Shadow IT: ایجاد تعادل بین خطرات و مزایایی که هر سازمان با آن مواجه است
چکیده
گزارش سلف سرویس سرزمین موعود روز است. خواه Tableau، Cognos Analytics، Qlik Sense یا ابزارهای تحلیلی دیگر باشد، به نظر می رسد همه فروشندگان کشف و تجزیه و تحلیل داده های سلف سرویس را تبلیغ می کنند. با سلف سرویس Shadow IT می آید. ما آن را مطرح می کنیم تمام سازمانها از Shadow IT که در سایهها کمین کرده است، تا حدی رنج میبرند. راه حل این است که به آن نور بتابانید، خطرات را مدیریت کنید و منافع را به حداکثر برسانید.
بررسی اجمالی
در این مقاله سفید، تکامل گزارش و اسرار کثیفی را که هیچ کس در مورد آنها صحبت نمی کند، پوشش خواهیم داد. ابزارهای مختلف نیاز به فرآیندهای متفاوتی دارند. گاهی حتی ایدئولوژی ها. ایدئولوژی ها عبارتند از «ادعاها، تئوری ها و اهداف یکپارچه ای که یک برنامه اجتماعی-سیاسی را تشکیل می دهند». قرار نیست بگیریم سیاسی-اجتماعی اما من نمی توانم کلمه ای برای انتقال یک برنامه تجاری و فناوری اطلاعات به ذهنم بیاورم. به نظر من پایگاه داده کیمبال-اینمون یک بحث ایدئولوژیک را به روشی مشابه تقسیم می کند. به عبارت دیگر، رویکرد شما، یا طرز فکر شما، اعمال شما را هدایت می کند.
زمینه
هنگامی که IBM 5100 PC با قیمت 10,000 دلار، یک صفحه نمایش 5 اینچی با صفحه کلید داخلی، رم 16 هزار و یک درایو نوار برای شما به ارمغان می آورد. با وزن کمی بیش از 50 پوند. مناسب برای حسابداری، این می تواند به یک آرایه دیسک مستقل به اندازه یک کابینت بایگانی کوچک متصل شود. هرگونه محاسبات جدی هنوز از طریق پایانههای اشتراکگذاری زمانی مرکزی انجام میشد. (تصویر)
"اپراتورها” رایانه های شخصی زنجیر شده با دیزی را مدیریت کرد و دسترسی به دنیای خارج را کنترل کرد. تیمهایی از اپراتورها، یا sysadminها و توسعهدهندههای بعدی، برای پشتیبانی از فناوری در حال رشد رشد کردند. تکنولوژی بزرگ بود. تیم هایی که آنها را مدیریت کردند بزرگتر بودند.
مدیریت سازمانی و گزارشدهی مبتنی بر فناوری اطلاعات از ابتدای عصر رایانه یک امر عادی بوده است. این ایدئولوژی بر اساس رویکرد سختگیرانه و محافظه کارانه ساخته شده است که "شرکت" منابع را مدیریت می کند و آنچه را که نیاز دارید در اختیار شما قرار می دهد. اگر به گزارش سفارشی یا گزارشی در بازه زمانی خارج از چرخه نیاز دارید، باید درخواست ارسال کنید.
روند کند بود. هیچ نوآوری وجود نداشت. چابک وجود نداشت. و مانند استخر باستانی روحانیون، بخش فناوری اطلاعات سربار در نظر گرفته شد.
با وجود نکات منفی، این کار به دلایلی انجام شد. انجام این کار مزایایی داشت. فرآیندهایی وجود داشت که همه آنها را دنبال می کردند. فرم ها در سه نسخه تکمیل و از طریق پست بین دفتری هدایت شدند. درخواست های داده از سرتاسر سازمان مرتب شده، درهم ریخته شده، اولویت بندی شده و به شیوه ای قابل پیش بینی عمل شده است.
یک انبار داده واحد و یک ابزار گزارش دهی در سطح سازمانی وجود داشت. گزارش های آماده ایجاد شده توسط یک تیم مرکزی ارائه شده است نسخه واحد از حقیقت. اگر اعداد اشتباه بودند، همه از همان اعداد اشتباه کار می کردند. برای سازگاری داخلی باید چیزی گفت.
مدیریت این شیوه کسب و کار قابل پیش بینی بود. قابل بودجه بود.
