Dhe kur mediokër është më mirë se e përsosur
Një mënyrë për të dështuar është të këmbëngulësh në përsosmëri. Përsosmëria është e pamundur dhe armiku i së mirës. Shpikësi i radarit të paralajmërimit të hershëm të sulmit ajror propozoi një "kult të të papërsosurve". Filozofia e tij ishte "Gjithmonë përpiquni t'i jepni ushtrisë më të mirën e tretë, sepse më e mira është e pamundur dhe e dyta më e mira është gjithmonë shumë vonë". Ne do ta lëmë kultin e të papërsosurve për ushtrinë.
Çështja është, "nëse nuk humbisni kurrë një aeroplan, po kaloni shumë kohë në aeroport." Me fjalë të tjera, nëse po përpiqeni ta bëni atë të përsosur 100% të kohës, po humbisni diçka më të mirë. Kështu është me KPI-të. Treguesit kryesorë të performancës janë kritikë për suksesin dhe menaxhimin e një biznesi. Është një mënyrë në të cilën ju mund ta drejtoni biznesin tuaj me vendime të bazuara në të dhëna.
Nëse kërkoni në Google frazën që krijon treguesit kryesorë të performancës, do të merrni 191,000,000 rezultate. Filloni të lexoni ato faqe në internet dhe do t'ju duhen 363 vjet leximi ditë e natë për të përfunduar. (Kjo është ajo që më tha ChatGPT.) Kjo nuk është as duke marrë parasysh kompleksitetin e faqes apo të kuptuarit tuaj. Nuk ke kohë për këtë.
Fushat e biznesit
Zgjidh një domen. Ju mund (dhe ndoshta duhet) të zbatoni KPI në të gjitha fushat e biznesit të kompanisë suaj: Financa, Operacionet, Shitjet dhe Marketingu, Shërbimi i Klientit, HR, Zinxhiri i Furnizimit, Prodhimi, IT, dhe të tjera. Le të fokusohemi te financat. Procesi është i njëjtë për zonat e tjera funksionale.
Llojet e KPI-ve
Zgjidhni një lloj KPI. Vonesa ose drejtuese e cila mund të jetë ose sasiore ose cilësore[1].
- Treguesit e vonuar të KPI matin performancën historike. Ato ndihmojnë për t'iu përgjigjur pyetjes, si ia dolëm? Shembujt përfshijnë matjet e llogaritura nga bilanci tradicional dhe pasqyra e të ardhurave. Fitimet para interesit, taksave dhe amortizimit (EBITA), Raporti aktual, Marzhi bruto, Kapitali qarkullues.
- Treguesit kryesorë të KPI janë parashikues dhe shikojnë nga e ardhmja. Ata përpiqen t'i përgjigjen pyetjes, si do të bëjmë? Si do të duket biznesi ynë në të ardhmen? Shembujt përfshijnë tendencat e ditëve të llogarive të arkëtueshme, normën e rritjes së shitjeve, qarkullimin e inventarit.
- KPI-të cilësore janë të matshme dhe janë më të lehta për t'u vlerësuar. Shembujt përfshijnë numrin aktual të klientëve aktivë, numrin e klientëve të rinj në këtë cikël ose numrin e ankesave në Better Business Bureau.
- KPI-të cilësore janë më të mprehta. Ato mund të jenë më subjektive, por ende të rëndësishme. Këto përfshijnë kënaqësinë e klientit, angazhimin e punonjësve, perceptimin e markës ose një "indeks të barazisë së korporatës".
Pjesa e vështirë
Më pas, do të keni takime të pafundme komiteti për të argumentuar se cilët KPI duhet të jenë kyç dhe cilat metrikë duhet të jenë vetëm tregues të performancës. Komitetet e palëve të interesuara do të diskutojnë për përcaktimin e saktë të metrikës që janë përzgjedhur. Pikërisht në atë moment ju kujtohet se kompania që keni blerë në Evropë nuk ndjek të njëjtat Parime të Kontabilitetit të Pranuara Përgjithësisht (GAAP) si ju në SHBA. Dallimet në njohjen e të ardhurave dhe kategorizimin e shpenzimeve do të çojnë në mospërputhje në KPI si Marzhi i Fitimit. Krahasimi i produktivitetit ndërkombëtar KPI-të vuajnë nga probleme të ngjashme. Kështu argumentet dhe diskutimet e pafundme.
