Nó rẻ và dễ dàng. Phần mềm bảng tính Microsoft Excel có thể đã được cài đặt trên máy tính của người dùng doanh nghiệp. Và nhiều người dùng ngày nay đã được tiếp xúc với phần mềm Microsoft Office từ khi còn học trung học hoặc thậm chí sớm hơn. Câu trả lời bất ngờ về lý do tại sao Excel là công cụ phân tích hàng đầu có thể không phải là câu trả lời đúng. Câu trả lời thực sự có thể làm bạn ngạc nhiên.

Để tìm hiểu sâu hơn về câu trả lời cho câu hỏi, trước tiên chúng ta hãy xem ý nghĩa của công cụ phân tích.

Nền tảng phân tích và kinh doanh thông minh

Nhà phân tích hàng đầu trong ngành, Gartner, định nghĩa Nền tảng phân tích và thông minh doanh nghiệp là các công cụ cho phép người dùng ít kỹ thuật hơn “mô hình hóa, phân tích, khám phá, chia sẻ và quản lý dữ liệu cũng như cộng tác và chia sẻ các phát hiện, được hỗ trợ bởi CNTT và được tăng cường bởi trí tuệ nhân tạo (AI). Nền tảng ABI có thể tùy chọn bao gồm khả năng tạo, sửa đổi hoặc làm phong phú mô hình ngữ nghĩa, bao gồm cả các quy tắc kinh doanh.” Với sự phát triển gần đây của AI, Gartner nhận ra rằng phân tích tăng cường đang chuyển đối tượng mục tiêu sang người tiêu dùng và người ra quyết định từ nhà phân tích truyền thống.

Để Excel được coi là một công cụ phân tích, nó phải có những khả năng tương tự.

Vì vậy, mặc dù Excel có nhiều chức năng tương tự như các nền tảng ABI hàng đầu nhưng nó lại thiếu một số chức năng chính. Có thể vì điều này, Gartner không đưa Excel vào danh sách những công cụ chính trong công cụ Analytics và BI. Hơn nữa, nó cũng nằm ở một không gian khác và được Microsoft định vị khác trong dòng sản phẩm của riêng mình. Power BI nằm trong dòng sản phẩm của Gartner và có các tính năng mà Excel còn thiếu, cụ thể là khả năng chia sẻ, cộng tác và được quản lý bởi bộ phận CNTT.

Giá trị cốt lõi của Excel là sự sụp đổ của nó

Điều thú vị là giá trị thực sự của các công cụ ABI và lý do tại sao Excel lại phổ biến đến vậy lại giống nhau: nó không được quản lý bởi bộ phận CNTT. Người dùng thích tự do khám phá dữ liệu và đưa dữ liệu đó vào máy tính để bàn của họ mà không có sự can thiệp của Phòng CNTT. Excel vượt trội về điều này. Trong khi đó, trách nhiệm và sứ mệnh của nhóm CNTT là mang lại trật tự cho sự hỗn loạn và áp dụng quản trị, bảo mật và bảo trì tổng thể cho tất cả phần mềm dưới sự giám sát của họ. Excel không thành công điều này.

Đây là câu hỏi hóc búa. Điều bắt buộc là tổ chức phải duy trì quyền kiểm soát việc quản trị phần mềm mà nhân viên của mình sử dụng và dữ liệu họ truy cập. Chúng tôi đã viết về thách thức của hệ thống hoang dã trước đây. Excel là hệ thống CNTT nguyên thủy không có khả năng quản trị hoặc kiểm soát doanh nghiệp. Tầm quan trọng của một phiên bản sự thật duy nhất, được quản lý tốt là điều hiển nhiên. Với trang trại bảng tính, mọi người đều tạo ra các quy tắc và tiêu chuẩn kinh doanh của riêng mình. Nó thậm chí không thể thực sự được gọi là tiêu chuẩn nếu nó chỉ là một lần. Không có phiên bản duy nhất của sự thật.

Nếu không có một phiên bản sự thật được thống nhất thì việc đưa ra quyết định sẽ khó khăn. Hơn nữa, nó khiến tổ chức phải chịu trách nhiệm pháp lý và khiến việc bảo vệ một cuộc kiểm toán tiềm năng trở nên khó khăn hơn.

