Người sử dụng lao động cần làm gì để chào mừng người lao động của họ trở lại văn phòng
Sau gần 2 năm làm việc tại quê nhà, một số thứ sẽ không như cũ.
Để đối phó với đại dịch Coronavirus, nhiều doanh nghiệp đã đóng cửa và yêu cầu nhân viên làm việc tại nhà. Với danh nghĩa giữ an toàn cho người lao động, những người sử dụng lao động có thể chuyển sang lực lượng lao động từ xa đã làm. Đó là một sự chuyển đổi lớn. Đó không chỉ là một sự thay đổi văn hóa, mà trong nhiều trường hợp, CNTT và các hoạt động phải tranh giành để hỗ trợ một mạng lưới phân tán của các cá nhân. Kỳ vọng là mọi người vẫn có thể truy cập cùng một tài nguyên mặc dù họ không còn ở trên mạng nữa. 
Một số ngành không có tùy chọn cho phép nhân viên của họ làm việc từ xa. Hãy suy nghĩ về giải trí, khách sạn, nhà hàng và bán lẻ. Những ngành công nghiệp nào chống chọi với đại dịch tốt nhất? Tất nhiên là Big Pharma, nhà sản xuất mặt nạ, dịch vụ giao hàng tận nhà và cửa hàng bán rượu. Nhưng, đó không phải là câu chuyện của chúng ta. Các công ty công nghệ phát triển mạnh. Các công ty công nghệ như Zoom, Microsoft Teams và Skype đã sẵn sàng hỗ trợ các ngành công nghiệp khác trong nhu cầu mới về các cuộc họp ảo. Những người khác, không còn công việc hoặc thích khóa cửa, đã chuyển sang chơi game trực tuyến. Cho dù mọi người đang làm việc từ xa hay mới nghỉ việc, công nghệ liên quan đến cộng tác và giao tiếp là cần thiết hơn bao giờ hết.
Tất cả những điều đó đều ở phía sau chúng ta. Thách thức bây giờ là đưa mọi người trở lại văn phòng. Một số công nhân đang nói: “Không, tôi sẽ không đi đâu.” Họ chống lại việc quay trở lại văn phòng. Một số có thể bỏ. Tuy nhiên, hầu hết các công ty đều yêu cầu nhân viên của họ trở lại văn phòng, ít nhất là theo mô hình kết hợp - 3 hoặc 4 ngày ở văn phòng và phần còn lại làm việc tại nhà. Ngoài nhân sự và nhân sự, bất động sản thương mại của bạn đã để trống bấy lâu có sẵn sàng chào đón những nhân viên này về nhà không?
Bảo mật
Một số nhân viên bạn đã thuê qua các cuộc phỏng vấn với Zoom, bạn đã vận chuyển một chiếc máy tính xách tay và họ thậm chí chưa bao giờ nhìn thấy bên trong văn phòng của bạn. Họ rất mong được gặp trực tiếp đồng đội của mình lần đầu tiên. Tuy nhiên, máy tính xách tay của họ chưa bao giờ ở trên mạng vật lý của bạn.
- Hệ điều hành máy tính đã được cập nhật với các bản cập nhật và bản vá bảo mật chưa?
- Máy tính xách tay của nhân viên có phần mềm chống vi-rút thích hợp không?
- Nhân viên đã được đào tạo về an ninh mạng chưa? Các cuộc tấn công lừa đảo và ransomware đang gia tăng. Không gian làm việc tại nhà có thể kém an toàn hơn và nhân viên có thể vô tình mang phần mềm độc hại đến văn phòng. Các lỗ hổng bảo mật mạng văn phòng có thể bị xâm nhập.
- Các dịch vụ thư mục và bảo mật mạng của bạn sẽ xử lý địa chỉ MAC mà nó chưa từng thấy như thế nào?
- An ninh vật lý có thể đã trở nên lỏng lẻo. Nếu nhân viên đã chuyển khỏi nhóm hoặc rời khỏi công ty, bạn có nhớ thu thập huy hiệu của họ và / hoặc vô hiệu hóa quyền truy cập của họ không?
Truyền thông
Nhiều người trong số những người trở lại văn phòng sẽ đánh giá cao việc có một dịch vụ điện thoại và internet đáng tin cậy mà họ không cần phải bảo trì và tự khắc phục sự cố. 
- Bạn đã kiểm tra điện thoại bàn và điện thoại phòng họp chưa? Rất có thể nếu chúng không được sử dụng trong một thời gian, điện thoại VOIP có thể cần được thiết lập lại. Với bất kỳ biến động nào về điện, thay đổi phần cứng, trục trặc mạng, những điện thoại này thường mất IP và ít nhất sẽ phải khởi động lại, nếu không được chỉ định địa chỉ IP mới.
