Và khi tầm thường thì tốt hơn là hoàn hảo
Một cách để thất bại là nhấn mạnh vào sự hoàn hảo. Sự hoàn hảo là không thể và là kẻ thù của điều tốt. Người phát minh ra radar cảnh báo sớm cuộc không kích đã đề xuất một "sự sùng bái những điều không hoàn hảo". Triết lý của ông là “Luôn cố gắng mang lại cho quân đội điều tốt thứ ba vì điều tốt nhất là không thể và điều tốt thứ hai luôn là quá muộn”. Chúng ta sẽ để lại sự sùng bái những điều không hoàn hảo cho quân đội.
Vấn đề là “nếu bạn không bao giờ lỡ chuyến bay thì bạn đang dành quá nhiều thời gian ở sân bay”. Nói cách khác, nếu bạn cố gắng làm cho nó hoàn hảo 100% thì bạn đang đánh mất thứ gì đó tốt hơn. Đối với KPI cũng vậy. Các Chỉ số Hiệu suất Chính rất quan trọng đối với sự thành công và quản lý của một doanh nghiệp. Đó là một cách mà bạn có thể hướng dẫn doanh nghiệp của mình đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu.
Nếu bạn Google cụm từ tạo chỉ số hiệu suất chính, bạn sẽ nhận được 191,000,000 kết quả. Bắt đầu đọc những trang web đó và bạn sẽ phải mất 363 năm đọc ngày đêm để đọc xong. (Đó là những gì ChatGPT đã nói với tôi.) Điều này thậm chí còn chưa tính đến mức độ phức tạp của trang hoặc khả năng hiểu của bạn. Bạn không có thời gian cho việc đó.
Lĩnh vực kinh doanh
Chọn một tên miền. Bạn có thể (và có lẽ nên) triển khai KPI trong tất cả các lĩnh vực kinh doanh của công ty mình: Tài chính, Hoạt động, Bán hàng và Tiếp thị, Dịch vụ khách hàng, Nhân sự, Chuỗi cung ứng, Sản xuất, CNTT và các lĩnh vực khác. Hãy tập trung vào tài chính. Quá trình này tương tự đối với các khu vực chức năng khác.
Các loại KPI
Chọn một loại KPI. Đi sau hoặc dẫn đầu có thể là số lượng hoặc chất lượng[1].
- Các chỉ số KPI tụt hậu đo lường hiệu suất lịch sử. Chúng giúp trả lời câu hỏi, chúng ta đã làm như thế nào? Ví dụ bao gồm các số liệu được tính toán từ bảng cân đối kế toán và báo cáo thu nhập truyền thống. Thu nhập trước lãi vay, thuế và khấu hao (EBITA), Tỷ lệ thanh toán hiện hành, Tỷ suất lợi nhuận gộp, Vốn lưu động.
- Các chỉ số KPI hàng đầu mang tính dự đoán và hướng tới tương lai. Họ cố gắng trả lời câu hỏi, chúng ta sẽ làm thế nào? Công việc kinh doanh của chúng ta sẽ như thế nào trong tương lai? Ví dụ bao gồm các xu hướng về Số ngày phải thu của tài khoản, Tốc độ tăng trưởng doanh số bán hàng, Vòng quay hàng tồn kho.
- KPI định tính có thể đo lường được và dễ đánh giá hơn. Ví dụ bao gồm số lượng khách hàng đang hoạt động hiện tại, số lượng khách hàng mới trong chu kỳ này hoặc số lượng khiếu nại tới Better Business Bureau.
- KPI định tính thì yếu hơn. Chúng có thể chủ quan hơn nhưng vẫn quan trọng. Chúng bao gồm Sự hài lòng của khách hàng, Sự gắn kết của nhân viên, Nhận thức về thương hiệu hoặc “Chỉ số bình đẳng doanh nghiệp”.
Phần khó
Sau đó, bạn sẽ có vô số cuộc họp ủy ban để tranh luận về việc KPI nào nên là Chìa khóa và số liệu nào chỉ là chỉ số hiệu suất. Ủy ban của các bên liên quan sẽ tranh luận về định nghĩa chính xác của các số liệu đã được lựa chọn. Đó là lúc bạn nhớ rằng công ty bạn mua ở Châu Âu không tuân theo các Nguyên tắc Kế toán được Chấp nhận Chung (GAAP) giống như bạn làm ở Hoa Kỳ. Sự khác biệt trong ghi nhận doanh thu và phân loại chi phí sẽ dẫn đến sự không nhất quán trong các KPI như Tỷ suất lợi nhuận. So sánh các KPI năng suất quốc tế cũng gặp phải những vấn đề tương tự. Vì vậy, những cuộc tranh luận và thảo luận không ngừng nghỉ.
