ИТ во сенка: Балансирање на ризиците и придобивките со кои се соочува секоја организација
Апстракт
Известувањето за самопослужување е ветената земја на денот. Без разлика дали се работи за Tableau, Cognos Analytics, Qlik Sense или друга алатка за аналитика, се чини дека сите продавачи промовираат откривање и анализа на податоци за самопослужување. Со самопослужување доаѓа Shadow IT. Ние го поставуваме тоа сите организациите страдаат од Shadow IT што демне во сенка, до еден или друг степен. Решението е да се осветли, да се управува со ризиците и да се максимизираат придобивките.
Преглед
Во оваа бела книга ќе ја покриеме еволуцијата на известувањето и валканите тајни за кои никој не зборува. Различни алатки бараат различни процеси. Понекогаш дури и идеологии. Идеологии се „интегрираните тврдења, теории и цели кои сочинуваат социополитичка програма“. Нема да добиеме социополитички но не можам да смислам збор за да пренесам деловна и ИТ програма. Би сметал дека базата на податоци на Кимбал-Инмон ја подели идеолошката дебата на сличен начин. Со други зборови, вашиот пристап, или начинот на кој размислувате, ги поттикнува вашите постапки.
Позадина
Кога IBM 5100 компјутер беше најсовремена, 10,000 долари ќе ви дадат 5-инчен екран со вградена тастатура, 16K RAM и погон на лента 
со тежина од нешто повеќе од 50 килограми. Погодно за сметководство, ова би било поврзано со слободна диск низа со големина на мал кабинет за поднесување. Секое сериозно пресметување сè уште беше направено преку терминали на мејнфрејм временско споделување. (слика)
"Оператори“ управуваше со компјутерите поврзани со маргаритка и го контролираше пристапот до надворешниот свет. Тимови од оператори, или подоцнежни sysadmins и devops, се зголемија за да ја поддржат постојано растечката технологија. Технологијата беше голема. Екипите што ги управуваа беа поголеми.
Управувањето со претпријатијата и известувањето предводено од ИТ се норма од почетокот на компјутерската ера. Оваа идеологија е изградена врз цврстиот, конзервативен пристап дека „Компанијата“ управува со ресурсите и ќе ви го обезбеди она што ви треба. Ако ви треба приспособен извештај или извештај во временска рамка што е надвор од циклусот, треба да поднесете барање.
Процесот беше бавен. Немаше никаква иновација. Агил не постоеше. И, како и античкиот канцелариски базен, одделот за ИТ се сметаше за надземни.
И покрај лошите страни, тоа беше направено со причина. Имаше некои придобивки од тоа да се направи на овој начин. Имаше процеси кои сите ги следеа. Формуларите беа пополнети во три примероци и пренасочени преку интерканцелариска пошта. Барањата за податоци од целата организација беа подредени, измешани, приоретизирани и постапувано по нив на предвидлив начин.
Имаше единствен склад за податоци и единствена алатка за известување на ниво на претпријатие. Конзервирани извештаи создадени од централен тим обезбедени a единствена верзија на вистината. Ако бројките беа погрешни, сите работеа од истите погрешни броеви. Има нешто да се каже за внатрешната конзистентност. 
Управувањето со овој начин на водење бизнис беше предвидливо. Тоа беше буџетски.
Потоа, еден ден пред 15 или 20 години, сето тоа експлодираше. Имаше револуција. Се прошири компјутерската моќ. Законот на Мур – „Проработувачката моќ на компјутерите ќе се удвојува на секои две години“ – беше почитувано. Компјутерите беа помали и сеприсутни.
Повеќе компании почнаа да донесуваат одлуки засновани на податоци, а не на инстинктите што ги користеле толку многу години. Тие сфатија дека лидерите во нивната индустрија носат одлуки врз основа на историски податоци. Наскоро податоците станаа речиси во реално време. На крајот, известувањето стана предвидливо. На почетокот беше рудиментирана, но беше почеток на користење на аналитиката за носење деловни одлуки.
