A jeni gati për auditim?
Autorë: Ki James dhe John Boyer
Kur lexuat për herë të parë titullin e këtij artikulli, me siguri u drodhët dhe menjëherë menduat për auditimin tuaj financiar. Ato mund të jenë të frikshme, por po pajtim auditimet?
A jeni të përgatitur për një rishikim të respektimit të kontratës dhe kërkesave rregullatore nga organizata juaj?
Një auditim i pajtueshmërisë shqyrton kontrollet tuaja të brendshme, politikat e sigurisë, kontrollet e aksesit të përdoruesit dhe menaxhimin e rrezikut. Shanset që keni janë të larta disa lloj politikash të vendosura, por një auditim i pajtueshmërisë në lidhje me (për shembull) Aktin e Transportueshmërisë dhe Përgjegjshmërisë së Sigurimeve Shëndetësore (HIPAA) do të vërtetojë që organizata juaj ka zbatohen në mënyrë të vazhdueshme politikat dhe kontrollet, jo vetëm se ato janë në rregull.
Natyra e saktë e një auditimi të përputhshmërisë do të varet nga lloji, por shpesh konsiston në demonstrimin se qasja në të dhëna është e sigurt dhe se të dhënat në mjedisin tuaj të analitikës dhe raportimit janë të kufizuara për personelin e nevojshëm.
Problemi
Sigurimi i provave të mira dhe të vlefshme të aderimit mund të jetë një dhimbje e madhe. Për qëllime demonstrative, le të përqendrohemi në një shembull specifik.
Çdo mjedis prodhimi duhet të ketë një digital gjurmë letre. Ai duhet të fillojë me ide, të vazhdojë më poshtë përmes testimit dhe rregullimit të gabimeve, të gjejë rrugën e tij për zgjidhjen e kaluar dhe të përfundojë në miratimin e produktit përfundimtar, të përfunduar.
Ky hap i fundit - miratimi përfundimtar - është i preferuari i auditorëve për të zgjedhur. Ata mund të pyesin, "a mund të më tregoni se si konfirmoni që të gjitha raportet në mjedisin e prodhimit i janë përmbajtur procesit tuaj të dokumentuar?"
Më pas do të duhet të jepni një listë të çdo raporti i migruar.
Pse kjo është e rëndësishme
Ofrimi i informacionit të nevojshëm dhe të mjaftueshëm të audituesve mund të jetë i frikshëm, veçanërisht kur është një proces manual – aq më tepër nëse nuk keni planifikuar për këtë rast.
Është e rëndësishme që jo vetëm të vendosni dhe të ndiqni politikat tuaja, por gjithashtu të mbani mekanizma për të vërtetuar dhe provuar respektimin e standardeve tuaja.
Minimalisht, ju duhet të jeni të përgatitur për të siguruar një regjistrim të auditueshëm se kush ka akses në çfarë, çfarë ndryshimesh janë bërë në mjedis, të gjitha raportet që kanë bërë njerëzit, kush ka bërë raportet dhe se si çdo aset në mjedisin e prodhimit ka kaluar në duart e zhvilluesit dhe QA në mënyrë të përshtatshme .
Strategjitë
Të qenit "gati" për një auditim mund të vijë në forma të ndryshme, disa prej të cilave janë përpjekje më të larta dhe më shumë gjasa për t'ju mbajtur nga telashet se të tjerët. Këtu është një renditje e disa, por jo të gjithave, sipas opsioneve gjithnjë e më të mira.
Kaos dhe kaos
Është e mundur që ju, i dashur, lexues fatkeq, përmes këtij artikulli të keni kuptuar se jeni mjerisht të papërgatitur për të provuar se nuk kryeni shkelje të tmerrshme të HIPAA për kënaqësinë e një auditori.
Nëse është kështu, mund të jetë tepër vonë në varësi të asaj se sa kohë ka mbretëruar status quo-ja juaj e rastësishme. Ju mund të gjeni veten në pozicionin e pafat të përleshjes për të gjetur ndonjë copëz informacioni që mundeni.
