Je poceni in enostavno. Programska oprema za preglednice Microsoft Excel je verjetno že nameščena na računalniku poslovnega uporabnika. Mnogi uporabniki so danes izpostavljeni programski opremi Microsoft Office že od srednje šole ali celo prej. Ta negotov odgovor, zakaj je Excel vodilno orodje za analizo, morda ni pravi odgovor. Pravi odgovor vas bo morda presenetil.

Da bi se poglobili v odgovor na vprašanje, si najprej poglejmo, kaj mislimo z analitičnim orodjem.

Platforme za analitiko in poslovno inteligenco

Vodilni analitik v industriji, Gartner, opredeljuje platforme za analitiko in poslovno inteligenco kot orodja, ki manj tehničnim uporabnikom omogočajo »modeliranje, analiziranje, raziskovanje, skupno rabo in upravljanje podatkov ter sodelovanje in skupno rabo ugotovitev, ki jih omogoča IT in nadgrajuje umetna inteligenca (AI). Platforme ABI lahko po želji vključujejo možnost ustvarjanja, spreminjanja ali obogatitve semantičnega modela, vključno s poslovnimi pravili.« Z nedavno rastjo umetne inteligence Gartner priznava, da razširjena analitika preusmerja ciljno publiko s tradicionalnih analitikov na potrošnike in odločevalce.

Da bi Excel veljal za analitično orodje, bi moral imeti enake zmogljivosti.

Medtem ko ima Excel veliko enakih zmogljivosti kot vodilne platforme ABI, manjka nekaj ključnih funkcij. Verjetno zaradi tega Gartner ne vključuje Excela na seznam glavnih igralcev v orodjih Analytics in BI. Poleg tega sedi tudi v drugem prostoru in ga Microsoft drugače postavlja v svojo linijo. Power BI je v Gartnerjevi ponudbi in ima funkcije, ki manjkajo Excelu, in sicer možnost skupne rabe, sodelovanja in upravljanja s strani IT.

Ključna vrednost Excela je njegov propad

Zanimivo je, da je dejanska vrednost orodij ABI in zakaj je Excel tako vseprisoten enaka: ne upravlja ga IT. Uporabniki imajo radi svobodo raziskovanja podatkov in prenosa na svoja namizja brez vmešavanja oddelka za IT. Excel je v tem odličen. Medtem je odgovornost in poslanstvo ekipe IT, da ustvari red v kaosu in uporabi upravljanje, varnost in splošno vzdrževanje za vso programsko opremo pod njihovim nadzorom. Excel tega ne zmore.

To je uganka. Nujno je, da organizacija ohrani nadzor nad upravljanjem programske opreme, ki jo uporabljajo njeni zaposleni, in podatkov, do katerih dostopajo. Pisali smo o izzivu divji sistemi prej. Excel je pradivji informacijski sistem brez korporativnega upravljanja ali nadzora. Pomen ene same, dobro vodene različice resnice bi moral biti očiten. S farmami preglednic vsak ustvari svoja poslovna pravila in standarde. Sploh se ne more imenovati standard, če je enkraten. Enotne različice resnice ni.

Brez enotne dogovorjene različice resnice je težko sprejemati odločitve. Poleg tega odpre organizacijo odgovornost in oteži obrambo pred morebitno revizijo.

Excelovo razmerje med ceno in vrednostjo

Sprva sem mislil, da je eden od razlogov, da je Excel pogosto imenovan za analitično orodje številka ena, ta, da je tako poceni. Mislim, da lahko rečem, da mi je dobesedno vsako podjetje, v katerem sem delal, dalo licenco za Microsoft Office, ki vključuje Excel. Zato je bilo zame pogosto brezplačno. Tudi ko podjetje ni zagotovilo licence za podjetje, sem se odločil za nakup lastne licence za Microsoft 365. Ni brezplačno, a k temu je morala prispevati cena.

Moja izhodiščna hipoteza je bila, da mora biti Excel bistveno cenejši od drugih platform ABI. Poglobil sem se v to in ugotovil, da ni tako poceni, kot sem mislil. Nekatere platforme ABI, ki jih Gartner ocenjuje, so morda dejansko cenejše na sedež za velike organizacije. Izbral sem nekaj programov in prosil ChatGPT, da mi jih pomaga primerjati in jih razvrstiti glede na stroške za organizacije različnih velikosti.

Ugotovil sem, da Excel ni najcenejša možnost za organizacijo katere koli velikosti. Prihaja s stroški. Očitno je težko dobiti natančno ceno in pogosto so na voljo znatni popusti za prehod k določenemu prodajalcu. Mislim pa, da bo relativna uvrstitev konsistentna. Opažamo, da Microsoft Office Suite, katerega del je Excel, ni najcenejša možnost. Presenečenje.

V Excelu manjkajo ključne komponente ABI razreda podjetij in v svetu analitičnih orodij obstajajo stroškovno učinkovitejše alternative. Velik udarec za Excelovo razmerje med ceno in vrednostjo.

sodelovanje

Sodelovanje z uporabo programske opreme za podatkovno analitiko in poslovno inteligenco v velikih organizacijah ponuja prednosti, ki lahko bistveno izboljšajo procese odločanja, operativno učinkovitost in strateško načrtovanje. Sodelovanje priznava, da noben posameznik, ki prispeva, ni otok in da lahko modrost množic zagotovi boljši vpogled in odločitve. Organizacije tako visoko cenijo sodelovanje, da so pripravljene plačati več za orodja, kot je Excel, ki te funkcije ne ponujajo.

Orodja, ki spodbujajo sodelovanje med člani ekipe, zagotavljajo:

• Izboljšano odločanje
• Povečana učinkovitost
• Izboljšana kakovost in doslednost podatkov
• Razširljivost in prilagodljivost
• Izmenjava znanja in inovacije
• Prihranek stroškov
• Izboljšana varnost in skladnost
• Celovitost podatkov
• Opolnomočeni zaposleni

Vrednost uporabe programske opreme za analizo podatkov in BI, ki zagotavlja sodelovanje v velikih organizacijah, je v sinergiji izboljšanih zmožnosti odločanja, operativne učinkovitosti ter kulture inovativnosti in opolnomočenja. Orodja, ki ne zagotavljajo sodelovanja, spodbujajo otoke informacij in silose podatkov. Excel nima te ključne funkcije.

Poslovna vrednost Excela se zmanjšuje

Excel je morda najpogosteje uporabljeno podatkovno orodje v organizacijah, vendar zaradi povsem napačnih razlogov. Poleg tega razlogi, zaradi katerih mislimo, da ga uporabljamo – ker je poceni in enostaven – postajajo vse manj resnični, saj postajajo analitika podjetja in orodja poslovnega obveščanja cenovno dostopnejša in vključujejo AI za pomoč pri zahtevnejših nalogah.