Имаше промена кон ангажирање повеќе аналитичари на податоци и научници за податоци за да му помогнат на менаџментот да го разбере пазарот и да донесе подобри одлуки. Но, се случи една смешна работа. Централниот ИТ тим не го следеше истиот тренд како смалувањето на персоналните компјутери. Не стана веднаш поефикасно и помало.
Сепак, како одговор на децентрализираната технологија, ИТ тимот исто така почна да станува подецентрализиран. Или, барем улогите кои традиционално беа дел од ИТ, сега беа дел од деловните единици. Аналитичарите кои ги разбираа податоците и бизнисот беа вградени во секој оддел. Менаџерите почнаа да бараат повеќе информации од своите аналитичари. Аналитичарите, пак, рекоа „Ќе треба да ги пополнам барањата за податоци во три примероци. Најрано ќе биде одобрено на состанокот за приоритизација на податоците овој месец. Потоа може да потрае една или две недели за ИТ да го обработи нашето барање за податоци - во зависност од нивниот обем на работа. НО,... кога би можел само да добијам пристап до складиштето на податоци, би можел да побарам барање за вас ова попладне“. И така оди.
Почна промената на самопослужување. Одделот за ИТ ја олесни контролата врз клучевите на податоците. Продавачите на известување и аналитика почнаа да ја прифаќаат новата филозофија. Тоа беше нова парадигма. Корисниците најдоа нови алатки за пристап до податоците. Откриле дека можат да ја заобиколат бирократијата ако само добијат пристап до податоците. Потоа тие би можеле да направат сопствена анализа и да го намалат времето на пресврт со извршување на сопствени прашања.
Придобивки од известување и аналитика за самопослужување
Обезбедувањето директен пристап до податоците до масите и известувањето за самопослужување решија голем број проблеми, 
- Фокусирани. Наменските алатки кои беа лесно достапни, заменија единствена, датирана, повеќенаменска алатка за известување и аналитика за да ги поддржи сите корисници и да одговори на сите прашања.
- Агилен. Претходно, деловните единици беа попречени од лошата продуктивност. Пристапот само до податоците од минатиот месец доведе до неможност да се работи агилно. Отворањето на складиштето на податоци го скрати процесот овозможувајќи им на оние поблиску до бизнисот да функционираат побрзо, да откриваат важни трендови и побрзо да донесуваат одлуки. Така, зголемена брзина и вредност на податоците.
- Овластени. Наместо корисниците да се потпираат на стручноста и достапноста на другите за да донесуваат одлуки наместо нив, тие добија ресурси, авторитет, можност и мотивација да ја завршат својата работа. Така, корисниците станаа овластени со помош на алатка за самопослужување што може да ги ослободи од потпирање на другите во организацијата и за пристап до податоците и за креирање на самата анализа.
Предизвици на известување и аналитика за самопослужување
Меѓутоа, за секој решен проблем со известувањето за самопослужување, создаде уште неколку. Алатките за известување и аналитика повеќе не беа централно управувани од ИТ тимот. Така, другите работи кои не беа проблем кога еден тим управуваше со известувањето станаа попредизвикувачки. Работите како гаранција за квалитет, контрола на верзијата, документација и процеси како што се управувањето со издавањето или распоредувањето се грижеа за себе кога беа управувани од мал тим. Онаму каде што постоеја корпоративни стандарди за известување и управување со податоци, тие повеќе не можеа да се спроведуваат. Имаше мал увид или видливост во она што се случува надвор од ИТ. Управувањето со промените не постоело. 
Овие одделенски контролирани случаи функционираа како а економија во сенка што се однесува на бизнисот што се случува „под радарот“, ова е Shadow IT. Википедија го дефинира Shadow IT како „информатичката технологија (ИТ) системи распоредени од одделенија различни од централниот оддел за ИТ, за да работат околу недостатоците на централните информациски системи“. Некои дефинираат Сенка ИТ повеќе бroadly да вклучи кој било проект, програми, процеси или системи кои се надвор од контролата на ИТ или infosec.
