کیا آپ آڈٹ کے لیے تیار ہیں؟
مصنفین: کی جیمز اور جان بوئیر
جب آپ نے پہلی بار اس مضمون کا عنوان پڑھا تو شاید آپ کانپ گئے اور فوراً اپنے مالیاتی آڈٹ کے بارے میں سوچا۔ یہ خوفناک ہوسکتے ہیں، لیکن کیا ہوگا؟ تعمیل آڈٹ؟
کیا آپ اپنی تنظیم کے معاہدے اور ریگولیٹری تقاضوں کی پابندی کے جائزے کے لیے تیار ہیں؟
تعمیل کا آڈٹ آپ کے داخلی کنٹرولز، سیکیورٹی پالیسیوں، صارف تک رسائی کے کنٹرول، اور رسک مینجمنٹ کا جائزہ لیتا ہے۔ امکانات زیادہ ہیں جو آپ کے پاس ہیں۔ کچھ قسم کی پالیسیاں موجود ہیں، لیکن (مثال کے طور پر) ہیلتھ انشورنس پورٹیبلٹی اینڈ اکاونٹیبلٹی ایکٹ (HIPAA) سے متعلق ایک تعمیل آڈٹ اس بات کی تصدیق کرے گا کہ آپ کی تنظیم مسلسل نافذ پالیسیاں اور کنٹرول، نہ صرف یہ کہ وہ کتابوں پر ہیں۔
تعمیل آڈٹ کی صحیح نوعیت کا انحصار قسم پر ہوگا، لیکن اکثر یہ ظاہر کرنے پر مشتمل ہوتا ہے کہ ریکارڈز تک رسائی محفوظ ہے، اور یہ کہ آپ کے تجزیات اور رپورٹنگ ماحول میں ڈیٹا ضروری اہلکاروں تک محدود ہے۔
مسئلہ
پابندی کا اچھا اور درست ثبوت فراہم کرنا ایک بہت بڑا درد ہوسکتا ہے۔ نمائشی مقاصد کے لیے، آئیے ایک مخصوص مثال پر توجہ مرکوز کرتے ہیں۔
ہر پیداواری ماحول میں ایک ہونا چاہیے۔ digital کاغذی پگڈنڈی. اسے آئیڈییشن کے ساتھ شروع کرنا چاہیے، ٹیسٹنگ اور بگ فکسنگ کے ذریعے جاری رہنا چاہیے، اس کے ماضی کے حل کو تلاش کرنا چاہیے، اور حتمی، مکمل شدہ پروڈکٹ کی منظوری پر ختم ہونا چاہیے۔
وہ آخری مرحلہ - حتمی منظوری - آڈیٹرز کا پسندیدہ انتخاب ہے۔ وہ پوچھ سکتے ہیں، "کیا آپ مجھے دکھا سکتے ہیں کہ آپ کس طرح اس بات کی تصدیق کرتے ہیں کہ پیداواری ماحول میں تمام رپورٹس آپ کے دستاویزی عمل کے مطابق ہیں؟"
اس کے بعد آپ کو فہرست فراہم کرنی ہوگی۔ ہر منتقلی کی رپورٹ
یہ کیوں ضروری ہے۔
آڈیٹرز کو ضروری اور کافی معلومات فراہم کرنا مشکل ہو سکتا ہے، خاص طور پر جب یہ ایک دستی عمل ہو – اس سے بھی زیادہ اگر آپ نے اس موقع کے لیے منصوبہ بندی نہیں کی ہے۔
یہ ضروری ہے کہ نہ صرف اپنی پالیسیاں قائم کریں اور ان کی پیروی کریں، بلکہ اپنے معیارات کی توثیق کرنے اور ان کی پابندی کو ثابت کرنے کے لیے میکانزم کو بھی قائم رکھیں۔
کم سے کم، آپ کو ایک قابل سماعت ریکارڈ فراہم کرنے کے لیے تیار رہنا ہوگا کہ کس نے کس چیز تک رسائی حاصل کی، ماحول میں کیا تبدیلیاں کی گئیں، تمام رپورٹس لوگوں نے بنائی، کس نے رپورٹیں بنائیں، اور کس طرح پروڈکشن ماحول میں ہر اثاثہ مناسب طریقے سے ڈیولپر اور QA کے ہاتھوں سے گزرا۔ .
