť vytvárať, upravovať alebo obohacovať sémantický model vrátane obchodných pravidiel. S nedávnym rastom AI si Gartner uvedomuje, že rozšírená analytika presúva cieľové publikum od tradičných analytikov k spotrebiteľom a tvorcom rozhodnutí.

Aby bol Excel považovaný za analytický nástroj, mal by zdieľať rovnaké funkcie.

Aj keď má Excel veľa rovnakých možností ako popredné platformy ABI, chýbajú mu niektoré kľúčové funkcie. Pravdepodobne z tohto dôvodu Gartner nezahŕňa Excel do zoznamu hlavných hráčov v nástrojoch Analytics a BI. Okrem toho je tiež umiestnený v inom priestore a je inak umiestnený spoločnosťou Microsoft vo svojej vlastnej zostave. Power BI je v zostave Gartner a má funkcie, ktoré Excelu chýbajú, konkrétne schopnosť zdieľať, spolupracovať a spravovať IT.

Kľúčovou hodnotou Excelu je jeho pád

Je zaujímavé, že skutočná hodnota nástrojov ABI a dôvod, prečo je Excel taký všadeprítomný, je rovnaká: nespravuje ho IT. Používatelia majú radi slobodu skúmať dáta a prenášať ich na ich desktopy bez zásahu IT oddelenia. Excel v tomto vyniká. Medzitým je zodpovednosťou a poslaním tímu IT priniesť poriadok do chaosu a aplikovať riadenie, bezpečnosť a celkovú údržbu na všetok softvér pod ich dohľadom. Excel to zlyháva.

Toto je hlavolam. Je nevyhnutné, aby si organizácia udržala kontrolu nad správou softvéru, ktorý jej zamestnanci používajú, a nad údajmi, ku ktorým majú prístup. Písali sme o výzve predtým divoké systémy. Excel je preto divoký IT systém bez podnikového riadenia alebo kontroly. Dôležitosť jedinej, dobre riadenej verzie pravdy by mala byť zrejmá. S tabuľkovými farmami si každý vytvára svoje vlastné obchodné pravidlá a štandardy. To sa vlastne ani nedá nazvať štandardom, ak je to jednorazové. Neexistuje jediná verzia pravdy.

Bez jedinej dohodnutej verzie pravdy je ťažké robiť rozhodnutia. Okrem toho otvára organizáciu zodpovednosti a sťažuje obhajobu potenciálneho auditu.

Pomer ceny a hodnoty Excelu

Spočiatku som si myslel, že jedným z dôvodov, prečo bol Excel často nazývaný analytickým nástrojom číslo jedna, bola skutočnosť, že bol taký lacný. Myslím, že môžem povedať, že doslova každá spoločnosť, pre ktorú som pracoval, mi poskytla licenciu na Microsoft Office, ktorá obsahuje Excel. Takže pre mňa to bolo často zadarmo. Aj keď spoločnosť neposkytla podnikovú licenciu, rozhodol som sa kúpiť si vlastnú licenciu na Microsoft 365. Nie je to zadarmo, ale prispievajúcim faktorom musela byť cena.

Moja východisková hypotéza bola, že Excel musí byť výrazne lacnejší ako ostatné platformy ABI. Pohrabal som sa v tom a zistil som, že to nie je také lacné, ako som si myslel. Niektoré platformy ABI, ktoré Gartner hodnotí, môžu byť pre veľké organizácie v skutočnosti lacnejšie na miesto. Vybral som niekoľko softvérov a požiadal som ChatGPT, aby mi pomohol porovnať a zoradiť ich z hľadiska nákladov pre rôzne veľké organizácie.

Zistil som, že Excel nie je najlacnejšou možnosťou pre organizáciu akejkoľvek veľkosti. Je to spojené s nákladmi. Je zrejmé, že je ťažké získať presnú cenu a často sa ponúkajú výrazné zľavy na prechod ku konkrétnemu predajcovi. Myslím si však, že relatívne hodnotenie bude konzistentné. Všimli sme si, že balík Microsoft Office Suite, ktorého súčasťou je Excel, nie je najlacnejšou možnosťou. Prekvapenie.

Excelu chýbajú kľúčové komponenty podnikovej triedy ABI a vo svete analytických nástrojov existujú nákladovo efektívnejšie alternatívy. Veľký zásah do pomeru ceny a hodnoty v Exceli.

Spolupráca

Spolupráca pomocou softvéru pre analýzu údajov a Business Intelligence vo veľkých organizáciách ponúka výhody, ktoré môžu výrazne zlepšiť rozhodovacie procesy, prevádzkovú efektivitu a strategické plánovanie. Spolupráca uznáva, že žiadny individuálny prispievateľ nie je ostrov a múdrosť davu môže poskytnúť lepší prehľad a rozhodnutia. Organizácie oceňujú spoluprácu tak vysoko, že sú ochotné zaplatiť prémiu za nástroje ako Excel, ktoré túto funkciu neposkytujú.

Nástroje, ktoré podporujú spoluprácu medzi členmi tímu, poskytujú:

• Vylepšené rozhodovanie
• Zvýšená účinnosť
• Vylepšená kvalita a konzistentnosť údajov
• Škálovateľnosť a flexibilita
• Zdieľanie znalostí a inovácie
• Úspora nákladov
• Vylepšená bezpečnosť a súlad
• Integrita údajov
• Splnomocnení zamestnanci

Hodnota používania softvéru na analýzu údajov a BI, ktoré poskytujú spoluprácu v rámci veľkých organizácií, spočíva v synergii vylepšených schopností rozhodovania, prevádzkovej efektívnosti a kultúry inovácií a posilnenia postavenia. Nástroje, ktoré neposkytujú spoluprácu, podporujú ostrovy informácií a silá údajov. Excelu táto kľúčová funkcia chýba.

Obchodná hodnota Excelu klesá

Excel môže byť najpoužívanejším dátovým nástrojom v organizáciách, ale zo všetkých nesprávnych dôvodov. Okrem toho dôvody, prečo si myslíme, že to používame – pretože je to lacné a jednoduché – sú čoraz menej pravdivé, pretože podniková analytika a nástroje BI sa stávajú dostupnejšie a integrujú AI na pomoc pri zložitejších úlohách.