Уф! Успори. Ако Shadow IT е кој било проект, програма, процес или систем што ИТ не го контролира, тогаш тоа е попродорно отколку што мислевме. Го има насекаде. Да кажам поопло, секој организацијата има Shadow IT без разлика дали тие го признаваат тоа или не. Тоа само се сведува на прашање на степен. Успехот на организацијата во справувањето со Shadow IT во голема мера зависи од тоа колку добро се справуваат со некои клучни предизвици. 
- Безбедност. На врвот на листата на проблеми создадени од Shadow IT е безбедносни ризици. Размислете за макроа. Размислете за табеларни пресметки со PMI и PHI испратени преку е-пошта надвор од организацијата.
- Поголем ризик од губење на податоци. Повторно, поради недоследности во имплементацијата или процесите, секоја поединечна имплементација може да биде различна. Ова го отежнува докажувањето дека се следат воспоставените деловни практики. Понатаму, го отежнува дури и исполнувањето на едноставни ревизорски барања за користење и пристап.
- Прашања за усогласеност. Поврзани со ревизорските прашања, постои и зголемена веројатност за пристап до податоци и текови на податоци, што го отежнува усогласувањето со прописите како Закон за Сарбенес-Оксли, GAAP (Општо прифатени сметководствени принципи), HIPAA (Законот за преносливост и одговорност за здравствено осигурување) и други
- Неефикасност во пристапот до податоци. Иако еден од проблемите што се обидува да го реши дистрибуираната ИТ е брзината на податоците, неочекуваните последици вклучуваат скриени трошоци за работниците што не се ИТ во финансии, маркетинг и човечки ресурси, на пример, кои го поминуваат своето време дебатирајќи за валидноста на податоците, помирувајќи се со броевите на нивниот сосед и се обидуваат да управуваат со софтверот до седиштето на нивните панталони.
- Неефикасност во процесот. Кога технологијата е усвоена од повеќе деловни единици независно, исто така се и процесите поврзани со нивната употреба и распоредување. Некои може да бидат ефикасни. Други не толку многу.
- Неконзистентна деловна логика и дефиниции. Не постои чувар на вратата кој ќе воспостави стандарди, најверојатно ќе се појават недоследности поради недостаток на тестирање и контрола на верзијата. Без унифициран пристап кон податоците или метаподатоците, бизнисот повеќе нема единствена верзија на вистината. Одделенијата лесно можат да донесат деловни одлуки врз основа на погрешни или нецелосни податоци.
- Недостаток на усогласување со корпоративната визија. Shadow IT често ја ограничува реализацијата на ROI. Корпоративните системи за договарање договори со продавачи и големи зделки понекогаш се заобиколуваат. Ова потенцијално може да доведе до прекумерно лиценцирање и дупликат системи. Понатаму, тоа го нарушува извршувањето на организациските цели и стратешките планови на ИТ.
Заклучокот е дека добрите намери за усвојување на известување за самопослужување доведоа до несакани последици. Предизвиците може да се сумираат во три категории: управување, безбедност и усогласување на бизнисот.
Не правете грешка, на бизнисите им требаат овластени корисници кои користат податоци во реално време со современи алатки. Ним им е потребна и дисциплина за управување со промени, управување со изданија и контрола на верзии. Значи, дали известувањето за самопослужување/БИ е измама? Можете ли да најдете баланс помеѓу автономијата и управувањето? Можете ли да управувате со она што не можете да го видите?
