Çfarë duhet të bëjnë punëdhënësit për të mirëpritur punëtorët e tyre në zyrë

Pas gati 2 vitesh punë nga shtëpia, disa gjëra thjesht nuk do të jenë të njëjta.

Në përgjigje të pandemisë së Coronavirus, shumë biznese mbyllën dyert në llaçin e tyre dhe u kërkuan punonjësve të tyre të punonin nga shtëpia. Në emër të mbajtjes së punëtorëve të sigurt, punëdhënësit që mund të kalonin në një fuqi punëtore të largët, bënë. Ishte një tranzicion i madh. Nuk ishte vetëm një ndryshim kulture, por në shumë raste, IT dhe operacionet duhej të përpiqeshin për të mbështetur një rrjet të shpërndarë individësh. Pritjet ishin që të gjithë do të ishin ende në gjendje të aksesonin të njëjtat burime edhe pse nuk ishin më fizikisht në rrjet.

Disa industri nuk kishin mundësinë për të lejuar punonjësit e tyre të punonin nga distanca. Mendoni për argëtimin, mikpritjen, restorantet dhe shitjen me pakicë. Cilat industri e përballuan më mirë pandeminë? Big Pharma, prodhuesit e maskave, shërbimet e dërgesës në shtëpi dhe dyqanet e pijeve, natyrisht. Por, historia jonë nuk është për këtë. Kompanitë e teknologjisë lulëzuan. Kompanitë e teknologjisë si Zoom, Microsoft Teams dhe Skype ishin të gatshme për të mbështetur industri të tjera në kërkesën e re për takime virtuale. Të tjerët, pa punë, ose duke shijuar bllokimet e tyre, iu drejtuan lojërave në internet. Pavarësisht nëse njerëzit po punonin në distancë apo të pushuar rishtazi, teknologjia e lidhur me bashkëpunimin dhe komunikimin ishte e nevojshme më shumë se kurrë.

E gjithë kjo është pas nesh. Sfida tani është kthimi i të gjithëve në zyrë. Disa punëtorë po thonë, "dreq jo, nuk do të shkoj". Ata rezistojnë të kthehen në zyrë. Disa mund të heqin dorë. Megjithatë, shumica e kompanive po kërkojnë që stafi i tyre të kthehet në zyrë, të paktën në një model hibrid - 3 ose 4 ditë në zyrë dhe pjesa tjetër duke punuar nga shtëpia. Përtej personelit dhe personelit, a janë pronat tuaja të paluajtshme komerciale që kanë mbetur bosh prej kaq kohësh gati për të mirëpritur në shtëpi këta staf?  

Siguri

Disa nga stafi që keni punësuar gjatë intervistave në Zoom, ju keni dërguar një laptop dhe ata kurrë nuk e kanë parë as brendësinë e zyrës suaj. Ata mezi presin të takojnë bashkëlojtarët e tyre ballë për ballë për herë të parë. Por, laptopi i tyre nuk ka qenë kurrë në rrjetin tuaj fizik.  

• A është mbajtur sistemi operativ i kompjuterit aktual me përditësimet dhe arnimet e sigurisë?  
• A kanë laptopët e punonjësve softuer të përshtatshëm antivirus?
• A janë trajnuar punonjësit për sigurinë kibernetike? Sulmet e phishing dhe ransomware janë në rritje. Hapësirat e punës në shtëpi mund të jenë më pak të sigurta dhe një punonjës mund të bartë pa dashje malware në zyrë. Dobësitë e sigurisë së rrjetit të zyrës mund të rrezikohen.
• Si do ta trajtojnë sigurinë e rrjetit tuaj dhe shërbimet e drejtorisë një adresë MAC që nuk e ka parë kurrë më parë?
• Siguria fizike mund të jetë bërë e dobët. Nëse punonjësit janë larguar nga ekipi ose jashtë kompanisë, a ju kujtohet të merrni distinktivët e tyre dhe/ose të çaktivizoni aksesin e tyre?

Komunikimet

Shumë nga ata që kthehen në zyrë do të vlerësojnë të kenë një shërbim të besueshëm interneti dhe telefoni që nuk kanë nevojë ta mirëmbajnë dhe t'i zgjidhin vetë problemet.

