Handa ka na ba sa Pag-audit?
Mga May-akda: Ki James at John Boyer
Noong una mong nabasa ang pamagat ng artikulong ito, malamang na kinilig ka at naisip mo kaagad ang iyong financial audit. Maaaring nakakatakot ang mga iyon, ngunit paano Pagsunod mga audit?
Handa ka ba para sa pagsusuri ng pagsunod ng iyong organisasyon sa mga kinakailangan sa kontrata at regulasyon?
Sinusuri ng compliance audit ang iyong mga internal na kontrol, mga patakaran sa seguridad, mga kontrol sa pag-access ng user, at pamamahala sa panganib. Malaki ang pagkakataon na mayroon ka ilan uri ng mga patakarang inilagay, ngunit ang isang pag-audit sa pagsunod na nauugnay sa (halimbawa) ang Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) ay magpapatunay na ang iyong organisasyon ay may patuloy na ipinapatupad mga patakaran at kontrol, hindi lang na nasa mga aklat ang mga ito.
Ang eksaktong katangian ng isang pag-audit sa pagsunod ay magdedepende sa uri, ngunit kadalasan ay binubuo ng pagpapakita na ang pag-access sa mga tala ay secure, at ang data sa iyong analytics at kapaligiran sa pag-uulat ay limitado sa mga kinakailangang tauhan.
Ang problema
Ang pagbibigay ng mabuti at wastong patunay ng pagsunod ay maaaring isang malaking sakit. Para sa mga layuning nagpapakita, tumuon tayo sa isang partikular na halimbawa.
Bawat kapaligiran ng produksyon ay dapat magkaroon ng a digital tugaygayan ng papel. Dapat itong magsimula sa pag-iisip, magpatuloy sa pamamagitan ng pagsubok at pag-aayos ng bug, hanapin ang daan sa paglipas ng resolusyon, at magtatapos sa pag-apruba ng pangwakas, nakumpletong produkto.
Ang huling hakbang na iyon - ang panghuling pag-apruba - ay isang paborito ng mga auditor na pipiliin. Maaari nilang itanong, "maaari mo bang ipakita sa akin kung paano mo kinukumpirma na ang lahat ng mga ulat sa kapaligiran ng produksyon ay sumunod sa iyong dokumentado na proseso?"
Pagkatapos ay kailangan mong magbigay ng listahan ng bawat inilipat na ulat.
Bakit ito mahalaga
Ang pagbibigay ng mga auditor na kinakailangan at sapat na impormasyon ay maaaring nakakatakot, lalo na kapag ito ay isang manu-manong proseso – higit pa kung hindi mo binalak para sa okasyon.
Mahalagang hindi lamang itatag at sundin ang iyong mga patakaran, ngunit panatilihin din ang mga mekanismo sa lugar upang patunayan at patunayan ang pagsunod sa iyong sariling mga pamantayan.
Sa pinakamaliit, kailangan mong maging handa na magbigay ng isang auditable na tala ng kung sino ang nag-access sa kung ano, anong mga pagbabago ang ginawa sa kapaligiran, lahat ng mga ulat na ginawa ng mga tao, kung sino ang gumawa ng mga ulat, at kung paano ang bawat asset sa kapaligiran ng produksyon ay dumaan sa mga kamay ng developer at QA nang naaangkop. .
Ang mga Istratehiya
Ang pagiging "handa" para sa isang pag-audit ay maaaring dumating sa maraming iba't ibang paraan, ang ilan sa mga ito ay mas mataas na pagsisikap at mas malamang na maiwasan ka sa problema kaysa sa iba. Narito ang isang pagraranggo ng ilan ngunit hindi lahat sa pagkakasunud-sunod ng mga mas mahusay na pagpipilian.
Chaos and Mayhem
Posibleng ikaw, mahal, kapus-palad na mambabasa, sa pamamagitan ng artikulong ito ay napagtanto na ikaw ay lubhang hindi handa na patunayan na hindi ka nakagawa ng mga kakila-kilabot na paglabag sa HIPAA sa kasiyahan ng isang auditor.
Kung ito ang kaso, maaaring huli na ang lahat depende sa kung gaano katagal naghari ang iyong haphazard status quo. Maaari mong mahanap ang iyong sarili sa kapus-palad na posisyon ng pag-aagawan upang mahanap ang anumang mga scrap ng impormasyon na maaari mong.