Решението
Спектарот за самопослужување на БИ
Сенката повеќе не е сенка ако и запалите светлина. На ист начин, Shadow IT повеќе не треба да се плаши ако се извади на површина. При изложувањето на Shadow IT, можете да ги искористите придобивките од известувањето за самопослужување што ги бараат деловните корисници, а во исто време да го намалите ризикот преку управувањето. Управувањето со Shadow IT звучи како оксиморон, но, во реалноста, е избалансиран пристап за да се донесе надзор над самопослужувањето. 
Ми се допаѓа оваа аналогија на авторот (позајмена од Кимбол) на самопослужување BI/пријавување споредено со бифе во ресторан. Шведската маса е самопослужување во смисла дека можеш да добиеш се што сакаш и вратете го на вашата маса. Тоа не значи дека ќе влезете во кујната и сами ќе го ставите вашиот стек на скара. Сè уште ти треба тој готвач и нејзиниот тим во кујна. Истото е и со известувањето/БИ за самопослужување, секогаш ќе ви треба ИТ тимот да го подготви множеството со податоци преку екстракција, трансформација, складирање, обезбедување, моделирање, барање и управување.
Шведска маса може да биде премногу едноставна за аналогија. Она што го забележавме е дека има различни степени на учество на тимот од кујната во ресторанот. Со некои, како традиционалното шведска маса, тие ја подготвуваат храната одзади и го поставуваат сморгазбордот кога е подготвен за јадење. Сè што треба да направите е да ја наполните чинијата и да ја вратите на вашата маса. Ова е Las Vegas MGM Grand Buffet или бизнис моделот Golden Corral. На другиот крај од спектарот, се бизнисите како Home Chef, Blue Apron и Hello Fresh, кои доставуваат рецепт и состојки на вашата врата. Потребно е одредено склопување. Тие го прават шопингот и планирањето на оброците. Направете го остатокот.
Некаде помеѓу, можеби, се места како Монголски Грил кои ги подготвиле состојките, но ги поставиле за да ги изберете и потоа дајте му ја вашата чинија со сурово месо и зеленчук на готвачот за да ја стави на оган. Во овој случај, успехот на крајниот резултат зависи (барем делумно) од тоа да изберете мешавина од состојки и сосови кои добро се комбинираат. Зависи и од подготовката и квалитетот на храната од која треба да изберете, како и од вештината на готвачот кој понекогаш додава свои допири. 
Спектарот за самопослужување на БИ
Анализата за самопослужување е многу иста. Организациите со аналитика за самопослужување имаат тенденција да паднат некаде на спектарот. На едниот крај од спектарот се организациите, како што е MGM Grand Buffet, каде ИТ тимот сè уште ги подготвува сите податоци и метаподатоци, ја избира алатката за аналитика и известување ширум претпријатието и ја презентира на крајниот корисник. Сè што треба да направи крајниот корисник е да ги избере податочните елементи што сака да ги види и да го изврши извештајот. Единственото нешто што се самопослужува за овој модел е тоа што извештајот не е веќе креиран од ИТ тимот. Филозофијата на организациите кои користат Cognos Analytics паѓа на овој крај од спектарот.
Организациите кои поблиску личат на комплетите за оброци испорачани до вашата врата имаат тенденција да им даваат на своите крајни корисници „пакет со податоци“ кој ги вклучува податоците што им се потребни и избор на алатки со кои можат да пристапат до нив. Овој модел бара од корисникот подобро да ги разбере и податоците и алатката за да ги добие потребните одговори. Според нашето искуство, компаниите кои ги користат Qlik Sense и Tableau имаат тенденција да спаѓаат во оваа категорија.
Алатките на претпријатијата како Power BI се повеќе како монголски грил - некаде во средината.
Иако можеме да генерализираме и да поставиме организации кои користат различни аналитички алатки на различни точки од нашиот „BI Self-service Spectrum“, реалноста е дека позицијата може да се промени поради неколку фактори: компанијата може да усвои нови технологии, компетентноста на корисниците може да се зголеми, управувањето може да диктира пристап, или претпријатието може едноставно да еволуира во поотворен модел на самопослужување со поголема слобода за потрошувачите на податоци. Всушност, позицијата на спектарот може дури и да варира помеѓу деловните единици во рамките на истата организација.