Kjo është pjesa e vështirë – arritja në një marrëveshje për përkufizimin e KPI-ve. Të Hapat në procesin e KPI janë në fakt të drejtpërdrejta.
Çdo biznes i mirë-drejtuar do të kalojë përmes këtij procesi KPI ndërsa rritet nga një operacion bazë në bazë në atë që nuk mund të fluturojë më nën radar. Kapitalistët sipërmarrës do të insistojnë në disa KPI. Rregullatorët e qeverisë do të insistojnë tek të tjerët.
Mbani mend arsyen që po përdorni KPI. Ato janë pjesë e analizave që ju ndihmojnë të drejtoni biznesin tuaj dhe të merrni vendime të shëndosha dhe të mirëinformuara. Me një sistem KPI të implementuar mirë, do të dini se ku qëndroni sot, si dukej biznesi dje dhe mund të parashikoni se si do të duket e nesërmja. Nëse e ardhmja nuk është rozë, do të dëshironi të bëni disa ndryshime – ndryshime në proceset tuaja, biznesin tuaj. Nëse marzhi i fitimit të tremujorit të parë KPI parashikohet të jetë më i ulët nga viti në vit, do të dëshironi të shikoni mënyra për të rritur të ardhurat ose për të ulur shpenzimet.
Ky është cikli i procesit të KPI: Mat – Vlerësim – Ndrysho. Çdo vit, ju do të dëshironi të vlerësoni objektivat tuaja KPI. KPI-të kanë nxitur ndryshime. Organizimi është përmirësuar. Ju e mposhtni objektivin e Marzhit Neto të Fitimit me dy pikë! Le të rregullojmë objektivin e vitit të ardhshëm lart dhe të shohim nëse mund të bëjmë edhe më mirë vitin e ardhshëm.
Ana e erret
Disa kompani kanë synuar të mposhtin sistemin. Disa kompani fillestare, disa me financim të kapitalit sipërmarrës, janë shtyrë të gjenerojnë fitime gjithnjë e më të larta, tremujor në tremujor. QV-të nuk janë në biznes për të humbur para. Nuk është e lehtë të vazhdosh suksesin mbi ndryshimin e kushteve të marketingut dhe konkurrencën e ashpër.
Në vend të Masa – Vlerësoni – Ndryshoni procesin, ose ndryshoni objektivin, disa kompani kanë ndryshuar KPI.
Konsideroni këtë analogji. Imagjinoni një garë maratonë ku pjesëmarrësit janë trajnuar dhe përgatitur për muaj të tërë bazuar në një distancë specifike, 26.2 milje. Megjithatë, në mes të garës, organizatorët vendosin papritur të ndryshojnë distancën në 15 milje pa njoftim paraprak. Ky ndryshim i papritur krijon një disavantazh për disa vrapues të cilët mund të kenë bërë ritmin e tyre dhe të kenë ndarë energjinë dhe burimet e tyre për distancën fillestare. Megjithatë, përfiton ata vrapues që dolën shumë shpejt për të përfunduar distancën fillestare. Ai shtrembëron performancën e vërtetë dhe e bën të vështirë krahasimin e drejtë të rezultateve. Kjo situatë mund të shihet si një përpjekje për të manipuluar rezultatin dhe për të fshehur të metat e pjesëmarrësve të caktuar. Ata që do të kishin dështuar qartë në distancën më të gjatë sepse kishin shpenzuar të gjithë energjinë e tyre, në vend të kësaj, do të shpërbleheshin për përfundimin më të shpejtë të garës me përkufizimin e ri metrikë.