Ito ay isang sinubukan at totoong paraan na napatunayan sa buong kasaysayan ng panahon na magkaroon ng mga mapaminsalang resulta.
Kung plano mong kunin ang iyong mga pagkakataon at mag-shoot para sa diskarteng ito, huwag na lang. Ang iyong hinaharap na sarili ay magpapasalamat sa iyo.
Dugo pawis at luha
Ayon sa kaugalian, ang mga negosyo ay nag-iingat ng masusing mga talaan ng lahat ng nangyayari sa pamamagitan ng katatagan at paggawa. Sa ilang folder sa kanilang system, may mga sulat-kamay (o nai-type ng kamay) na mga spreadsheet at mga dokumento na nagdedetalye ng lahat ng maaaring kailanganing malaman ng isang auditor.
Kung sinusubukan mong alisin ang iyong sarili sa diskarte sa Chaos and Mayhem, maaaring ito ang iyong pinakamahusay na mapagpipilian sa pagsisimula. Sa halip na maghintay na mag-agawan at mahanap ang lahat ng pangunahing impormasyon sa ilalim ng nakakatakot na tingin ng isang auditor, ang paghuhukay ng lahat ng mayroon ka at pag-compile nito sa isang hindi bababa sa semi-katanggap-tanggap na tala ay maaaring gawin nang manu-mano habang mayroon kang oras.
Kung ang diskarteng ito ay ang iyong pang-araw-araw na pamantayan o ang paraan ng pagpaplano mo sa pag-alis sa masasamang gawi, inirerekomenda namin ang sumusunod na plano para magsimula ka sa lalong madaling panahon.
Version Control Software
Ang pagkakaroon ng holistic na kontrol sa bersyon sa lahat ng bahagi ng iyong negosyo, hindi lamang ang mga repo kung saan ito naka-prepackaged, ay ginagawang ang buong prosesong ito ay talagang pinangangasiwaan ang sarili nito. Habang gumagawa ang mga user ng mga pagbabago sa anumang bagay, awtomatiko nitong tahimik na ire-record kung sino ang gumagawa ng pagbabago, sa anong oras, anong mga pamamaraan ang sinundan, ang buong siyam na yarda.
Kapag ang mga auditor ay kumakatok sa iyong pinto at gustong malaman kung ano ang nangyari, maaari kang sumangguni sa iyong panloob na kasaysayan ng bersyon. Hindi mo na kailangang mag-aagawan upang makahanap ng patunay, hindi mo na kailangang mag-aksaya ng oras sa isang spreadsheet na impormasyon sa pag-record - ang software ang gumagawa ng trabaho para sa iyo. Maaari ka lamang tumutok kung saan ito pinakamahalaga.
Ang bersyon ng control software ay may ilang iba pang malalaking benepisyo; ibig sabihin, ang kakayahang bumalik sa mga nakaraang bersyon. Ito ay maaaring isang napakalaking tampok ng kalidad ng buhay, lalo na para sa mga program na kung hindi man ay walang ganitong functionality.
Ang pagkakaroon ng kakayahang komprehensibo at tumpak na bumalik sa mga tumpak na bersyon ay nagbibigay din sa iyo ng isang kumot ng seguridad mula sa mga bagay tulad ng ransomware, kung saan ang pagpupunas sa iyong mga makina ay maaaring isang pangangailangan upang simulan muli ang pagpapatakbo ng negosyo. Sa halip na mawala ang lahat ng iyong mga rekord o maging ang mismong proyekto, maaari mo lamang kumonsulta sa kontrol ng bersyon, piliin ang pinakabagong opsyon, at bada boom, bumalik ka sa negosyo.
Konklusyon
Ang mga pag-audit ay hindi kailangang maging nakakatakot na mga multo sa iyong negosyo, naghihintay na durugin ang anumang momentum na mayroon ka. Kung gagawa ka ng wastong pag-iingat at kukuha ka ng mahusay na software sa pagkontrol ng bersyon, maaaring mawala ang stress ng isang pag-audit at ang slog ng pag-iingat ng rekord, tulad ng mga luha sa ulan.