سپس یک روز 15 یا 20 سال پیش، همه چیز منفجر شد. انقلاب شد. قدرت محاسباتی افزایش یافت قانون مور - "قدرت پردازش کامپیوترها هر دو سال دو برابر می شود" - رعایت شد. رایانه های شخصی کوچکتر و در همه جا موجود بودند.
شرکتهای بیشتری شروع به تصمیمگیری بر اساس دادهها کردند تا غرایز درونی که سالها استفاده کرده بودند. آنها متوجه شدند که رهبران صنعت خود بر اساس داده های تاریخی تصمیم می گیرند. به زودی داده ها تقریباً زمان واقعی شدند. در نهایت، گزارش پیش بینی شد. در ابتدا ابتدایی بود، اما شروع استفاده از تجزیه و تحلیل برای هدایت تصمیمات تجاری بود.
تغییر به سمت استخدام تحلیلگران داده و دانشمندان داده بیشتر برای کمک به مدیریت در درک بازار و تصمیم گیری بهتر وجود داشت. اما یک اتفاق خنده دار رخ داد. تیم مرکزی فناوری اطلاعات همان روند رو به کاهش کامپیوترهای شخصی را دنبال نکرد. بلافاصله کارآمدتر و کوچکتر نشد.
با این حال، در پاسخ به فناوری غیرمتمرکز، تیم IT نیز شروع به غیرمتمرکز شدن کرد. یا حداقل نقش هایی که به طور سنتی بخشی از فناوری اطلاعات بودند، اکنون بخشی از واحدهای تجاری هستند. تحلیلگرانی که داده ها و تجارت را درک می کردند در هر بخش تعبیه شده بودند. مدیران شروع به درخواست اطلاعات بیشتر از تحلیلگران خود کردند. تحلیلگران به نوبه خود گفتند: «من باید درخواست های داده را سه بار تکمیل کنم. اولین موردی که تصویب خواهد شد در جلسه اولویت بندی داده ها در این ماه است. سپس ممکن است یک یا دو هفته طول بکشد تا IT درخواست ما برای داده را پردازش کند - بسته به حجم کاری آنها. اما، اگر من فقط می توانستم به انبار داده دسترسی داشته باشم، می توانم امروز بعدازظهر برای شما یک پرس و جو انجام دهم. و به همین ترتیب پیش می رود.
تغییر به سلف سرویس شروع شده بود. بخش فناوری اطلاعات کنترل خود را بر روی کلیدهای داده ها آسان کرد. فروشندگان گزارش و تجزیه و تحلیل شروع به پذیرش فلسفه جدید کردند. این یک پارادایم جدید بود. کاربران ابزارهای جدیدی برای دسترسی به داده ها پیدا کردند. آنها دریافتند که اگر فقط به داده ها دسترسی داشته باشند، می توانند بوروکراسی را دور بزنند. سپس آنها می توانند تجزیه و تحلیل خود را انجام دهند و با اجرای پرس و جوهای خود زمان چرخش را کاهش دهند.
مزایای گزارش گیری و تجزیه و تحلیل سلف سرویس
ارائه دسترسی مستقیم به داده ها برای توده ها و گزارش سلف سرویس تعدادی از مشکلات را حل کرد.
- متمرکز شده است. ابزارهای هدفمند که به راحتی در دسترس بودند، جایگزین یک ابزار گزارشدهی و تحلیلی چند منظوره قدیمی شدند تا از همه کاربران پشتیبانی کند و به همه سؤالات پاسخ دهد.
- چابک پیش از این، واحدهای تجاری به دلیل بهره وری ضعیف با مشکل مواجه بودند. دسترسی تنها به داده های ماه گذشته منجر به ناتوانی در کار چابک شد. باز کردن انبار داده این فرآیند را کوتاه می کند و به کسانی که به کسب و کار نزدیک تر هستند اجازه می دهد تا با سرعت بیشتری کار کنند، روندهای مهم را کشف کنند و سریعتر تصمیم بگیرند. بنابراین، سرعت و ارزش داده افزایش یافت.