Đó là phần khó khăn – đi đến thống nhất về định nghĩa của KPI. Các bước trong quy trình KPI thực sự rất đơn giản.
Bất kỳ doanh nghiệp nào hoạt động tốt đều sẽ trải qua quy trình KPI này khi nó phát triển từ hoạt động cấp cơ sở đến hoạt động không còn có thể hoạt động dưới radar nữa. Các nhà đầu tư mạo hiểm sẽ nhấn mạnh vào một số KPI nhất định. Các cơ quan quản lý của chính phủ sẽ nhấn mạnh vào những người khác.
Hãy nhớ lý do bạn sử dụng KPI. Chúng là một phần của phân tích giúp bạn điều hành doanh nghiệp của mình và đưa ra quyết định hợp lý, sáng suốt. Với hệ thống KPI được triển khai tốt, bạn sẽ biết mình đang đứng ở đâu ngày hôm nay, hoạt động kinh doanh của ngày hôm qua như thế nào và có thể dự đoán ngày mai sẽ như thế nào. Nếu tương lai không màu hồng, bạn sẽ muốn thực hiện một số thay đổi - thay đổi quy trình, doanh nghiệp của bạn. Nếu KPI biên lợi nhuận quý đầu tiên của năm tới được dự đoán sẽ thấp hơn so với cùng kỳ năm trước, bạn sẽ muốn tìm cách tăng doanh thu hoặc giảm chi phí.
Đó là vòng tuần hoàn của quy trình KPI: Đo lường – Đánh giá – Thay đổi. Hàng năm, bạn sẽ muốn đánh giá các mục tiêu KPI của mình. KPI đã thúc đẩy sự thay đổi. Tổ chức đã được cải thiện. Bạn đã vượt qua mục tiêu Tỷ suất lợi nhuận ròng hai điểm! Hãy điều chỉnh mục tiêu của năm tới lên trên và xem liệu chúng ta có thể làm tốt hơn nữa trong năm tới hay không.
Mặt tối
Một số công ty đã có ý định đánh bại hệ thống này. Một số công ty khởi nghiệp, một số có nguồn vốn đầu tư mạo hiểm, đã được thúc đẩy để tạo ra lợi nhuận ngày càng cao hơn theo quý. Các VC không kinh doanh để mất tiền. Không dễ để tiếp tục thành công khi điều kiện tiếp thị thay đổi và cạnh tranh khốc liệt.
Thay vì Đo lường – Đánh giá – Thay đổi quy trình, hay thay đổi mục tiêu, một số công ty đã thay đổi KPI.
Hãy xem xét sự tương tự này. Hãy tưởng tượng một cuộc đua marathon nơi những người tham gia đã tập luyện và chuẩn bị trong nhiều tháng dựa trên một khoảng cách cụ thể, 26.2 dặm. Tuy nhiên, giữa chặng đua, ban tổ chức bất ngờ quyết định thay đổi cự ly thành 15 dặm mà không báo trước. Sự thay đổi bất ngờ này gây bất lợi cho một số vận động viên vì họ có thể đã tự điều chỉnh nhịp độ và phân bổ năng lượng cũng như nguồn lực của mình cho quãng đường ban đầu. Tuy nhiên, nó có lợi cho những vận động viên chạy quá nhanh để hoàn thành quãng đường ban đầu. Nó bóp méo hiệu suất thực sự và gây khó khăn cho việc so sánh kết quả một cách công bằng. Tình huống này có thể được coi là một nỗ lực nhằm thao túng kết quả và che giấu những khuyết điểm của một số người tham gia. Thay vào đó, những người rõ ràng đã thất bại ở cự ly xa hơn vì họ đã tiêu hao hết sức lực sẽ được khen thưởng vì là người về đích nhanh nhất cuộc đua với định nghĩa về số liệu mới.