• A i keni kontrolluar telefonat e tavolinës dhe telefonat e sallës së konferencave? Shanset janë të mira që nëse nuk janë përdorur për një kohë, telefonat VOIP mund të kenë nevojë të rivendosen. Me çdo luhatje të energjisë elektrike, ndryshime në harduer, defekte në rrjet, këta telefona shpesh humbasin IP-në e tyre dhe do të duhet të paktën të rindizet, nëse nuk i caktohen adresa të reja IP.
• Punonjësit që kanë punuar nga shtëpia kanë përdorur shërbimin e tyre të preferuar të mesazheve të çastit, si dhe video-konferencat, nga nevoja. Këto kanë qenë jashtëzakonisht të dobishme në rritjen e produktivitetit. A do të zhgënjehen këta punonjës kur zbulojnë se mjetet si këto në të cilat ata kanë filluar të mbështeten janë ende të kufizuara në zyrë? A është koha për të rishqyrtuar ekuilibrin midis produktivitetit dhe kontrollit?  

Hardware dhe Softuer

Ekipi juaj i IT-së ka qenë i zënë duke mbajtur të lidhur telekomandën. Hardueri dhe softueri i zyrës janë lënë pas dore.

• A është dashur ndonjëherë sistemi juaj i brendshëm të mbështesë kaq shumë përdorues në të njëjtën kohë?
• A është ndonjë nga pajisjet tani të vjetruara ose të vjetruara pas 2 vjetësh? Serverë, modem, ruter, ndërprerës.
• A është softueri i serverëve i përditësuar me versionet më të fundit? Si OS, ashtu edhe aplikacionet.
• Po licencat për softuerin tuaj të korporatës? A jeni në përputhje? A keni më shumë përdorues sesa keni pasur më parë? A janë ato të licencuara për përdorim të njëkohshëm?  

kulturë

Jo, kjo nuk është shtëpia juaj, por cili është në të vërtetë tërheqja për t'u kthyer në zyrë? Nuk duhet të jetë vetëm një mandat tjetër.

• Makina e pijeve nuk është mbushur me muaj. Bëjeni një mirëseardhje të vërtetë. Mos lejoni që punonjësit tuaj të ndihen sikur po hyjnë fshehurazi në një shtëpi të braktisur dhe nuk pritej. Snacks nuk do të prishin bankën dhe do të shkojnë shumë për t'i bërë të ditur se vlerësohen. Mbani mend, disa staf preferojnë të qëndrojnë në shtëpi.
• Keni një ditë vlerësimi të punonjësve. Shumë kompani kanë një lloj hapjeje madhështore për të mirëpritur përsëri stafin.
• Një nga arsyet pse dëshironi që stafi të kthehet në zyrë është bashkëpunimi dhe produktiviteti. Mos e mbytni rrjetëzimin dhe kreativitetin me politika të vjetruara. Vazhdoni me udhëzimet më të fundit të CDC dhe lokale. Lejoni punonjësit të vendosin kufij të rehatshëm, të maskohen nëse duan dhe të qëndrojnë në shtëpi kur duhet.  

• Ju padyshim që punësuat staf të ri në dy vitet e fundit. Mos harroni t'i orientoni në hapësirën fizike. Tregojuni atyre përreth. Sigurohuni që ata të kenë një vend për të parkuar dhe të gjitha furnizimet e tyre të zyrës. Sigurohuni që ata të mos ndihen të penalizuar për ardhjen në zyrë.
• Nuk ka asnjë rrezik që stafi të harrojë të premten e rastësishme, por nuk është e nevojshme ta lini atë të kalojë në rastësi çdo ditë. Mos u shqetësoni, shumë prej nesh kanë veshje që na kanë pritur me durim për t'u kthyer tek ato. Thjesht shpresojmë se ata ende përshtaten me "pandeminë 15" tani mbi ne.

konsensus

Në fillim të pandemisë, shumë organizata ishin të ngadalta për të lejuar punonjësit të punonin nga shtëpia. Ishte një mënyrë e re e të menduarit. Shumica, me ngurrim, ranë dakord të linin shumë nga punëtorët e tyre të punonin nga distanca. Ky ishte një territor i ri dhe nuk kishte konsensus për balancën optimale të punës në distancë dhe zyrës.  Në tetor 2020, Coca-Cola bëri një njoftim befasues. Titujt bërtisnin, Punë e Përhershme nga Shtëpia për të gjithë punonjësit indianë.  “Modeli i punës nga shtëpia ka bërë që shumë kompani dhe organizata (kryesisht IT) të vendosin që sapo efekti i pandemisë të fillojë të zvogëlohet, nuk do të ketë kurrë detyrim të një pjese të madhe punonjësish që të kthehen në zyrë.” Pati një zhvendosje në punën në distancë dhe rezultatet e një sondazhi të PWC mburren se "puna në distancë ka qenë një sukses dërrmues si për punonjësit ashtu edhe për punëdhënësit". Uau.