- Những nhân viên đang làm việc tại nhà đã và đang sử dụng dịch vụ nhắn tin nhanh yêu thích của họ, cũng như hội nghị truyền hình, là không cần thiết. Những điều này đã rất hữu ích trong việc thúc đẩy năng suất. Liệu những nhân viên này có thất vọng khi thấy rằng những công cụ như thế này mà họ tin dùng vẫn bị hạn chế trong văn phòng không? Đã đến lúc xem xét lại sự cân bằng giữa năng suất và khả năng kiểm soát?
Phần cứng và phần mềm
Nhóm CNTT của bạn đã bận rộn trong việc giữ kết nối lực lượng từ xa. Phần cứng và phần mềm văn phòng đã bị bỏ quên.
- Hệ thống nội bộ của bạn đã bao giờ cần hỗ trợ nhiều người dùng này cùng lúc chưa?
- Có thiết bị nào hiện nay đã lỗi thời hoặc lỗi thời sau 2 năm không? Máy chủ, modem, bộ định tuyến, thiết bị chuyển mạch.
- Phần mềm của các máy chủ có được cập nhật với các bản phát hành mới nhất không? Cả hai hệ điều hành, cũng như các ứng dụng.
- Còn giấy phép cho phần mềm công ty của bạn thì sao? Bạn có tuân thủ không? Bạn có nhiều người dùng hơn bạn đã từng có không? Chúng có được cấp phép để sử dụng đồng thời không?
văn hóa
Không, đây không phải là nhà của bạn, nhưng điều gì thực sự hấp dẫn khi trở lại văn phòng? Nó không nên chỉ là một nhiệm vụ khác. 
- Máy uống nước đã không được lấp đầy trong nhiều tháng. Hãy biến nó trở thành một sự chào đón thực sự trở lại. Đừng để nhân viên của bạn có cảm giác như đang lẻn vào một ngôi nhà bỏ hoang mà họ không hề mong đợi. Đồ ăn nhẹ sẽ không phá vỡ ngân hàng và sẽ còn lâu để cho họ biết rằng họ được đánh giá cao. Hãy nhớ rằng, một số nhân viên vẫn muốn ở nhà.
- Có một ngày tri ân nhân viên. Nhiều công ty đang tổ chức một buổi khai trương để chào đón nhân viên trở lại.
- Một trong những lý do bạn muốn nhân viên quay lại văn phòng là vì sự cộng tác và năng suất. Đừng bóp nghẹt mạng lưới và sự sáng tạo bằng các chính sách lỗi thời. Cập nhật các hướng dẫn mới nhất của CDC và địa phương. Cho phép nhân viên thiết lập ranh giới thoải mái, che giấu nếu họ muốn và ở nhà khi họ cần.
| Mẹo chuyên nghiệp cho nhân viên: Nhiều tổ chức đang khiến việc trở lại văn phòng là tùy chọn. Nếu công ty của bạn đã mở cửa nhưng không đưa ra định hướng rõ ràng, thì bữa trưa miễn phí là một cách để nói rằng “chúng tôi muốn bạn quay lại”. |
- Bạn chắc chắn đã thuê nhân viên mới trong hai năm qua. Đừng quên hướng chúng vào không gian vật lý. Cho họ xem xung quanh. Đảm bảo rằng họ có một nơi để đậu và tất cả các đồ dùng văn phòng của họ. Đảm bảo rằng họ không cảm thấy bị phạt khi đến văn phòng.
- Không có gì nguy hiểm khi nhân viên quên ngày thứ Sáu bình thường, nhưng không nhất thiết phải để nó trở nên bình thường mỗi ngày. Đừng lo lắng, rất nhiều người trong chúng ta có những bộ trang phục đã và đang chờ đợi chúng ta kiên nhẫn để rinh chúng về. Người ta chỉ hy vọng rằng họ vẫn phù hợp với “đại dịch 15” hiện nay đối với chúng ta.