Tương tự, trong kinh doanh, các công ty như Enron, Volkswagen, Wells Fargo và Theranos
được biết là đã thao túng KPI, báo cáo tài chính hoặc thậm chí các tiêu chuẩn ngành để tạo ra ảo tưởng về thành công hoặc che giấu sự kém hiệu quả. Những hành động này có thể đánh lừa các bên liên quan, nhà đầu tư và công chúng, tương tự như việc thay đổi luật lệ của một cuộc thi thể thao có thể đánh lừa người tham gia và khán giả.
Enron ngày nay không còn tồn tại nhưng từng đứng đầu chuỗi thực phẩm với tư cách là một trong những công ty sáng tạo nhất nước Mỹ. Năm 2001, Enron sụp đổ do gian lận kế toán. Một trong những yếu tố góp phần là việc thao túng KPI để tạo ra một hình ảnh tài chính thuận lợi. Enron đã sử dụng các giao dịch ngoại bảng phức tạp và điều chỉnh KPI để tăng doanh thu và che giấu nợ, gây hiểu lầm cho các nhà đầu tư và cơ quan quản lý.
Vào năm 2015, Volkswagen phải đối mặt với đợt sụt giảm cổ phiếu nghiêm trọng khi tiết lộ rằng họ đã thao túng dữ liệu khí thải trong quá trình thử nghiệm xe chạy bằng động cơ diesel của mình. VW đã thiết kế động cơ của họ để kích hoạt các biện pháp kiểm soát khí thải trong quá trình thử nghiệm nhưng lại vô hiệu hóa chúng khi lái xe thông thường, làm sai lệch KPI về lượng khí thải. Nhưng không tuân theo các quy tắc, họ đã có thể đạt được cả hai mặt của một phương trình cân bằng – hiệu suất và giảm lượng khí thải. Việc cố ý thao túng KPI này đã dẫn đến những hậu quả đáng kể về mặt pháp lý và tài chính cho công ty.
Wells Fargo đã thúc đẩy nhân viên của họ đạt được các mục tiêu bán hàng tích cực cho thẻ tín dụng mới. Một điều bất ngờ xảy ra với người hâm mộ khi phát hiện ra rằng để đạt KPI, nhân viên đã mở hàng triệu tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng trái phép. Các mục tiêu bán hàng không thực tế và KPI không phù hợp đã khuyến khích nhân viên tham gia vào các hoạt động gian lận, dẫn đến tổn thất đáng kể về danh tiếng và tài chính cho ngân hàng.
Cũng trong tin tức gần đây, Theranos, một công ty công nghệ chăm sóc sức khỏe, tuyên bố đã phát triển một công nghệ xét nghiệm máu mang tính cách mạng. Sau đó người ta tiết lộ rằng các tuyên bố của công ty dựa trên KPI sai lệch và thông tin sai lệch. Trong trường hợp này, các nhà đầu tư sành sỏi đã bỏ qua những dấu hiệu cảnh báo và bị cuốn vào sự cường điệu về lời hứa về một công ty khởi nghiệp mang tính cách mạng. “Bí mật thương mại” bao gồm việc làm giả kết quả trong các bản demo. Theranos đã thao túng các KPI liên quan đến độ chính xác và độ tin cậy trong các thử nghiệm của họ, điều này cuối cùng dẫn đến sự sụp đổ và hậu quả pháp lý.
Những ví dụ này chứng minh việc thao túng hoặc trình bày sai KPI có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng như thế nào, bao gồm sụp đổ tài chính, thiệt hại về danh tiếng và hành động pháp lý. Nó nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lựa chọn KPI có đạo đức, tính minh bạch và báo cáo chính xác trong việc duy trì niềm tin và các hoạt động kinh doanh bền vững.
noi dung chinh cua cau chuyen
KPI là tài sản quý giá để đánh giá tình trạng của một tổ chức và hướng dẫn các quyết định kinh doanh. Được sử dụng đúng mục đích, chúng có thể cảnh báo khi cần thực hiện hành động khắc phục. Tuy nhiên, khi kẻ xấu thay đổi luật lệ giữa lúc sự kiện đang diễn ra, điều tồi tệ sẽ xảy ra. Bạn không nên thay đổi khoảng cách về đích sau khi cuộc đua đã bắt đầu và bạn không nên thay đổi định nghĩa về KPI được thiết kế để cảnh báo về sự diệt vong sắp xảy ra.
- https://www.techtarget.com/searchbusinessanalytics/definition/key-performance-indicators-KPIs ↑