Çuditërisht, jo të gjithë janë dakord. David Solomon, CEO, Goldman Sachs, thotë se puna në distancë është "një lajthitje".  Për të mos u tejkaluar, Elon Musk, Disidenti në krye, thotë: "Puna në distancë nuk është më e pranueshme."  Megjithatë, Musk bëri një lëshim. Ai tha se stafi i tij në Tesla mund të punonte nga distanca për sa kohë që ata ishin në zyrë për një minimum (“dhe dua të them minimumin”) prej 40 orësh në javë! Twitter ishte një nga kompanitë e para që miratoi një politikë pune nga shtëpia. Drejtuesit e Twitter në 2020 premtuan se do të kishin një "fuqi punëtore të shpërndarë". përgjithmonë.  Në diskutimet e tij për të blerë Twitter, Musk e bëri të qartë se ai priste që të gjithë të ishin në zyrë.

Pra, nuk ka konsensus, por shumë opinione të forta nga të dyja palët. Kujdes punonjës.

Politikat dhe Proceset

Gjatë pandemisë, proceset kanë ndryshuar. Ata janë përshtatur me një fuqi punëtore të shpërndarë. Kompanive u është dashur të rishikojnë politikat dhe procedurat për të akomoduar gjithçka në bord dhe trajnimin e punonjësve të rinj, në takimet e ekipit, sigurinë dhe matjen e kohës.

• Një fundit Studimi Gartner zbuloi se një nga ndërrimet e proceseve ishte një tranzicion delikat drejt elasticitetit dhe fleksibilitetit. Më parë, fokusi kishte qenë në krijimin e proceseve për të maksimizuar efikasitetin. Disa organizata zbuluan se proceset e optimizuara për efikasitet ishin shumë të brishta dhe nuk kishin fleksibilitet. Merrni parasysh zinxhirin e furnizimit në kohë. Në kulmin e saj, kursimet e parave janë të jashtëzakonshme. Megjithatë, nëse ka ndërprerje në zinxhirin e furnizimit, ju duhet të eksploroni opsione të tjera.
• I njëjti studim zbuloi se proceset po bëhen më komplekse pasi vetë kompania po bëhet më komplekse. Kompanitë po diversifikojnë burimet dhe tregjet e tyre në një përpjekje për të zbutur dhe menaxhuar rrezikun.
• Kjo mund të jetë një kohë e mirë për një rishikim të brendshëm. A kanë nevojë për rishikim politikat tuaja? A kanë evoluar ato për të trajtuar rastet e ardhshme? Çfarë do të bëjë kompania juaj ndryshe me shpërthimin e ardhshëm?

Përfundim

Lajmi i mirë është se kthimi i madh në zyrë nuk është një emergjencë. Ndryshe nga ndryshimi i shpejtë kozmik që prishi biznesin dhe jetën tonë, ne mund të planifikojmë se si duam të duket normalja e re. Mund të mos duket njësoj si përpara pandemisë, por me çdo fat, mund të jetë më mirë. Përdoreni kalimin e kthimit në zyrë si një mundësi për të rivlerësuar dhe planifikuar për një të ardhme më të fortë.

 Anketa PWC, qershor 2020, Anketa e punës në distancë në SHBA: PwC

 Coca Cola deklaron punë të përhershme nga shtëpia për të gjithë punonjësit indianë; Ndihmë për Karrige, Internet! – Trak.in – Biznesi Indian i Teknologjisë, Mobile dhe Startups

 Elon Musk thotë se punëtorët në distancë thjesht pretendojnë se punojnë. Rezulton se ka (disa) të drejtë (yahoo.com)

 Ultimatumi në zyrë i Musk mund të prishë planin e punës në distancë të Twitter (businessinsider.com)