حکمت عملی
آڈٹ کے لیے "تیار" ہونا متعدد مختلف شکلوں میں آ سکتا ہے، جن میں سے کچھ زیادہ کوششیں ہیں اور دوسروں کے مقابلے میں آپ کو پریشانی سے دور رکھنے کا زیادہ امکان ہے۔ یہاں کچھ کی درجہ بندی ہے لیکن سب کی نہیں تیزی سے بہتر اختیارات کی ترتیب میں۔
افراتفری اور تباہی
یہ ممکن ہے کہ آپ، پیارے، بدقسمت قارئین، اس مضمون کے ذریعے آپ کو یہ احساس ہو گیا ہو کہ آپ یہ ثابت کرنے کے لیے بری طرح سے تیار نہیں ہیں کہ آپ کسی آڈیٹر کے اطمینان کے لیے HIPAA کی سنگین خلاف ورزیوں کا ارتکاب نہیں کرتے ہیں۔
اگر یہ معاملہ ہے، تو اس بات پر منحصر ہے کہ آپ کی بے ترتیب جمود نے کتنی دیر تک حکومت کی ہے۔ ہو سکتا ہے کہ آپ اپنے آپ کو کسی بھی قسم کی معلومات کے اسکریپ کو تلاش کرنے کے لیے گھماؤ پھراؤ کی بدقسمت پوزیشن میں پائیں۔
یہ ایک آزمایا ہوا اور سچا طریقہ ہے جس کے تباہ کن نتائج کے لیے ہر سال ثابت ہوا ہے۔
اگر آپ اپنے مواقع لینے اور اس حکمت عملی کے لیے گولی مارنے کا ارادہ رکھتے ہیں، تو بس نہ کریں۔ آپ کا مستقبل خود آپ کا شکریہ ادا کرے گا۔
خون ، پسینہ اور آنسو
روایتی طور پر، کاروباری اداروں نے ہر اس چیز کا باریک بینی سے ریکارڈ رکھا ہے جو تحمل اور محنت کے ذریعے ہوتا ہے۔ ان کے سسٹم کے کچھ فولڈر میں، ہاتھ سے لکھی ہوئی (یا ہاتھ سے ٹائپ کی گئی) اسپریڈ شیٹس اور دستاویزات موجود ہیں جن میں ہر چیز کی تفصیل ہے جو ایک آڈیٹر کو جاننے کی ضرورت ہو سکتی ہے۔
اگر آپ اپنے آپ کو افراتفری اور تباہی کی حکمت عملی سے باہر نکالنے کی کوشش کر رہے ہیں، تو یہ آپ کی بہترین شرط ہو سکتی ہے۔ کسی آڈیٹر کی خوفناک نظروں کے نیچے تمام اہم معلومات کو تلاش کرنے اور تلاش کرنے کا انتظار کرنے کے بجائے، آپ کے پاس موجود ہر چیز کو کھودنا اور اسے کم از کم نیم قابل قبول ریکارڈ میں مرتب کرنا آپ کے پاس وقت کے دوران دستی طور پر کیا جا سکتا ہے۔
چاہے یہ حکمت عملی آپ کا روزمرہ کا معمول ہے یا جس طرح سے آپ بری عادات کو چھوڑنے کا منصوبہ بناتے ہیں، ہم آپ کے لیے مندرجہ ذیل پلان کی تجویز کرتے ہیں کہ آپ جتنا جلد ممکن ہو شروع کریں۔
ورژن کنٹرول سافٹ ویئر
آپ کے کاروبار کے تمام حصوں پر مکمل ورژن کنٹرول ہونا، نہ صرف ریپوز جہاں یہ پہلے سے پیک کیا جاتا ہے، اس پورے عمل کو بنیادی طور پر خود ہی سنبھالتا ہے۔ جیسے ہی صارفین کسی بھی چیز میں تبدیلی کرتے ہیں، یہ خود بخود خاموشی سے ریکارڈ کرے گا کہ کون تبدیلی کر رہا ہے، کس وقت، کون سے طریقہ کار پر عمل کیا گیا، پورے نو گز۔
جب آڈیٹرز آپ کے دروازے پر دستک دیتے ہیں اور یہ جاننا چاہتے ہیں کہ کیا ہوا ہے، تو آپ صرف اپنے اندرونی ورژن کی تاریخ کا حوالہ دے سکتے ہیں۔ آپ کو ثبوت تلاش کرنے کے لیے جھڑپ کرنے کی ضرورت نہیں ہوگی، آپ کو اسپریڈشیٹ کی ریکارڈنگ کی معلومات میں گھنٹے ضائع کرنے کی ضرورت نہیں ہوگی – سافٹ ویئر آپ کے لیے کام کرتا ہے۔ آپ صرف توجہ مرکوز کر سکتے ہیں جہاں یہ سب سے زیادہ اہمیت رکھتا ہے۔
ورژن کنٹرول سافٹ ویئر کے کچھ دوسرے بڑے فوائد بھی ہیں۔ یعنی، پچھلے ورژن پر واپس جانے کی صلاحیت۔ یہ زندگی کی ایک بہت بڑی خصوصیت ہوسکتی ہے، خاص طور پر ان پروگراموں کے لیے جن میں یہ فعالیت نہیں تھی۔
جامع اور درست طریقے سے درست ورژن پر واپس جانے کی صلاحیت رکھنے سے آپ کو رینسم ویئر جیسی چیزوں سے ایک حفاظتی کمبل بھی ملتا ہے، جہاں کاروبار کو دوبارہ شروع کرنے کے لیے آپ کی مشینوں کا صفایا کرنا ضروری ہو سکتا ہے۔ اپنے تمام ریکارڈز یا خود پروجیکٹ کو کھونے کے بجائے، آپ صرف ورژن کنٹرول سے مشورہ کر سکتے ہیں، تازہ ترین آپشن چن سکتے ہیں، اور بڑا بوم، آپ کاروبار میں واپس آ گئے ہیں۔
نتیجہ
آڈٹ کو آپ کے کاروبار پر خوفناک تماشے لگانے کی ضرورت نہیں ہے، آپ کے پاس جو بھی رفتار ہے اسے کچلنے کے انتظار میں۔ اگر آپ مناسب احتیاط برتیں اور اچھا ورژن کنٹرول سافٹ ویئر حاصل کریں، تو آڈٹ کا دباؤ اور ریکارڈ رکھنے کا نعرہ، دونوں بارش میں آنسوؤں کی طرح غائب ہو سکتے ہیں۔