- توانمند. به جای اینکه کاربران مجبور باشند برای تصمیم گیری برای آنها به تخصص و در دسترس بودن دیگران تکیه کنند، منابع، اختیار، فرصت و انگیزه برای انجام کار به آنها داده شد. بنابراین، کاربران با استفاده از یک ابزار سلف سرویس که می تواند آنها را از اتکا به دیگران در سازمان برای دسترسی به داده ها و ایجاد خود تجزیه و تحلیل رها کند، توانمند شدند.
چالش های گزارشگری و تحلیل سلف سرویس
با این حال، برای هر مشکلی که گزارش سلف سرویس حل شد، چندین مشکل دیگر ایجاد کرد. ابزارهای گزارش و تجزیه و تحلیل دیگر توسط تیم فناوری اطلاعات به صورت متمرکز مدیریت نمی شد. بنابراین، موارد دیگری که وقتی یک تیم گزارشگری را مدیریت می کرد، مشکل ساز نبود، چالش برانگیزتر شد. مواردی مانند تضمین کیفیت، کنترل نسخه، مستندات و فرآیندهایی مانند مدیریت انتشار یا استقرار زمانی که توسط یک تیم کوچک مدیریت میشوند، از خود مراقبت میکنند. در جایی که استانداردهای شرکتی برای گزارشدهی و مدیریت دادهها وجود داشت، دیگر نمیتوان آنها را اجرا کرد. بینش یا دید کمی در مورد آنچه خارج از IT اتفاق میافتد وجود داشت. مدیریت تغییر وجود نداشت.
این نمونههای کنترلشده توسط دپارتمان مانند یک عمل میکردند اقتصاد سایه که به تجارتی اشاره دارد که "زیر رادار" رخ می دهد، این Shadow IT است. ویکی پدیا Shadow IT را اینگونه تعریف می کندفن آوری اطلاعات سیستمهای (IT) که توسط بخشهایی غیر از بخش مرکزی فناوری اطلاعات برای رفع کاستیهای سیستمهای اطلاعات مرکزی مستقر شدهاند.» برخی تعریف می کنند IT سایه بیشتر بroadشامل هر پروژه، برنامه، فرآیند یا سیستمی است که خارج از کنترل IT یا infosec است.
وای آهسته تر اگر Shadow IT هر پروژه، برنامه، فرآیند یا سیستمی باشد که IT آن را کنترل نمی کند، پس فراگیرتر از آن چیزی است که ما فکر می کردیم. همه جا هست برای اینکه صریح تر بگویم، هر سازمان دارای Shadow IT است، چه آنها آن را تصدیق کنند یا نه. فقط به یک درجه می رسد. موفقیت یک سازمان در برخورد با Shadow IT تا حد زیادی بستگی دارد که چگونه برخی از چالش های کلیدی را برطرف می کنند.
- دوربین های مداربسته. در بالای لیست مشکلات ایجاد شده توسط Shadow IT قرار دارد خطرات امنیتی. به ماکروها فکر کنید صفحات گسترده با PMI و PHI را در خارج از سازمان ایمیل کنید.
- خطر بیشتر از دست دادن اطلاعات مجدداً، به دلیل ناهماهنگی در پیاده سازی یا فرآیندها، هر پیاده سازی فردی ممکن است متفاوت باشد. این امر اثبات اینکه رویههای تجاری تثبیت شده دنبال میشوند را دشوار میکند. علاوه بر این، حتی انطباق با درخواست های حسابرسی ساده استفاده و دسترسی را دشوار می کند.
- مسائل مربوط به انطباق در ارتباط با مسائل حسابرسی، احتمال دسترسی به دادهها و جریان دادهها نیز افزایش مییابد که پیروی از مقرراتی مانند قانون Sarbanes-Oxley, GAAP (اصول حسابداری پذیرفته شده), HIPAA (قانون قابلیت انتقال و مسئولیت بیمه سلامت) و دیگران
- ناکارآمدی در دسترسی به داده ها حتی اگر یکی از مشکلاتی که فناوری اطلاعات توزیع شده برای حل آن تلاش می کند سرعت داده ها است، پیامدهای غیرمنتظره شامل هزینه های پنهان برای کارکنان غیر فناوری اطلاعات در امور مالی، بازاریابی و منابع انسانی است، به عنوان مثال، کسانی که وقت خود را صرف بحث در مورد اعتبار داده ها می کنند و با آنها آشتی می کنند. شماره های همسایه و تلاش برای مدیریت نرم افزار از روی صندلی شلوارشان.