Sự đồng thuận
Thời kỳ đầu của đại dịch, nhiều tổ chức đã chậm cho phép nhân viên làm việc tại nhà. Đó là một cách suy nghĩ mới. Hầu hết, một cách miễn cưỡng, đã đồng ý để nhiều công nhân của họ làm việc từ xa. Đây là lãnh thổ mới và không có sự thống nhất về sự cân bằng tối ưu giữa công việc từ xa và văn phòng. Vào tháng 2020 năm XNUMX, Coca-Cola đã đưa ra một thông báo đáng ngạc nhiên. Các tiêu đề hét lên, Làm việc vĩnh viễn tại nhà cho tất cả nhân viên Ấn Độ. “Mô hình làm việc tại nhà đã khiến nhiều công ty và tổ chức (chủ yếu là CNTT) quyết định rằng một khi ảnh hưởng của đại dịch bắt đầu giảm bớt, sẽ không bao giờ có chuyện buộc một lượng lớn nhân viên quay lại văn phòng.” Đã có sự chuyển hướng sang làm việc từ xa và kết quả của một cuộc khảo sát của PWC cho thấy rằng “làm việc từ xa đã mang lại thành công vượt trội cho cả nhân viên và người sử dụng lao động”. Ồ.
Không có gì đáng ngạc nhiên, không phải ai cũng đồng ý. David Solomon, Giám đốc điều hành, Goldman Sachs, nói rằng làm việc từ xa là “một hiện tượng quang sai”. Không chịu thua kém, Elon Musk, Trưởng phòng Bất đồng chính kiến, nói: "Làm việc từ xa không còn được chấp nhận nữa." Tuy nhiên, Musk đã nhượng bộ. Anh ấy cho biết nhân viên Tesla của anh ấy có thể làm việc từ xa miễn là họ ở văn phòng tối thiểu (“và ý tôi là tối thiểu”) là 40 giờ mỗi tuần! Twitter là một trong những công ty đầu tiên áp dụng chính sách làm việc tại nhà. Các giám đốc điều hành Twitter vào năm 2020 đã hứa rằng họ sẽ có một “lực lượng lao động phân tán”, mãi mãi. Trong các cuộc thảo luận để mua Twitter, Musk nói rõ rằng ông mong muốn mọi người đều có mặt trong văn phòng.
Vì vậy, không có sự đồng thuận, nhưng rất nhiều ý kiến mạnh mẽ của cả hai bên. Nhân viên báo trước.
Chính sách và Quy trình
Trong đại dịch, các quá trình đã thay đổi. Họ đã thích nghi với một lực lượng lao động phân tán. Các công ty đã phải sửa đổi các chính sách và thủ tục để phù hợp với mọi thứ khi lên máy bay và đào tạo nhân viên mới, cho các cuộc họp nhóm, an toàn và chấm công.
- Mới đây Nghiên cứu Gartner nhận thấy rằng một trong những sự thay đổi của quy trình là sự chuyển đổi tinh tế sang khả năng phục hồi và tính linh hoạt. Trước đây, trọng tâm là tạo ra các quy trình để tối đa hóa hiệu quả. Một số tổ chức nhận thấy rằng các quy trình được tối ưu hóa cho hiệu quả quá mỏng manh và thiếu tính linh hoạt. Xem xét chuỗi cung ứng đúng lúc. Ở thời kỳ đỉnh cao, số tiền tiết kiệm được là rất lớn. Tuy nhiên, nếu có sự gián đoạn đối với chuỗi cung ứng, bạn cần phải khám phá các lựa chọn khác.
- Nghiên cứu tương tự cũng chỉ ra rằng các quy trình đang trở nên phức tạp hơn khi bản thân công ty cũng trở nên phức tạp hơn. Các công ty đang đa dạng hóa nguồn cung ứng và thị trường nhằm giảm thiểu và quản lý rủi ro.
- Đây có thể là thời điểm tốt để đánh giá nội bộ. Các chính sách của bạn có cần sửa đổi không? Chúng đã phát triển để xử lý các trường hợp dự phòng trong tương lai chưa? Công ty của bạn sẽ làm gì khác với đợt bùng phát tiếp theo?
Kết luận
Tin tốt là việc di chuyển lớn trở lại văn phòng không phải là trường hợp khẩn cấp. Không giống như sự dịch chuyển vũ trụ nhanh chóng làm gián đoạn công việc kinh doanh và cuộc sống của chúng ta, chúng ta có thể lên kế hoạch cho những gì chúng ta muốn những gì bình thường mới trông như thế nào. Nó có thể trông không giống như trước đại dịch, nhưng với bất kỳ may mắn nào, nó có thể tốt hơn. Sử dụng việc chuyển đổi trở lại văn phòng như một cơ hội để đánh giá lại và lập kế hoạch cho một tương lai mạnh mẽ hơn.
Khảo sát PWC, tháng 2020 năm XNUMX, Khảo sát Công việc Từ xa của Hoa Kỳ: PwC