Еволуцијата на аналитиката
Со промената кон самопослужување и како што организациите се движат надесно на БИ БИ Спектарот, традиционалните диктаторски Центри на извонредност се заменети со заеднички заедници на практика. ИТ може да учествува во овие матрицирани тимови кои помагаат да се социјализираат најдобрите практики низ тимовите за испорака. Ова им овозможува на развојните тимови од деловната страна да одржат одредена автономија додека работат во корпоративните граници на управување и архитектура. 
ИТ мора да остане буден. Корисниците кои создаваат свои извештаи - а во некои случаи и модели - можеби не се свесни за ризиците за безбедноста на податоците. Единствениот начин да се спречат потенцијалните безбедносни протекувања е проактивно да се бара нова содржина и да се оцени нивната усогласеност.
Успехот на управуваниот Shadow IT се однесува и на процесите што се воспоставени за да се обезбеди усогласеност со политиките за безбедност и приватност.
Парадокси на самопослужување
Управуваната аналитика за самопослужување ги усогласува поларните сили кои ја спротивставуваат слободата наспроти контролата. Оваа динамика функционира во многу области на бизнисот и технологијата: брзина наспроти стандарди; иновации наспроти операции; агилност наспроти архитектура; и одделенски потреби наспроти корпоративни интереси.
Алатки за управување со Shadow IT
Балансирањето на ризиците и придобивките е клучно за развивање одржлива политика за ИТ во сенка. Искористувањето на Shadow IT за откривање нови процеси и алатки кои би можеле да им овозможат на сите вработени да напредуваат во своите улоги е само паметна деловна практика. Алатките со можност за интегрирање со повеќе системи им нудат на компаниите решение што може да ги смири и ИТ и бизнисот.
Ризиците и предизвиците покренати од Shadow IT може во голема мера да се ублажат со спроведување на процесите на управување за да се осигура дека квалитетните податоци се достапни за сите на кои им се потребни преку пристап за самопослужување.
Клучни прашања
Клучни прашања на кои треба да може да одговори ИТ безбедноста поврзани со видливоста и контролата на ИТ во сенка. Ако имате системи или процеси за да одговорите на овие прашања, треба да можете да го поминете делот Shadow IT од безбедносната ревизија:
- Дали имате политика која опфаќа Shadow IT?
- Можете ли лесно да ги наведете сите апликации што се користат во вашата организација? Бонус поени ако имате информации за верзијата и нивото на поправка.
- Дали знаете кој ги модифицирал аналитичките средства во производството?
- Дали знаете кој користи Shadow IT апликации?
- Дали знаете кога последен пат е изменета содржината во продукцијата?
- Можете ли лесно да се вратите на претходната верзија ако има дефекти во производната верзија?
- Дали можете лесно да ги вратите поединечните датотеки во случај на катастрофа?
- Кој процес го користите за деактивирање на артефактите?
- Можете ли да покажете дека само одобрените корисници пристапувале до системот и промовираните датотеки?
- Ако откриете пропуст во вашите бројки, како знаете кога е воведена (и од кого)?
Заклучок
Shadow IT во неговите многубројни форми е тука да остане. Треба да му фрлиме светлина и да го изложиме за да можеме да управуваме со ризиците додека ги користиме неговите придобивки. Тоа може да ги направи вработените попродуктивни, а бизнисите поиновативни. Сепак, ентузијазмот за придобивките треба да се ублажи со безбедност, усогласеност и управување.
Референци
Дефиниција на идеологијата, Мериам-Вебстер
Дефиниција на сивата економија, пазарни деловни вести
Единствена верзија на вистината, Википедија
Успешно со аналитика за самопослужување: потврдете ги новите извештаи
Еволуција на ИТ оперативен модел
Измама за BI за самопослужување