- ناکارآمدی در فرآیند. هنگامی که فناوری توسط چندین واحد تجاری به طور مستقل پذیرفته می شود، فرآیندهای مربوط به استفاده و استقرار آنها نیز همینطور است. برخی ممکن است کارآمد باشند. دیگران نه چندان
- منطق و تعاریف تجاری متناقض هیچ دروازهبانی برای ایجاد استانداردها وجود ندارد، به دلیل فقدان آزمایش و کنترل نسخه، احتمالاً ناهماهنگیها ایجاد میشود. بدون رویکرد یکپارچه به داده ها یا ابرداده ها، کسب و کار دیگر نسخه واحدی از حقیقت ندارد. ادارات به راحتی می توانند بر اساس داده های ناقص یا ناقص تصمیمات تجاری بگیرند.
- عدم همسویی با چشم انداز شرکت. Shadow IT اغلب تحقق ROI را محدود می کند. سیستم های شرکتی که برای مذاکره در مورد قراردادهای فروشنده و معاملات در مقیاس بزرگ وجود دارند، گاهی اوقات دور زده می شوند. این به طور بالقوه می تواند منجر به صدور مجوز بیش از حد و سیستم های تکراری شود. علاوه بر این، دستیابی به اهداف سازمانی و برنامه های استراتژیک فناوری اطلاعات را مختل می کند.
نتیجه این است که نیت خوب اتخاذ گزارش سلف سرویس منجر به عواقب ناخواسته ای شد. چالش ها را می توان در سه دسته خلاصه کرد: حاکمیت، امنیت و همسویی کسب و کار.
اشتباه نکنید، کسبوکارها به کاربران قدرتمندی نیاز دارند که از دادههای بلادرنگ با ابزارهای مدرن استفاده کنند. آنها همچنین به نظم مدیریت تغییر، مدیریت انتشار و کنترل نسخه نیاز دارند. بنابراین، آیا گزارش سلف سرویس/BI یک فریب است؟ آیا می توانید تعادلی بین استقلال و حکومت پیدا کنید؟ آیا می توانید چیزی را که نمی بینید اداره کنید؟
راه حل
طیف سلف سرویس BI
سایه اگر نوری به آن بتابانید دیگر سایه نیست. به همین ترتیب، Shadow IT دیگر نباید ترسید اگر ظاهر شود. در افشای Shadow IT، میتوانید از مزایای گزارشدهی سلفسرویس که کاربران تجاری خواستار آن هستند، بهره ببرید و در عین حال ریسک را از طریق حاکمیت کاهش دهید. حاکمیت Shadow IT به نظر می رسد بسیار دشوار است، اما، در واقع، یک رویکرد متعادل برای ایجاد نظارت بر سلف سرویس است.
من دوست دارم این قیاس نویسنده (برگرفته از کیمبال) از BI/گزارش سلف سرویس که به بوفه رستوران تشبیه شده است. بوفه به این معنا سلف سرویس است شما می توانید هر چیزی را که می خواهید بدست آورید و آن را به میز خود برگردانید. این بدان معنا نیست که شما به آشپزخانه بروید و استیک خود را روی کباب پز قرار دهید. شما هنوز به آن آشپز و تیم آشپزخانه اش نیاز دارید. در مورد گزارش سلف سرویس/BI نیز همینطور است، شما همیشه به تیم فناوری اطلاعات برای آماده سازی بوفه داده از طریق استخراج، تبدیل، ذخیره سازی، ایمن سازی، مدل سازی، پرس و جو و مدیریت نیاز دارید.
بوفه ای که همه چیز می توانید بخورید ممکن است بسیار ساده باشد. آنچه مشاهده کردیم این است که درجات مختلفی از مشارکت تیم آشپزخانه رستوران وجود دارد. با برخی، مانند بوفه سنتی، غذا را در پشت آماده میکنند و وقتی smorgasbord آماده شد، میچینند. تنها کاری که باید انجام دهید این است که بشقاب خود را بارگیری کرده و آن را به میز خود برگردانید. این لاس وگاس MGM Grand Buffet یا مدل کسب و کار Golden Corral است. در انتهای دیگر این طیف، مشاغلی مانند هوم سرآشپز، پیشبند آبی و سلام تازه هستند که دستور پخت و مواد اولیه را درب منزل شما تحویل می دهند. مقداری مونتاژ لازم است آنها خرید و برنامه ریزی غذا را انجام می دهند. بقیه کار را شما انجام دهید.