Tỷ lệ giá trên giá trị của Excel

Ban đầu tôi nghĩ rằng một trong những lý do khiến Excel thường được gọi là công cụ phân tích số một là vì nó quá rẻ. Tôi nghĩ tôi có thể nói rằng mọi công ty tôi từng làm việc đều cấp cho tôi giấy phép sử dụng Microsoft Office, bao gồm cả Excel. Vì vậy, đối với tôi, nó thường miễn phí. Ngay cả khi công ty không cung cấp giấy phép doanh nghiệp, tôi vẫn chọn mua giấy phép Microsoft 365 của riêng mình. Nó không miễn phí, nhưng giá cả phải là một yếu tố góp phần.

Giả thuyết ban đầu của tôi là Excel phải rẻ hơn đáng kể so với các nền tảng ABI khác. Tôi tìm hiểu kỹ và phát hiện ra rằng nó không hề rẻ như tôi nghĩ. Một số nền tảng ABI mà Gartner đánh giá thực sự có thể rẻ hơn trên mỗi chỗ ngồi đối với các tổ chức lớn. Tôi đã chọn một số phần mềm và nhờ ChatGPT giúp tôi so sánh và xếp hạng chúng về mặt chi phí đối với các tổ chức có quy mô khác nhau.

Điều tôi nhận thấy là Excel không phải là lựa chọn ít tốn kém nhất đối với bất kỳ tổ chức có quy mô nào. Nó đi kèm với một chi phí. Rõ ràng, rất khó để có được mức giá chính xác và thường có những khoản giảm giá đáng kể để chuyển sang một nhà cung cấp cụ thể. Tuy nhiên, tôi nghĩ rằng thứ hạng tương đối sẽ nhất quán. Điều chúng tôi nhận thấy là Microsoft Office Suite trong đó Excel là một thành phần không phải là lựa chọn rẻ nhất. Sự ngạc nhiên.

Excel thiếu các thành phần chính của ABI cấp doanh nghiệp và có nhiều lựa chọn thay thế hiệu quả hơn về mặt chi phí trong thế giới công cụ phân tích. Cú hích lớn đối với tỷ lệ giá trên giá trị của Excel.

SỰ HỢP TÁC

Việc cộng tác bằng cách sử dụng phần mềm Phân tích dữ liệu và Business Intelligence trong các tổ chức lớn mang lại những lợi ích có thể nâng cao đáng kể quá trình ra quyết định, hiệu quả hoạt động và lập kế hoạch chiến lược. Sự hợp tác nhận ra rằng không có người đóng góp cá nhân nào là một hòn đảo và trí tuệ của đám đông có thể mang lại cái nhìn sâu sắc và đưa ra quyết định tốt hơn. Các tổ chức đánh giá cao sự cộng tác đến mức họ sẵn sàng trả phí cao hơn cho những công cụ không cung cấp tính năng này như Excel.

Các công cụ thúc đẩy sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm cung cấp:

• Ra quyết định nâng cao
• Tăng hiệu quả
• Cải thiện chất lượng và tính nhất quán của dữ liệu
• Khả năng mở rộng và linh hoạt
• Chia sẻ kiến ​​thức và đổi mới
• Tiết kiệm chi phí
• Tăng cường bảo mật và tuân thủ
• Toàn vẹn dữ liệu
• Nhân viên được uỷ quyền

Giá trị của việc sử dụng phần mềm để phân tích dữ liệu và BI mang lại sự cộng tác trong các tổ chức lớn nằm ở sức mạnh tổng hợp của khả năng ra quyết định nâng cao, hiệu quả hoạt động cũng như văn hóa đổi mới và trao quyền. Các công cụ không cung cấp khả năng cộng tác sẽ thúc đẩy các đảo thông tin và kho dữ liệu. Excel thiếu tính năng quan trọng này.

Giá trị doanh nghiệp của Excel ngày càng giảm

Excel có thể là công cụ dữ liệu được sử dụng nhiều nhất trong các tổ chức nhưng vì những lý do sai lầm. Ngoài ra, những lý do khiến chúng tôi nghĩ rằng chúng tôi sử dụng nó - vì nó rẻ và dễ dàng - đang ngày càng trở nên ít đúng hơn khi các công cụ phân tích doanh nghiệp và BI ngày càng có giá cả phải chăng hơn và tích hợp AI để hỗ trợ các tác vụ phức tạp hơn.