Në mënyrë të ngjashme, në biznes, kompani si Enron, Volkswagen, Wells Fargo dhe Theranos
kanë qenë të njohur për manipulimin e KPI-ve të tyre, pasqyrat financiare, apo edhe standardet e industrisë për të krijuar iluzionin e suksesit ose për të fshehur performancën e dobët. Këto veprime mund të mashtrojnë palët e interesuara, investitorët dhe publikun, ngjashëm me mënyrën se si ndryshimi i rregullave të një gare sportive mund të mashtrojë pjesëmarrësit dhe spektatorët.
Enron nuk ekziston më sot, por dikur ishte në krye të zinxhirit ushqimor si një nga kompanitë më inovative të Amerikës. Në vitin 2001 Enron u rrëzua për shkak të praktikave mashtruese të kontabilitetit. Një nga faktorët kontribuues ishte manipulimi i KPI-ve për të paraqitur një imazh financiar të favorshëm. Enron përdori transaksione komplekse jashtë bilancit dhe rregulloi KPI për të rritur të ardhurat dhe për të fshehur borxhin, duke mashtruar investitorët dhe rregullatorët.
Në vitin 2015, Volkswagen u përball me një goditje të rëndë të aksioneve kur zbuluan se kishin manipuluar të dhënat e emetimeve në testimin e makinave të tyre me naftë. VW kishte projektuar motorët e saj për të aktivizuar kontrollet e emetimeve gjatë testimit, por i çaktivizonte ato gjatë drejtimit të rregullt, duke anuar KPI-të e emetimeve. Por duke mos ndjekur rregullat, ata ishin në gjendje të avanconin të dyja anët e një ekuacioni të balancuar - performancën dhe reduktimin e emetimeve. Ky manipulim i qëllimshëm i KPI-ve çoi në pasoja të konsiderueshme ligjore dhe financiare për kompaninë.
Wells Fargo i shtyu punonjësit e tyre të përmbushin objektivat agresive të shitjeve për kartat e reja të kreditit. Diçka e papritur goditi fansin kur u zbulua se për të përmbushur KPI-të e tyre, punonjësit kishin hapur miliona llogari bankare dhe karte krediti të paautorizuara. Objektivat jorealiste të shitjeve dhe treguesit e pahijshëm të KPI i nxitën punonjësit të përfshiheshin në aktivitete mashtruese, duke rezultuar në një humbje të konsiderueshme reputacioni dhe financiar për bankën.
Gjithashtu në lajmet e fundit, Theranos, një kompani e teknologjisë së kujdesit shëndetësor, pretendoi se kishte zhvilluar një teknologji revolucionare të testimit të gjakut. Më vonë u zbulua se pretendimet e kompanisë bazoheshin në KPI të rreme dhe informacione mashtruese. Në këtë rast, investitorët e sofistikuar injoruan flamujt e kuq dhe u kapën nga zhurma e premtimit për një startup revolucionar. "Sekretet tregtare" përfshinin falsifikimin e rezultateve në demonstrime. Theranos manipuloi KPI-të në lidhje me saktësinë dhe besueshmërinë e testeve të tyre, të cilat përfundimisht çuan në rënien e tyre dhe pasojat ligjore.
Këta shembuj tregojnë se si manipulimi ose keqinterpretimi i KPI-ve mund të çojë në pasoja të rënda, duke përfshirë kolapsin financiar, dëmtimin e reputacionit dhe veprimet ligjore. Ai thekson rëndësinë e përzgjedhjes etike të KPI, transparencës dhe raportimit të saktë në ruajtjen e besimit dhe praktikave të qëndrueshme të biznesit.
Morali i historisë
KPI-të janë një aset i vlefshëm për të vlerësuar shëndetin e një organizate dhe për të udhëhequr vendimet e biznesit. Të përdorura sipas qëllimit, ato mund të paralajmërojnë kur nevojitet veprim korrigjues. Megjithatë, kur aktorët e këqij ndryshojnë rregullat në mes të ngjarjes, ndodhin gjëra të këqija. Ju nuk duhet të ndryshoni distancën deri në vijën e finishit pasi të ketë filluar gara dhe nuk duhet të ndryshoni përkufizimet e KPI-ve që janë krijuar për të paralajmëruar për dënimin e afërt.
- https://www.techtarget.com/searchbusinessanalytics/definition/key-performance-indicators-KPIs ↑