شاید جایی در این بین جاهایی مانند گریل مغولی وجود داشته باشد که مواد را آماده کرده است اما آنها را برای انتخاب انتخاب کرده و سپس بشقاب گوشت خام و سبزیجات خود را به سرآشپز بدهید تا آن را روی آتش بگذارد. در این مورد، موفقیت در نتیجه نهایی (حداقل تا حدی) به شما بستگی دارد که ترکیبی از مواد و سس ها را انتخاب کنید که به خوبی با هم هماهنگ شوند. همچنین بستگی به آمادهسازی و کیفیت غذایی دارد که باید از بین آنها انتخاب کنید، و همچنین به مهارت سرآشپزی که گاهی اوقات چیزهای خاص خود را اضافه میکند، بستگی دارد.
طیف سلف سرویس BI
تجزیه و تحلیل سلف سرویس تقریباً یکسان است. سازمانهای دارای تجزیه و تحلیل سلفسرویس تمایل دارند تا جایی در طیف قرار بگیرند. در یک طرف این طیف، سازمانهایی مانند MGM Grand Buffet قرار دارند، جایی که تیم فناوری اطلاعات هنوز همه دادهها و فرادادهها را آماده میکند، ابزار تجزیه و تحلیل و گزارش در سطح سازمانی را انتخاب کرده و به کاربر نهایی ارائه میکند. تنها کاری که کاربر نهایی باید انجام دهد این است که عناصر داده ای را که می خواهد ببیند انتخاب کرده و گزارش را اجرا کند. تنها مورد سلف سرویس در مورد این مدل این است که گزارش قبلاً توسط تیم فناوری اطلاعات ایجاد نشده است. فلسفه سازمان هایی که از Cognos Analytics استفاده می کنند در این انتهای طیف قرار می گیرد.
سازمانهایی که شباهت بیشتری به کیتهای غذایی تحویلشده درب منزل شما دارند، تمایل دارند به کاربران نهایی خود یک «کیت داده» بدهند که شامل دادههای مورد نیاز و انتخاب ابزارهایی است که میتوانند به آن دسترسی داشته باشند. این مدل از کاربر می خواهد که هم داده ها و هم ابزار را بهتر درک کند تا پاسخ های مورد نیاز خود را دریافت کند. در تجربه ما، شرکت هایی که از Qlik Sense و Tableau استفاده می کنند در این دسته قرار می گیرند.
ابزارهای سازمانی مانند Power BI بیشتر شبیه Grill مغولی هستند - جایی در وسط.
اگرچه میتوانیم سازمانهایی را که از ابزارهای تحلیلی مختلف استفاده میکنند در نقاط مختلف «طیف سلفسرویس BI» تعمیم داده و قرار دهیم، اما واقعیت این است که موقعیت ممکن است به دلیل چندین عامل تغییر کند: شرکت ممکن است فناوریهای جدید را اتخاذ کند، شایستگی کاربر ممکن است افزایش یابد، مدیریت ممکن است رویکردی را دیکته کند، یا شرکت ممکن است به سادگی به یک مدل بازتر سلف سرویس با آزادی بیشتر برای مصرف کنندگان داده تبدیل شود. در واقع، موقعیت در طیف ممکن است حتی در واحدهای تجاری در همان سازمان متفاوت باشد.
تکامل تجزیه و تحلیل
با تغییر به سمت خدمات سلف سرویس و با حرکت سازمان ها به سمت راست در طیف BI Buffet، مراکز سنتی دیکتاتوری تعالی با جوامع عملی مشترک جایگزین شده اند. فناوری اطلاعات ممکن است در این تیمهای ماتریسی که به اجتماعی کردن بهترین شیوهها در میان تیمهای تحویل کمک میکنند، شرکت کند. این به تیمهای توسعه در سمت کسبوکار اجازه میدهد تا در حین کار در محدودههای حاکمیتی و معماری شرکت، استقلال خود را حفظ کنند.