Kjo është një metodë e provuar dhe e vërtetë që është vërtetuar gjatë historive të kohës se ka rezultate katastrofike.
Nëse planifikoni të shfrytëzoni shanset tuaja dhe të gjuani për këtë strategji, thjesht mos e bëni. Vetja juaj e ardhshme do t'ju falënderojë.
Gjak, djersë dhe lot
Tradicionalisht, bizneset kanë mbajtur shënime të përpikta për gjithçka që ndodh përmes zhavorrit dhe punës. Në disa dosje në sistemin e tyre, ka fletëllogaritëse dhe dokumente të shkruara me dorë (ose të shtypura me dorë) që detajojnë gjithçka që një auditor mund t'i duhet të dijë.
Nëse po përpiqeni të dilni nga strategjia e Kaosit dhe Kaosit, kjo mund të jetë bastja juaj më e mirë për të filluar. Në vend që të prisni të përleshni dhe të gjeni të gjithë informacionin kryesor nën vështrimin e tmerrshëm të një auditori, gërmimi i gjithçkaje që keni dhe përpilimi i tij në një procesverbal të paktën gjysmë të pranueshëm mund të bëhet me dorë derisa të keni kohë.
Pavarësisht nëse kjo strategji është norma juaj e përditshme ose mënyra se si planifikoni të hiqni dorë nga zakonet e këqija, ju rekomandojmë planin e mëposhtëm që të filloni sa më shpejt që të jetë e mundur.
Softueri i kontrollit të versionit
Të kesh kontroll holistik të versionit në të gjitha pjesët e biznesit tuaj, jo vetëm depo ku ai vjen i parapaketuar, e bën të gjithë këtë proces në thelb të trajtohet vetë. Ndërsa përdoruesit bëjnë ndryshime në çdo gjë, ai automatikisht do të regjistrojë në heshtje se kush po bën ndryshimin, në çfarë ore, çfarë procedurash janë ndjekur, të gjithë nëntë jardët.
Kur auditorët vijnë duke trokitur në derën tuaj dhe duan të dinë se çfarë ka ndodhur, ju thjesht mund t'i referoheni historisë së versionit tuaj të brendshëm. Nuk do t'ju duhet të përpiqeni për të gjetur prova, nuk do t'ju duhet të humbni orë të tëra në një informacion për regjistrimin e fletëllogaritës – softueri e bën punën për ju. Mund të përqendroheni vetëm aty ku ka më shumë rëndësi.
Softueri i kontrollit të versionit ka edhe disa përfitime të tjera të mëdha; domethënë, aftësia për t'u kthyer në versionet e mëparshme. Kjo mund të jetë një veçori e madhe e cilësisë së jetës, veçanërisht për programet që përndryshe nuk e kishin këtë funksionalitet.
Të kesh aftësinë për t'u kthyer në mënyrë gjithëpërfshirëse dhe të saktë në versione të sakta gjithashtu ju jep një batanije sigurie nga gjëra të tilla si ransomware, ku fshirja e makinerive tuaja mund të jetë një domosdoshmëri për të filluar përsëri drejtimin e biznesit. Në vend që të humbni të gjitha të dhënat tuaja apo edhe vetë projektin, thjesht mund të konsultoheni me kontrollin e versionit, të zgjidhni opsionin më të fundit dhe bada boom, ju jeni kthyer në biznes.
Përfundim
Auditimet nuk duhet të jenë spektra të tmerrshëm që shfaqen mbi biznesin tuaj, duke pritur për të shtypur çfarëdo momenti që keni. Nëse merrni masat e duhura paraprake dhe blini një softuer të mirë të kontrollit të versionit, atëherë stresi i një auditimi dhe vonesa e mbajtjes së të dhënave mund të zhduken, si lotët në shi.