فناوری اطلاعات باید هوشیار بماند. کاربرانی که گزارشهای خود را ایجاد میکنند - و در برخی موارد، مدلها - ممکن است از خطرات امنیتی دادهها آگاه نباشند. تنها راه برای جلوگیری از نشت های امنیتی احتمالی، جستجوی فعالانه برای محتوای جدید و ارزیابی آنها از نظر انطباق است.
موفقیت Shadow IT کنترل شده همچنین مربوط به فرآیندهایی است که برای اطمینان از رعایت سیاستهای امنیتی و حفظ حریم خصوصی وجود دارد.
پارادوکس های سلف سرویس
تجزیه و تحلیل سلف سرویس تحت کنترل، نیروهای قطبی را که آزادی را در مقابل کنترل قرار می دهند، آشتی می دهد. این پویایی در بسیاری از زمینههای کسبوکار و فناوری ظاهر میشود: سرعت در مقابل استانداردها. نوآوری در مقابل عملیات؛ چابکی در مقابل معماری؛ و نیازهای بخش در مقابل منافع شرکت.
ابزارهایی برای مدیریت Shadow IT
ایجاد توازن بین خطرات و مزایا، کلید توسعه یک خط مشی پایدار فناوری اطلاعات سایه است. استفاده از Shadow IT برای کشف فرآیندها و ابزارهای جدیدی که میتواند به همه کارکنان اجازه دهد در نقشهای خود برتری پیدا کنند، فقط یک روش تجاری هوشمندانه است. ابزارهایی با قابلیت ادغام با چندین سیستم راه حلی را به شرکت ها ارائه می دهند که می تواند هم فناوری اطلاعات و هم کسب و کار را خشنود کند.
خطرات و چالش های ایجاد شده توسط Shadow IT را می توان تا حد زیادی با اجرای فرآیندهای حاکمیتی کاهش داد تا اطمینان حاصل شود که داده های با کیفیت از طریق دسترسی سلف سرویس برای همه کسانی که به آن نیاز دارند در دسترس است.
س Keyالات کلیدی
سوالات کلیدی که امنیت فناوری اطلاعات باید بتواند به آنها پاسخ دهد مربوط به قابلیت مشاهده و کنترل سایه فناوری اطلاعات است. اگر سیستم یا فرآیندهایی برای پاسخ به این سؤالات دارید، باید بتوانید بخش Shadow IT یک ممیزی امنیتی را پاس کنید:
- آیا سیاستی دارید که Shadow IT را پوشش دهد؟
- آیا می توانید به راحتی تمام برنامه های کاربردی مورد استفاده در سازمان خود را فهرست کنید؟ اگر اطلاعاتی در مورد نسخه و سطح تعمیر دارید، امتیاز پاداش.
- آیا می دانید چه کسی دارایی های تحلیلی در تولید را اصلاح کرده است؟
- آیا می دانید چه کسانی از برنامه های Shadow IT استفاده می کنند؟
- آیا می دانید آخرین بار چه زمانی محتوای در حال تولید اصلاح شده است؟
- در صورت وجود نقص در نسخه تولیدی، می توانید به راحتی به نسخه قبلی برگردید؟
- آیا می توانید در صورت بروز فاجعه به راحتی فایل های فردی را بازیابی کنید؟
- از چه فرآیندی برای از بین بردن مصنوعات استفاده می کنید؟
- آیا می توانید نشان دهید که فقط کاربران تایید شده به سیستم و فایل های تبلیغ شده دسترسی داشته اند؟
- اگر نقصی در شماره های خود کشف کردید، چگونه می دانید که چه زمانی (و توسط چه کسی) معرفی شده است؟
نتیجه
Shadow IT در اشکال مختلف آن اینجاست که بماند. ما باید به آن نور بتابانیم و آن را در معرض دید قرار دهیم تا بتوانیم ضمن استفاده از مزایای آن، خطرات آن را مدیریت کنیم. می تواند کارمندان را بازده و کسب و کارها را نوآورتر کند. با این حال، اشتیاق به مزایا باید با امنیت، انطباق، و حاکمیت کاهش یابد.
منابع
چگونه با تجزیه و تحلیل سلف سرویس متوازن بین توانمندسازی و حکومت داری موفق شویم
تعریف اقتصاد سایه، اخبار کسب و کار بازار
موفقیت با تجزیه و تحلیل سلف سرویس: گزارش های جدید را تأیید کنید
تکامل مدل عملیاتی فناوری اطلاعات